ЭТрН в 1С: как подготовиться к обязательному переходу в 2026 году

С 1 сентября 2026 года использование электронных транспортных накладных станет обязательным для большинства участников грузоперевозок. Рассказываем, как настроить работу с ЭТрН в программах 1С и подготовиться к переходу на электронный документооборот.

Отложенная загрузка рекламы

Что такое электронная транспортная накладная и зачем она нужна

Электронная транспортная накладная представляет собой цифровой аналог бумажного документа, подтверждающего факт перевозки груза. В отличие от традиционной формы, ЭТрН формируется, подписывается и передается участникам грузоперевозки в электронном виде через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Согласно Федеральному закону № 140-ФЗ, с 1 сентября 2026 года оформление транспортной накладной в электронном виде станет обязательным для всех участников автомобильных грузоперевозок. Это означает, что грузоотправители, перевозчики и грузополучатели должны заблаговременно подготовить свои учетные системы к новым требованиям. Компании, использующие программные продукты 1С, могут реализовать переход на ЭТрН с помощью сервиса 1С-ЭПД.

Структура электронной транспортной накладной

Формат ЭТрН утвержден приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. Документ включает четыре обязательных файла обмена, которые формируются последовательно участниками перевозки.

Первый файл

Содержит информацию грузоотправителя: сведения об участниках перевозки, существенные условия договора, данные о транспортном средстве и водителе, характеристики груза и сопроводительные документы, а также обстоятельства погрузки.

Второй файл

Формирует перевозчик при приеме груза к перевозке. Сюда входят дополнительные сведения о принятии груза и фактических обстоятельствах погрузки.

Третий файл

Заполняет грузополучатель при приемке груза. Документ фиксирует сведения о приеме груза от перевозчика, фактические характеристики принятого груза и обстоятельства приемки.

Четвертый файл

Содержит информацию перевозчика о выдаче груза грузополучателю с подтверждением фактических обстоятельств передачи.

Подключение к ГИС ЭПД через операторов

Для работы с электронными транспортными накладными компания должна быть подключена к ГИС ЭПД. Прямое подключение юридических и физических лиц к системе не осуществляется. Участникам грузоперевозок необходимо заключить соглашение об электронном документообороте перевозочных документов с аккредитованным оператором информационной системы ЭПД.

В перечень операторов входят такие компании, как «Калуга Астрал», «Такском», «Контур» и другие организации, включенные в реестр Минтранса. Через оператора происходит взаимодействие с ГИС ЭПД, обмен документами между участниками перевозки и передача сведений контролирующим органам.

Точка Банк

Тип организации

Все типы организаций, ИП, ООО

Форма налогообложения

Все, ОСНО, ПСН, УСН

Оформление онлайн

Да

Отправить заявку

Сервис 1С-ЭПД для интеграции с электронными перевозочными документами

Для пользователей программ 1С разработан специализированный сервис 1С-ЭПД, который обеспечивает полноценную интеграцию с системой ГИС ЭПД. Сервис встраивается непосредственно в учетную систему и позволяет формировать, подписывать и отправлять электронные перевозочные документы без использования сторонних программ.

Интеграция ЭТрН с программой 1С реализована через подсистему обмена электронными документами. Сервис поддерживает работу с электронными транспортными накладными, электронными заказ-нарядами, электронными сопроводительными ведомостями и электронными путевыми листами.

Для подключения к сервису 1С-ЭПД необходимо быть абонентом сервиса 1С-ЭДО. Это базовое требование, поскольку обмен перевозочными документами происходит через инфраструктуру электронного документооборота.

Настройка электронной транспортной накладной в 1С Бухгалтерия

Для начала работы с ЭТрН в программе 1С:Бухгалтерия необходимо выполнить несколько последовательных шагов. Процесс настройки одинаков для грузоотправителей, перевозчиков и грузополучателей с незначительными отличиями в зависимости от роли участника.

Шаг 1. Проверка версии программы

Убедитесь, что используемая конфигурация 1С поддерживает работу с ЭПД. Расширение совместимо с версией платформы 8.3.22 и выше. Программный продукт должен быть зарегистрирован на портале 1С:ИТС с действующей подпиской.

Шаг 2. Установка криптографического ПО

На рабочем компьютере должна быть установлена программа криптографической защиты информации — КриптоПро CSP или ViPNet CSP. Это необходимо для подписания документов усиленной квалифицированной электронной подписью.

Шаг 3. Получение электронной подписи

Оформите квалифицированные сертификаты электронной подписи для руководителя организации или уполномоченных сотрудников. Для подписания документов сотрудниками потребуется выпустить машиночитаемую доверенность (МЧД).

Шаг 4. Настройка обмена ЭПД

Перейдите в раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Настройки ЭДО». В форме настроек на вкладке «Настройки отправки» дважды нажмите на строку с нужным контрагентом.

