ЕФС-1 и договоры ГПХ: нужно ли подавать отчёт
В статье подробно рассмотрены правила подачи отчётности ЕФС-1 по договорам ГПХ: сроки, образец заполнения и сценарии при приёме и увольнении. Практические советы помогут избежать штрафов и ошибок.
Гражданско-правовые договоры (ГПХ) всё чаще используются бизнесом для гибких форм сотрудничества с фрилансерами и подрядчиками. Одним из обязательных требований учётной отчётности в России стал Единый формат сведений о трудовой деятельности (ЕФС-1). Многие компании задаются вопросом: «нужно ли сдавать отчёт ЕФС-1 на работников по ГПХ» и «ефс-1 договор ГПХ надо ли подавать при начале и окончании». Рассмотрим практические правила и подводные камни.
Основные понятия и законодательная база
Под ЕФС-1 понимается унифицированная форма, предусматривающая разделы о приёме, увольнении и стаже. В 2025 году приказ Минтруда утвердил порядок сдачи ЕФС-1 по договорам ГПХ, расширив сферу применения. Теперь не только штатные сотрудники, но и физлица по гражданско-правовым договорам должны отражаться в системе Пенсионного фонда.
Когда сдаётся ЕФС-1 по договору ГПХ
- При заключении договора. Сведения о приёме по ГПХ оформляются в подразделе 1.1, отправка — не позднее следующего рабочего дня после подписания.
- При окончании договора. Если контракт завершён, необходимо подать раздел о прекращении правоотношений: сроки совпадают с общими правилами — до конца рабочего дня, следующего за днём расчёта или выдачи акта выполненных работ.
- Корректировки. При изменении условий или досрочном расторжении ГПХ отчёт ЕФС-1 по окончанию договора ГПХ образец заполнения может потребовать указания нового кода события.
Сроки подачи отчётности ЕФС-1 по ГПХ
Сроки очень жёсткие. ЕФС-1 при заключении договора ГПХ сроки предоставления и ЕФС-1 при окончании договора ГПХ сроки сдачи отчётности — оба события нужно отражать не позднее следующего рабочего дня после факта. В противном случае назначаются штрафы.
Правила заполнения ЕФС-1 по договорам ГПХ
Заполнение электронной формы включает несколько обязательных разделов:
- Подраздел 1.1 «Приём по ГПХ»
- ФИО подрядчика
- Тип договора (договор подряда/договор оказания услуг)
- Дата начала действия
- Код основания (например, 01 — приём на работу по ГПХ)
- Подраздел 1.2 «Прекращение договора»
- Дата окончания
- Основание прекращения (исполнение обязательств, расторжение по соглашению сторон)
- Код события (например, 03 — окончание по сроку)
- Раздел 2 «Стаж по ГПХ»
- Количество часов/дней работы
- Условия, влияющие на пенсионные права
Автоматизация под ключ
— экономьте время и ресурсыПолучить консультацию
Подберем CRM, ERP или систему электронного документооборота под ваши задачи.
Оставьте заявку — расскажем о решениях, которые окупятся в первые месяцы использования.
Пример заполнения
Ниже приведён упрощённый пример оформления ЕФС-1 при приёме на договор ГПХ на один день:
| Поле | Значение |
| Код события | 01 |
| Дата события | 01.09.2025 |
| ФИО | Иванов Иван Иванович |
| Тип договора | Договор подряда |
| Дата регистрации в ПФР | 01.09.2025 |
| Комментарий | Однодневный подряд на монтаж оборудования |
При окончании договора на тот же день в подразделе 1.2 указывается дата и код события 03, после чего форма отправляется в тот же срок.
Практические рекомендации для бизнеса
- Автоматизируйте учёт ГПХ: интеграция с HR-системой или бухгалтерским ПО позволяет быстро формировать ЕФС-1 по договору ГПХ без ручного ввода.
- Контроль сроков: настройте внутренние напоминания за день до и на следующий рабочий день после событий приёма и окончания.
- Обучение сотрудников: регулярно проводите тренинги для кадровиков и бухгалтеров по заполнению ЕФС-1 договоров ГПХ правила заполнения и срокам сдачи.
- Храните образцы: завести шаблоны («образец ЕФС-1 при начале договора ГПХ», «образец ЕФС-1 при окончании договора ГПХ») значительно упростит задачу.
Распространённые ошибки и как их избежать
- Отсутствие сведений о договорах ГПХ в отчёте — часто компании игнорируют физлиц по гражданско-правовым контрактам.
- Нарушение сроков сдачи (срок сдачи ЕФС-1 по ГПХ пропущен) — приводит к штрафу до 5 000 ₽.
- Неправильные коды событий — обязательно сверяйтесь с приказом Минтруда и используйте актуальные классификаторы.
ЕФС-1 по договорам ГПХ — обязательная отчётность, которую нужно сдавать как при приёме, так и при окончании контракта. Соблюдение сроков сдачи ЕФС-1 при ГПХ, корректное оформление и автоматизация процессов помогут избежать штрафов и упростить администрирование. Внедрите шаблоны и напоминания, обучите персонал и используйте примеры заполнения, чтобы быть уверенными в правильности учёта всех ГПХ.