Приказ об утверждении штатного расписания: практическое руководство

Штатное расписание — важнейший документ в кадровом учёте любой организации. Доведение его структуры до сотрудников и контролирующих органов происходит через официальный приказ о штатном расписании. Правильное оформление позволяет избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и оптимизировать затратную часть бюджета.

Основные юридические требования

Подготовка приказа о создании штатного расписания регулируется Трудовым кодексом РФ и Методическими указаниями Минтруда. Обратите внимание на следующие пункты:

1. Основание для издания
   • Решение учредителей или распоряжение руководителя.
   • Необходимость обновления структуры в связи с изменением производственных процессов или штатного состава.
2. Содержание приказа
   • Полное наименование организации.
   • Заголовок: «Об утверждении штатного расписания на 2026 год».
   • Ссылки на нормативные акты: ТК РФ, положения о подразделениях.
   • Приложение — форма штатного расписания.
3. Регистрация и хранение
   • Присвоение номера в общем журнале приказов.
   • Срок хранения оригинала — не менее 75 лет (архив организации).
   • Ознакомление сотрудников под подписи.

Таким образом, штатное расписание утверждается приказом, который оформляется по унифицированной форме и включает все необходимые разделы.

Структура типового приказа

Оформляя приказ о вводе штатного расписания, используйте следующую структуру:

• Шапка документа: реквизиты организации, дата и номер.
• Заголовок «О введении штатного расписания» или «Об утверждении формы штатного расписания».
• Пункт «Утвердить штатное расписание…»: здесь можно сослаться на приложенный файл.
• Пункт об ответственности за контроль исполнения: обычно закрепляют за HR-менеджером или главным бухгалтером.
• Положение о вступлении в силу: «Приказ вступает в силу с 1 января 2026 года».
• Подпись руководителя и печать организации.

При оформлении образца приказа на штатное расписание для дошкольного учреждения (приказ об утверждении штатного расписания в ДОУ) обратите внимание на отраслевые нормы и СанПиН.

Практические рекомендации

Чтобы ваш документ был безупречным и соответствовал требованиям контролёров, учтите следующие советы:

• Используйте актуальный образец. Приказ об утверждении штатного расписания образец 2026 чаще всего публикуют в типовых методичках. Обновляйте форму ежегодно.
• Проверяйте нумерацию. Если у вас уже есть распоряжение об утверждении штатного расписания предыдущего года, продолжайте сквозную нумерацию приказов.
• Не дублируйте понятия. Не стоит делать два разных документа «приказ о новом штатном расписании образец» и «приказ на штатное расписание образец» — достаточно одного официального приказа.
• Ознакомьте сотрудников. Раздайте распечатки или разместите в электронном журнале. Утверждение нового штатного расписания считается официальным только после подписи работников.
• Соблюдайте сроки. Приказ на введение штатного расписания образец рекомендуют выпускать не позднее 15 декабря текущего года, чтобы к 1 января успеть провести все согласования.

Пример приказа об утверждении штатного расписания на 2026 год

Общество с ограниченной ответственностью «Пример»  

ПРИКАЗ  

№ 145   г. Москва   «30» декабря 2025 г.

О введении штатного расписания на 2026 год

В соответствии со статьёй 15 Трудового кодекса Российской Федерации и положением об аппарате управления Общества,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить штатное расписание Общества на 2026 год (приложение).
2. Главному бухгалтеру Ивановой А.А. обеспечить отражение штатной численности в учётных регистрах.
3. Начальнику отдела кадров Петровой В.В. ознакомить всех сотрудников Общества с приказом до 10 января 2026 года под подпись.
4. Приказ вступает в силу с 1 января 2026 года.

Генеральный директор  /Сидоров С.С./  

С приказом ознакомлены:

__________________ /Ф.И.О./

Правильно оформленный приказ позволяет оперативно внедрить штатную структуру, учесть изменения и избежать претензий контролёров. При подготовке документа руководствуйтесь актуальными формами, проверяйте ссылки на законодательство и своевременно знакомьте сотрудников под подпись. Использование практических рекомендаций и готового примера приказа об утверждении штатного расписания на 2026 год поможет вашему бизнесу действовать законно и эффективно.