Книга продаж для ИП на УСН в 2026 году: когда вести и как заполнять
Книга продаж — обязательный документ для ИП на УСН, если вы работаете с НДС. С 2026 года порог дохода для освобождения от НДС снизился до 20 млн рублей, что изменило требования к ведению учёта. Разберёмся, в каких случаях ИП должен вести эту книгу и как её правильно заполнять.
Что такое книга продаж и зачем она нужна
Книга продаж — это налоговый регистр, в котором регистрируются все счета-фактуры, выставленные ИП своим покупателям. Она используется для расчёта суммы НДС, которая подлежит уплате в бюджет, и для заполнения декларации по НДС (раздел 9).
Каждая запись в книге продаж содержит информацию о дате выставления счета-фактуры, реквизиты покупателя, сумму, ставку НДС и сумму самого налога. На основе этих данных ИП определяет налоговое обязательство перед государством.
Для ИП на УСН, которые обязаны платить НДС, книга продаж является обязательным документом учёта, её правильное ведение помогает избежать налоговых претензий, связанных именно с НДС.
Когда ИП на УСН обязан вести книгу продаж
С 2025 года требования изменились. ИП на УСН стали плательщиками НДС, если их доход за предыдущий год превысил 60 млн рублей, либо если доход в течение текущего года превышает этот лимит.
В 2026 году условия ужесточаются: если ИП получил доход не более 20 млн рублей за 2025 год, он будет освобождён от НДС в 2026 году. Если же доход за 2025 год превысил 20 млн рублей, ИП обязан платить НДС с начала 2026 года.
ИП на УСН обязан вести книгу продаж, если:
- Он обязан уплачивать НДС (из-за превышения порога доходов: 20 млн рублей в 2026 году)
- Он выставляет счета-фактуры или УПД (Универсальные передаточные документы) с выделенной суммой НДС
- Он имеет другие облагаемые операции и обязан уплачивать НДС
ИП на УСН не обязан вести книгу продаж, если:
- Он освобождён от НДС (например, доход за 2025 год не превысил 20 млн рублей для 2026 года)
- При освобождении от НДС он автоматически освобождается от обязанности вести книгу продаж
Важный нюанс: Освобождение от НДС подтверждается соблюдением установленного лимита доходов, а не ведением книги продаж. Ведение книги продаж для подтверждения права на освобождение не требуется.
Различие между книгой продаж и книгой покупок
Эти документы часто путают, но они выполняют разные функции.
Книга продаж:
- Регистрирует все счета-фактуры, выставленные ИП своим покупателям
- Отражает НДС, начисленный ИП (исходящий НДС)
- Заполняется при отгрузке товара или оказании услуги
- Используется для расчёта налогового обязательства
- Обязательна для всех плательщиков НДС
Книга покупок:
- Регистрирует счета-фактуры поставщиков, полученные ИП
- Отражает НДС, уплаченный ИП при покупке материалов и услуг (входящий НДС)
- Заполняется на основе счетов-фактур от поставщиков, дающих право на вычет НДС. Возврат товара или авансовые платежи отражаются в книге покупок, как в случаях корректировки ранее принятых к вычету сумм, так и в других ситуациях, предусмотренных законодательством (например, при возврате аванса или товара)
- Обязательна для ИП, являющихся плательщиками НДС и имеющих право на вычет. Даже при применении пониженных ставок (5%, 7%) книга покупок может потребоваться в отдельных случаях — например, при учёте авансов или корректировок
Практические требования к заполнению книги продаж
- Записи в книгу продаж вносятся в хронологическом порядке в течение квартала.
- Сдача декларации по НДС должна быть выполнена до 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом.
- Уплата НДС производится в соответствии с установленными законодательством сроками (в течение 25 дней после окончания квартала).
- Каждая запись в книге продаж включает дату и номер счёта-фактуры, наименование покупателя, его ИНН и КПП, сумму реализации без НДС, ставку НДС (5%, 7%, 10%, 20%) и сумму налога.
- Для операций с пониженными ставками (5%, 7%) в форме книги продаж предусмотрены отдельные графы.
С 1 января 2026 года форма книги продаж обновлена с учётом новых ставок НДС, включая пониженные ставки 5% и 7%. В обновленном бланке появились дополнительные графы (15а, 15б, 18а, 18б) для пониженных ставок, которые часто применяются розничными торговцами.