Шаг 5. Активация форматов документов

В открывшемся окне «Настройки отправки документов» установите флажки в строках «Электронные транспортные накладные», «Электронные заказ-наряды» и «Электронные сопроводительные ведомости».

Порядок оформления ЭТрН для разных участников

Грузоотправитель

Инициирует создание электронной транспортной накладной. В программе 1С формируется первый титул документа с заполнением всех необходимых реквизитов: данные об участниках перевозки, сведения о грузе, условия договора, информация о транспортном средстве. После подписания документ направляется перевозчику и грузополучателю.

Перевозчик

Получает ЭТрН от грузоотправителя и знакомится с данными о перевозке. При согласии со всеми указанными сведениями перевозчик принимает груз и формирует второй титул документа. Водитель может подписывать накладную простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной подписью с последующим подтверждением УКЭП организации-перевозчика.

Грузополучатель

До приемки груза получает информацию от грузоотправителя и перевозчика. По факту приемки грузополучатель заполняет третий титул со сведениями о полученном грузе. Завершает документооборот четвертый титул перевозчика о выдаче груза.

Перевозчик

Завершает документооборот, формируя четвертый титул при выдаче груза грузополучателю. Подписание этого титула означает завершение ЭТрН

Титул	Участник	Действие
Титул 1	Грузоотправитель	Формирует исходные данные
Титул 2	Перевозчик	Подтверждает прием груза
Титул 3	Грузополучатель	Фиксирует приемку груза
Титул 4	Перевозчик	Подтверждает выдачу груза ✓ На этом завершается

Автоматизация под ключ
— экономьте время и ресурсы

Подберем CRM, ERP или систему электронного документооборота под ваши задачи.

Оставьте заявку — расскажем о решениях, которые окупятся в первые месяцы использования.

Преимущества перехода на электронные транспортные накладные

Внедрение ЭТрН дает компаниям ряд существенных преимуществ. Сокращаются затраты на печать, хранение и пересылку бумажных документов. Ускоряется процесс оформления перевозок за счет мгновенной передачи данных между участниками. Снижается риск потери или повреждения документов.

Электронный формат обеспечивает прозрачность грузоперевозок и упрощает контроль. Водителю формируется QR-код с зашифрованными данными накладной, который можно предъявить инспектору даже при отсутствии интернет-соединения. Документы безопасно хранятся в электронном архиве с возможностью быстрого поиска и предоставления по запросу контролирующих органов.

Практические рекомендации по подготовке к переходу

Начните подготовку заблаговременно, не дожидаясь сентября 2026 года. Проведите аудит текущего документооборота в логистике и оцените состояние ИТ-инфраструктуры. Определите готовность ключевых контрагентов к электронному обмену перевозочными документами.
Выберите оптимальный вариант подключения к сервису 1С-ЭПД. Для малого бизнеса с типовыми процессами подойдет стандартное решение с быстрым внедрением. Компаниям с нестандартными или устаревшими конфигурациями 1С может потребоваться проектная адаптация с индивидуальными доработками.
Запустите пилотный проект с наиболее важными партнерами в начале 2026 года. Это позволит отработать все процедуры и выявить возможные сложности до наступления обязательных требований. Обучите сотрудников работе с новым форматом документов и проведите тестирование на реальных перевозках.

Что делать при отсутствии интернета в дороге

Отсутствие интернет-соединения не является препятствием для работы с ЭТрН. После погрузки и подписания накладной оператор ЭДО передает документ в ГИС ЭПД. Водителю формируется QR-код с зашифрованными данными накладной. При проверке на дороге инспектор может считать код и проверить информацию в офлайн-режиме без подключения к сети.

Ответственность за несоблюдение требований

Компании, не перешедшие на электронный формат перевозочных документов к установленному сроку, столкнутся с операционными задержками при оформлении перевозок и административными штрафами.

Действующие санкции касаются нарушения порядка оформления ЭТрН:
- для юрлиц — до 250 000 рублей (ст. 12.21.5 КоАП РФ);
- для должностных лиц — до 20 000 рублей.
Повторное нарушение может повлечь приостановление деятельности на срок до 90 дней

Помимо финансовых санкций, отсутствие готовности к работе с ЭТрН приведет к потере конкурентоспособности на фоне более подготовленных участников рынка.

Переход на электронные транспортные накладные — это не просто изменение формата документов, а полноценная цифровая трансформация логистических процессов. Программы 1С с интегрированным сервисом 1С-ЭПД предоставляют все необходимые инструменты для работы с ЭТрН в соответствии с требованиями законодательства. Своевременная подготовка позволит избежать штрафов, сохранить партнерские отношения и получить конкурентные преимущества от цифровизации грузоперевозок.