Командировочные расходы: что включает и как правильно учесть
Командировочные — это затраты работодателя на поездки сотрудников, включающие транспорт, проживание и суточные. В статье подробно рассказано, что такое командировочные расходы, как рассчитать их сумму и оформить выплаты, чтобы соблюсти требования законодательства РФ.
Командировочные расходы — это совокупность затрат на служебные поездки сотрудников, возникающих у работодателя с целью исполнения трудовых обязанностей вне постоянного места работы. Порядок их расчёта и возмещения определён Трудовым кодексом РФ (статьи 166–167 ТК РФ), Методическими указаниями Минфина и локальными актами компании.
Основные составляющие командировочных расходов
В понятие командировочных расходов входят несколько ключевых элементов:
– Транспортные расходы
Здесь учитываются билеты (авиа-, ж/д, автобусные), расходы на такси до станции или аэропорта и обратно. При использовании служебного автомобиля нужно документально подтвердить расход топлива и плату за парковку.
– Проживание
Оплата гостиницы или иного временного жилья. Важно заранее установить лимиты для разовых расходов и закрепить их в локальном положении о командировках.
– Суточные
Суточные — это командировочные выплаты на покрытие мелких расходов (питание, мелкий транспорт, коммуникации). В 2025 году размер суточных не регулируется федеральным нормативом, но для компенсации затрат в бюджетных организациях применяется расчёт примерно 700 руб. в день по Москве и Московской области. В коммерческих компаниях сумму определяют самостоятельно, закрепляя её в локальных актах.
– Страхование и иные расходы
Расходы на медицинское страхование для зарубежных поездок, оформление виз и приглашений, командировочные расходы на обучение или участие в конференциях (оплата регистрационного взноса).
Счёт придёт бухгалтеру, а реестр поездок в любой момент можно выгрузить в личном кабинете
Всегда на связи в чате и по телефону, ночью и в выходные
Сначала бронируйте, затем пополняйте депозит на нужную сумму
- Скидка 30% на такси до аэропорта, вокзала и обратно
Понятные инструкции, гайды и маршруты для командировки за границей
Билеты на самолет, еда и доставка, такси, отели — в одном месте
Планирование поездок с минимальной затратой времени и ресурсов
- Гайд «6 неочевидных ошибок при оформлении командировок» в подарок
Интеграции с 1С и другими системами, тревел-политики и схемы согласования
Без наценок и скрытых сборов, КПЛ поставщиков, аналитика и отчетность
Авиа- и ж/д-билеты, отели, трансфер, такси, визовая поддержка и др.
- 2 месяца доступа к сервису бесплатно – назовите промокод Trivio24
6 890 руб. в месяц
Чат, e-mail, телефон
Прямые тарифы от авиакомпаний, гостиниц и РЖД
Как рассчитать командировочные расходы
Расчёт начинается с оценки сроков поездки и тарифов. Алгоритм выглядит так:
- Определите даты выезда и возвращения.
- Рассчитайте транспортные расходы на основе действующих тарифов и минимальных маршрутов.
- Умножьте суточные выплаты на количество календарных дней командировки.
Суточные — это командировочные расходы, предназначенные для покрытия питания, мелких транспортных расходов (например, метро, автобус) и иных бытовых нужд сотрудника.
Учтите, что суточные выплачиваются в полном размере, если работник выехал до полудня, и за неполный день — пропорционально времени пребывания.
- Сложите все статьи расходов: транспорт + проживание + суточные + дополнительные затраты.
- При необходимости удержите НДФЛ и страховые взносы из командировочных выплат (коммерческие организации учитывают налоги согласно статье 210 и 226 НК РФ).
Пример расчёта. Сотрудник направлен на 3 дня в Самару. Стоимость ж/д билета туда и обратно — 6 000 руб., проживание — 3 500 руб. в сутки, суточные — 1 200 руб. в день.
Итоговые расходы: 6 000 + (3 500×3) + (1 200×3) = 6 000 + 10 500 + 3 600 = 20 100 руб.
Особенности учёта и компенсации командировочных расходов в различных ситуациях
– Удалённый регион.
Сотрудник направлен на Северный полюс. Локальным актом определяется повышенный суточный тариф и оплата перелёта чартером.
– Курс обучения.
Включаются регистрационные взносы, материалы и проживание, а суточные устанавливаются ниже стандартных.
– Международная командировка.
Добавляются расходы на визу и страховку, а стоимость проживания корректируется по уровню цен той страны.
Организуйте командировки
без лишних затратПолучить консультацию
Подберем сервис для автоматизации командировок — бронирование билетов, отелей,
оформление авансовых отчетов, контроль расходов.
Практические рекомендации по оформлению
- Закрепите порядок в локальном акте.
В положении о командировках («командировочных это», как правило, внутренний документ) пропишите, что такое командировочные расходы, какие категории затрат входят, кто и как их оплачивает. - Используйте унифицированные формы.
Для авансового отчёта и приказа на командировку используйте бланки Т-10 и Т-9 или собственные шаблоны, утверждённые руководителем. - Выплата и подтверждение расходов.
Перед выездом выдается аванс, затем сотрудник подаёт отчёт с оригиналами билетов, гостиничных квитанций, чеками. Командировочные выплачиваются работнику: после проверки отчёта бухгалтерия формирует проводки и проводит выплату остатка.
- Раздельный учёт.
Если компания отправляет несколько сотрудников по одному заданию, расходные документы оформляют отдельно для каждого участника, чтобы исключить споры при проверках. - Налоговый контроль.
Оплата командировочных расходов в части компенсации фактических затрат не облагается НДФЛ, но не забывайте удерживать и перечислять налоги с суточных и иных выплат, превышающих 25 000 руб. в месяц.
Частые ошибки и как их избежать
– Не подтверждены расходы.
Работник сдал отчёт без оригиналов документов — все суммы подлежат доначислению.
– Суточные это командировочные расходы или прочие?
Суточные относятся к командировочным выплатам, а не к другим расходным статьям.
– Применение единых норм без учёта специфики региона.
Устанавливайте разную величину суточных для международных поездок и для разных регионов РФ.
– Неправильный расчёт дней.
Командировочные дни включают и день выезда, и день возвращения, даже если выезд был поздно вечером.
Грамотный учёт расходов на командировки помогает оптимизировать бюджет и избегать споров с контролирующими органами. Чётко определяйте правила, вовремя проверяйте отчёты сотрудников и своевременно выплачивайте компенсации, чтобы командировочные выплаты не стали головной болью бухгалтера и кадровика.
Сравните лучшие сервисы и платформы для деловых поездок