Внутреннее совместительство: нужно ли подавать ЕФС-1

Прием сотрудника на дополнительную должность внутри одной организации вызывает вопросы по отчетности в ФНС. Разбираем нюансы подачи отчета ЕФС-1 при внутреннем совмещении и совместительстве.

Отложенная загрузка рекламы

Многие работодатели считают, что если сотрудник работает по совместительству внутри одной компании, то отчетность в налоговую и внебюджетные фонды остаётся прежней. Однако нормы ТК РФ и разъяснения ФНС требуют учитывать каждый новый трудовой договор — даже при внутреннем совмещении. В этой статье простым языком расскажем, нужно ли подавать ЕФС-1 при внутреннем совместительстве и какие действия предотвратят штрафы и претензии со стороны контролирующих органов.

Понятие внутреннего совместительства и совмещения должностей

Внутреннее совместительство означает, что сотрудник выполняет обязанности на дополнительной ставке или должности в той же организации, где он уже работает на основной позиции. Такая практика отличается от внешнего совместительства, когда компания принимает на работу уже занятых в другом месте специалистов.

Совмещение должностей часто сопровождается дополнительными соглашениями к трудовому договору или отдельным договором о совместительстве. При этом важно различать:

Внутреннее совмещение должностей — сотрудник выполняет обязанности нескольких профессий внутри одной фирмы.
Внутреннее совместительство — второй трудовой договор для той же организации.

Нормативная база подачи отчета ЕФС-1

Согласно Приказу Минтруда и ФНС, при каждом приеме на работу, переводе, увольнении или изменении условий трудового договора работодатель обязан сдавать уведомление по форме ЕФС-1. Это касается и совместителей:

Если вы заключаете договор по совместительству, даже внутри организации, нужно ли отправлять отчет ЕФС-1 на внутреннего совместителя — ответ утвердительный.
При внутреннем совмещении нужно ли подавать ЕФС-1 — да, если оформлено отдельное соглашение.

Автоматизация под ключ
— экономьте время и ресурсы
Получить консультацию

Подберем CRM, ERP или систему электронного документооборота под ваши задачи.

Оставьте заявку — расскажем о решениях, которые окупятся в первые месяцы использования.

Когда подавать ЕФС-1 при внутреннем совместительстве

Прием на дополнительную должность
Если сотрудник подписал дополнительный договор о совместительстве, отчет ЕФС-1 при приеме на работу по совместительству образец которого есть в методических материалах ФНС, обязательно подается в течение 3 рабочих дней с даты начала действия нового договора.
Перевод на основное место
Когда внутренний совместитель переводят на полную ставку (основное место работы), ЕФС-1 перевод на основное место работы оформляется в формате уведомления об изменении условий договора. Нужно подать уведомление не позднее 3 дней.
Увольнение или прекращение совместительства
По окончании совместительства формируется уведомление ЕФС-1 при увольнении внешнего совместителя образец которого также регламентирован в приказе. Аналогично, нужно ли отправлять ЕФС-1 при внутреннем совместительстве — да, при расторжении соглашения.

Как заполнить ЕФС-1 на совместителя

При заполнении важно правильно указать:

Тип уведомления: прием, изменение или прекращение.
Данные сотрудника и коды совместительства.
В реквизите «особые условия» указать форму совместительства: «внутреннее совместительство».

Практические рекомендации для бизнеса

Автоматизация отчетности. Используйте кадровые или бухгалтерские системы, которые автоматически формируют ЕФС-1 на совместителей и отслеживают сроки подачи.
Проверка договоров. Любое внутреннее совмещение должностей или совместительство оформляйте отдельным соглашением к трудовому договору — это упростит отчетность.
Контроль сроков. Заводите напоминания о трехдневном сроке подачи уведомлений в ФНС.
Обучение кадровиков. Регулярно проводите воркшопы по актуальным формам отчетности (ЕФС-1) и изменениям в законодательстве РФ.
Использование образцов. Внутренние инструкции компании должны содержать готовые шаблоны.

Внутреннее совместительство в одной организации часто воспринимается как простая административная процедура, однако для соблюдения требований трудового законодательства РФ нужно подавать отчет ЕФС-1 при каждом изменении условий договора. Рекомендуется автоматизировать процесс формирования документов, вести контроль сроков и опираться на готовые образцы ЕФС-1. Это позволит избежать штрафов, сохранить прозрачность кадровой работы и обеспечит уверенность в соблюдении законодательства.