Приказ об изменении штатного расписания: образец и порядок оформления

Изменения в организационной структуре и штатном расписании неизбежны при развитии компании. Будь то введение новой должности, корректировка окладов или вывод штатной единицы из штатного расписания, важно действовать по закону. Неправильное оформление приказа об изменении штатного расписания может привести к спорам с инспекцией по труду и служебным разбирательствам.

Основные положения и законодательная база

1. Порядок изменения штатного расписания
   Федеральный закон «О труде в РФ» и Трудовой кодекс не устанавливают детальный алгоритм внесения изменений в штат. Тем не менее, кадровые процедуры регулируются внутренними документами организации и ст. 57 ТК РФ об изменении существенных условий труда.
2. Служебная записка и письмо о внесении изменений
   Перед тем как издать приказ о внесении изменений в штатном расписании, целесообразно подготовить служебную записку на изменение штатного расписания. В ней обосновываются причины: увеличение объема работ, оптимизация структуры, введение новой должности в штатное расписание или, наоборот, вывод должности из штатного расписания.
3. Виды изменений
   • Введение новой должности (например, как ввести в штатное расписание новую должность).
   • Исключение позиции (как исключить должность из штатного расписания).
   • Изменение количества штатных единиц (увеличение штатных единиц в штатном расписании приказ).
   • Корректировка окладов и ставок (внесение изменений в штатное расписание изменение оклада).

Практические рекомендации

1. Подготовительный этап

• Составьте анализ текущей структуры и определите, какие должности требуют корректировок.
• Зафиксируйте изменения в служебной записке на изменение штатного расписания образец которой можно взять из внутренних шаблонов.
• Утвердите служебную записку руководителем подразделения и кадровиком.

2. Оформление приказа

• Приказ об изменении штатного расписания должен содержать:
  1. Название документа («Приказ о введении должности в штатное расписание», «Приказ об исключении должности из штатного расписания»).
  2. Основание (служебная записка или письмо о внесении изменений в штатное расписание).
  3. Перечень изменений (список должностей, ставки, оклады).
  4. Сроки вступления в силу.
• В тексте можно указать «внести изменения в штатное расписание приказ образец п. 2», «изменения в штатное расписание вносятся с …».

3. Уведомление сотрудников

• При изменении существенных условий труда уведомьте работников под роспись не позднее чем за два месяца до даты внесения поправок.
• Если новая должность влечет за собой изменение функций, подпишите дополнения к трудовому договору или издайте отдельное соглашение.

4. Регистрация и хранение

• Протоколируйте издание приказа в журнале регистрации приказов или кадровом деле.
• Архивируйте «приказ об изменении штатного расписания образец» и служебные записки согласно срокам хранения кадровых документов.

Пример приказа об изменении штатного расписания

Приказ № 45/К от 15.09.2025
Об издании приказа о внесении изменений в штатное расписание

1. Внести в штатное расписание организации «ООО Ромашка»:
   1.1. Ввести в штатную структуру новую должность «Менеджер по работе с ключевыми клиентами» — 1 штатная единица, оклад 70 000 руб.
   1.2. Исключить должность «Старший менеджер по развитию» — 1 штатная единица.
2. Изменения в штатное расписание вносятся с 01.10.2025.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров.

Генеральный директор ____________ /Иванов И.И./

Грамотное оформление приказа об изменении штатного расписания и сопутствующих документов позволяет избежать споров с контролирующими органами и обеспечить прозрачность кадровых процессов. Опирайтесь на внутренние процедуры, своевременно оформляйте служебные записки и уведомления, а также храните образцы приказов и инструкций для дальнейшего использования. Такой подход гарантирует юридическую защиту компании и спокойную работу сотрудников при изменении штатного расписания.