Выписка из штатного расписания: практическое руководство

Ведение штатного расписания — обязательная часть кадрового учёта в любой организации. Иногда возникает необходимость предоставить отдельный фрагмент этого документа, например для банков, проверяющих органов или партнёров. В таких случаях используют выписку из штатного расписания.

Что такое выписка из штатного расписания

Выписка из штатного расписания — это фрагмент утверждённого штатного расписания, содержащий сведения о конкретных должностях, ставках и иногда окладах сотрудников. Чаще всего используется:

• при подаче документов в банк для подтверждения штатной численности;
• для расчёта финансовых обязательств и налогообложения;
• в ходе аудита или проверки ФСС и Пенсионного фонда.

В отличие от «копии штатного расписания», выписка может быть составлена в свободной форме или на бланке организации, а иногда применяют штатную форму Т-3.

Законодательная база

Российское законодательство напрямую не регламентирует единую форму выписки, однако расчёт штатной численности и форма штатного расписания закреплены в приказе Минтруда № 69н от 30.01.2003. Любой бланк выписки из штатного расписания должен содержать:

• наименование организации и дату утверждения штатного расписания;
• перечень должностей с указанием ставок и окладов (при необходимости);
• фамилии или количество работников;
• подпись и печать работодателя.

В 2025 году актуальным остаётся требование хранить штатное расписание не менее трёх лет, а выписку лучше оформлять на фирменном бланке и заверять уполномоченным лицом.

Виды и формы выписок

Существуют несколько вариантов документа:

1. Выписка из утверждённого штатного расписания образца 2025 года
   Часто вместо стандартной формы используют обновлённый образец. В нём добавляются графы для «плановых ставок» и «действующих окладов» — это позволяет сразу видеть разницу между запланированным и фактическим финансированием.
2. Образец выписки без окладов
   Для партнёрских структур или госорганов может потребоваться справка по штатному расписанию без окладов, где указываются только должности и ставки.
3. Форма Т-3
   Унифицированная форма выписки из штатного расписания (форма Т-3) предусматривает стандартные графы и часто принимается банками и фондами без дополнительного согласования.
4. Копия или выписка с печатью
   Когда нужен полный документ, а не отдельные строки, используют копию штатного расписания. Выбирая её, важно проверить, что штампы, подписи и печать чётко читаются.

Как оформить выписку из штатного расписания

Шаг 1. Подготовьте исходные данные

Сначала найдите утверждённый документ: штатное расписание. Если нет оригинала, сделайте копию и пронумеруйте страницы.

Шаг 2. Выберите форму

Решите, нужна ли вам выписка из штатного расписания подтверждающая наличие персонала, или образец без окладов для публичных отчётов. Если требуется унификация, скачайте корректный файл формы Т-3 или воспользуйтесь собственным бланком.

Шаг 3. Заполните документ

Заполните графы:

• Дата утверждения расписания.
• Наименование должности и код по ОКПДТР (при необходимости).
• Штатная единица (ставка), оклад (если требуется).
• Фамилия и инициалы сотрудника или количество штатных единиц.

Избегайте прямого копирования фраз: вместо «выписка из штатного расписания образец» лучше напишите «образец выписки по штатному расписанию».

Шаг 4. Заверьте подписью

Заверьте документ подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью. При отсутствии печати допустима подпись с указанием должности.

Шаг 5. При необходимости — приложите пояснения

Иногда требуется пояснительная записка с указанием причин изменения численности или отклонения фактических ставок от плановых.

Практические рекомендации

• Используйте регулярные обновления: если штатное расписание меняется, регулярно создавайте новую выписку из утверждённого штатного расписания, чтобы не было разночтений.
• Храните историю: сохраняйте предыдущие образцы выписок, чтобы по запросу можно было предоставить информацию «как выглядит выписка из штатного расписания» на любую дату.
• Удобный доступ: поместите бланк в общий доступ для бухгалтерии и HR, чтобы сотрудники могли скачать образец выписки из штатного расписания и быстро его заполнить.
• Контроль правильности данных: проверяйте совпадение окладов с расчётными листами, особенно при подготовке выписки из штатного расписания образец 2025 скачать.

Пример заполнения

Организация «Ромашка»
Дата утверждения штатного расписания: 10.08.2025

Этот образец выписки из штатного расписания подтверждающий наличие персонала подходит для банков и страховых компаний, так как содержит все необходимые сведения.

Выписка из штатного расписания — ключевой документ для подтверждения штатной численности, расчёта кадровых расходов и взаимодействия с проверяющими органами. Следуя рекомендациям, вы сможете быстро оформить справку по штатному расписанию или бланк выписки из штатного расписания, соблюдая требования законодательства РФ. Правильный подход предотвратит ошибки и сократит время на подготовку документов.