- При розничной торговле вместо отдельных счетов-фактур по каждой продаже ИП может регистрировать в книге продаж показания контрольной ленты ККТ или составить сводный документ (например, бухгалтерскую справку-расчёт) с суммарными данными по облагаемым операциям за день, месяц или квартал. Также возможно формирование сводной справки по розничным продажам в бухгалтерских программах (например, в 1С).
- Данные из книги продаж отражаются в разделе 9 декларации по НДС. Каждая запись в книге продаж формирует соответствующие показатели в декларации, которые затем используются для расчёта суммы налога к уплате или возмещению.
Найдите выгодные условия РКО
для вашего бизнеса
Откройте счёт на выгодных условиях: 0 ₽ за обслуживание, льготные комиссии, быстрое подключение.
Оставьте заявку — эксперт поможет выбрать банк с лучшими условиями для вашей деятельности.
Практический пример заполнения
Рассмотрим ситуацию ИП Сергея Иванова, работающего в розничной торговле на УСН.
Предположим, что его доход за 2025 год составил 25 млн рублей. Тогда с 2026 года он будет обязан платить НДС с применением ставки 22%.
Важный момент: НДС определяется по дате отгрузки товара или оказания услуги. Если счет-фактура выставлена в 2025 году, применяется ставка 20%. Если счет-фактура выставлена в 2026 году, применяется ставка 22%.
За январь 2026 года Сергей:
- 5 января выставил счет-фактуру компании «АльфаТорг» на сумму 100 000 рублей (без НДС). НДС по ставке 22% составил 22 000 рублей. Итого 122 000 рублей.
- 15 января выставил ещё три счета-фактуры компаниям «БетаТорг», «ГаммаТорг» и «ДельтаТорг» на суммы 50 000, 75 000 и 30 000 рублей соответственно (все без НДС).
Однако в его книге продаж отражаются также счета-фактуры, выставленные в конце 2025 года, которые ещё не были учтены. Например:
- 20 декабря 2025 года была выставлена счет-фактура компании «ЭпсилонТорг» на сумму 80 000 рублей (без НДС) со ставкой НДС 20%. Налог составил 16 000 рублей.
- В книгу продаж Сергей занёс следующие данные (по установленной форме):
| Дата | № СФ | Покупатель | Сумма без НДС | Ставка НДС | Сумма НДС | Всего с НДС |
| 20.12.2025 | 005 | ЭпсилонТорг | 80 000 | 20% | 16 000 | 96 000 |
| 05.01.2026 | 001 | АльфаТорг | 100 000 | 22% | 22 000 | 122 000 |
| 15.01.2026 | 002 | БетаТорг | 50 000 | 22% | 11 000 | 61 000 |
| 15.01.2026 | 003 | ГаммаТорг | 75 000 | 22% | 16 500 | 91 500 |
| 15.01.2026 | 004 | ДельтаТорг | 30 000 | 22% | 6 600 | 36 600 |
Уточнение: записи ведутся в единой книге продаж в хронологическом порядке, поэтому последняя операция 2025 года идёт первой, а затем — операции 2026 года. Это показывает, что книга продаж — это сквозной документ, не разделённый по годам.
Итого НДС за январь 2026 года: 56 100 рублей (без учёта операций 2025 года). Эта сумма будет отражена в НДС-декларации за I квартал 2026 года и послужит основой для расчёта налога на уплату. Операция с «ЭпсилонТорг» отражается в отчётности за 2025 год с применением ставки 20%.
Где взять и как скачать бланк
Бланк книги продаж утверждён Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Скачать его можно:
- На сайте ФНС России (раздел «Налоговые формы»)
- На сайтах бухгалтерских сервисов (например, «Экстерн», «1С», «МойСклад»)
- На сайте вашего территориального налогового органа
Многие ИП используют программное обеспечение (1С, Контур-Экстерн, МойСклад), которое автоматически заполняет книгу продаж на основе выставленных счетов-фактур. Это исключает ошибки и значительно экономит время.
Книга продаж — это не просто бумажная работа, а инструмент контроля налоговых обязательств. С 2026 года все ИП на УСН, доход которых превысил 20 млн рублей, должны вести эту книгу и внимательно следить за её правильностью. Правильное заполнение книги продаж помогает избежать штрафов, облегчает взаимодействие с налоговыми органами и обеспечивает прозрачность бизнеса.