Образец докладной записки: всё, что нужно знать

Что такое докладная записка

Докладная записка — это служебный документ, который используется для уведомления руководства или других структурных подразделений предприятия о событиях, фактах и предложениях. Чёткая структура и корректное содержание помогают избежать недопонимания и ускоряют принятие решений. 

Виды докладных записок

1. Внутренняя докладная записка — составляется для руководства внутри организации (подразделения, службы).
2. Внешняя докладная записка — направляется во внешние структуры (партнёрам, контролирующим органам).
3. Докладная на сотрудника  — фиксирует факты нарушений или достижений сотрудника.
4. Служебная докладная записка — сочетает функции доклада и распоряжения по исполнению рекомендаций.

Юридические требования и ГОСТ

В РФ нет отдельного государственного стандарта только для докладных записок, однако оформление регламентируется общими положениями о делопроизводстве (ГОСТ Р 6.30-2003). Основные пункты:

• Форма докладной: титульная часть (кому, от кого, дата, номер), основная часть, заключение с подписями.
• Текст докладной записки по ГОСТу: строгая деловая лексика, чёткая последовательность.
• Нумерация и регистрация: включение индекса документа, выдача и хранение в журнале входящих/исходящих.

Структура докладной записки: шаг за шагом

1. Шапка
   • «В» — наименование организации;
   • «Кому» — должность и Ф. И. О. руководителя;
   • «От кого» — инициатор докладной;
   • «Дата» и «Номер».
2. Заголовок
   Кратко отражает тему («Докладная записка на имя директора о…»).
3. Введение
   Описывается цель: «Доводим до вашего сведения…», «Прошу рассмотреть…».
4. Основная часть
   Факты, обстоятельства, количественные данные. Если речь о сотруднике — указать Ф. И. О., должность, суть ситуации 
5. Заключение и предложения
   Рекомендации, просьба дать указание, нужна ли дополнительная проверка.
6. Подписи
   Инициатор, согласовавшие подразделения.

Практические рекомендации

• Чётко формулируйте цель: сразу укажите, чего вы ждёте от руководства.
• Используйте цифры и факты: количественные показатели делают докладную более убедительной.
• Соблюдайте деловой стиль: избегайте разговорных выражений и «воды».
• Следите за объемом: 1–2 страницы оптимальны, чтобы не перегружать читателя.
• Унифицируйте шаблоны: храните в общем доступе, чтобы сотрудники могли быстро «скачать» и заполнить.

Пример текста докладной записки
ООО «Радар»
Кому: генеральному директору Иванову И. И.
От кого: начальника отдела продаж Петрова А. А.
Дата: 05.08.2025
№: ДЗ-125

Докладная записка
«О снижении объёма продаж по направлению B2B»

В соответствии с результатами анализа продаж за II квартал 2025 г. выявлено снижение объёма реализации продукции на 18% по сравнению с аналогичным периодом прошлогоднего отчёта. Основные причины:

1. Увеличение срока оплаты контрагентами (средний срок вырос с 30 до 45 дней);
2. Недостаточная активность менеджеров по перекрёстным продажам;
3. Рост конкуренции на целевых сегментах.

Предложения:

• Ввести систему поощрений для менеджеров за досрочное закрытие сделок;
• Провести дополнительный тренинг по технике перекрёстных продаж;
• Пересмотреть систему кредитования новых контрагентов.

Прошу дать указания по реализации предложенных мер.

Начальник отдела продаж _______ /Петров/
Согласовано:
Директор по маркетингу _______ /Сидоров/

Докладная записка — незаменимый инструмент делового взаимодействия внутри организации и с внешними партнёрами. Правильная структура докладной записки, соблюдение ГОСТ и рекомендаций по оформлению позволяют быстро донести информацию и получить решение руководства. Используйте образец докладной записки и шаблоны, чтобы упростить работу сотрудников и избежать типовых ошибок.