Личная карточка учета выдачи СИЗ: правила заполнения и хранения

Личная карточка учета выдачи СИЗ – ключевой документ охраны труда, фиксирующий историю обеспечения работника средствами защиты. Форма карточки установлена приложением № 2 к приказу Минтруда № 766н и действует с 1 сентября 2023 по 1 сентября 2029 года. Правильное заполнение и хранение карточек – обязательное требование для всех работодателей.

Отложенная загрузка рекламы

Назначение и основные функции личной карточки

Карточка выдачи СИЗ служит основным документом, фиксирующим в течение всего периода работы полную историю обеспечения работника средствами индивидуальной защиты. Личные карточки учета выдачи СИЗ содержат информацию о каждом выданном средстве защиты, сроках его использования, датах выдачи и возврата.

Ведение личных карточек выдачи СИЗ позволяет работодателю контролировать соблюдение нормативных сроков выдачи, своевременно заменять износившиеся средства защиты, предотвращать непредусмотренное использование СИЗ, а также документально подтвердить свои действия при проверке инспекторами ГИТ.

Личная карточка средств индивидуальной защиты является отчетным документом и должна храниться как в бумажном, так и в электронном виде в соответствии с выбранной работодателем системой учета.

Структура и содержание личной карточки

Карточка учета выдачи СИЗ состоит из двух сторон: лицевой и оборотной. На лицевой стороне размещаются персональные данные работника, на оборотной – информация о движении средств защиты.

Лицевая сторона личной карточки выдачи СИЗ содержит следующие реквизиты:

фамилия, имя, отчество работника полностью
табельный номер
структурное подразделение (цех, отдел, участок)
должность или профессия на момент выдачи СИЗ
дата приема на работу
дата изменения должности или перевода (при наличии)

Антропометрические данные на лицевой стороне карточки:

пол работника
рост в сантиметрах
размер спецодежды (например, 46-48)
размер защитной обуви (например, 37-39)
размер головного убора (например, 56-57)
данные о СИЗОД (средствах защиты органов дыхания) – например, FFP2 универсальный размер
размер перчаток или других средств защиты рук

Оборотная сторона карточки содержит таблицу учета выдачи СИЗ со следующими графами:

наименование СИЗ (полное название средства защиты)
пункт типовых норм выдачи СИЗ (например, п. 15 ЕТН)
единица измерения и периодичность выдачи (например, комплект на 2 года)
количество на период (например, 1 комплект)
дата выдачи средства работнику
подпись работника, получившего СИЗ
дата возврата средства (при списании или замене)
примечания (новое, отремонтировано, дефект)

Как заполнять личную карточку учета выдачи СИЗ

Порядок заполнения личной карточки учета выдачи СИЗ строго установлен приказом Минтруда № 766н.

Лицевая сторона карточки заполняется один раз при первой выдаче СИЗ работнику. Все данные пишутся разборчиво, без помарок и исправлений. Если исправление необходимо, текст аккуратно зачеркивается одной линией, и внизу делается пометка «исправленному верить» с подписью ответственного лица.

Образец заполнения личной карточки сиз предусматривает указание в таблице на обороте каждого выданного средства защиты. При выдаче новой спецодежды ответственное лицо записывает в таблицу:

точное наименование СИЗ (например, не просто «куртка», а «куртка защитная от масел и нефтепродуктов, размер 50»)
ссылку на пункт Единых типовых норм выдачи СИЗ (например, п. 20 ЕТН)
периодичность выдачи по нормам (например, один комплект на 2 года)
конкретную дату выдачи

Работник расписывается в графе «подпись работника» каждый раз при получении. При возврате СИЗ (истечение срока, списание, утеря) в карточку вносится дата возврата и краткое примечание о причине (исчислен срок эксплуатации, повреждение, потеря защитных свойств).

Ответственное лицо за ведение личной карточки выдачи СИЗ указывается на лицевой стороне (кладовщик, специалист по охране труда, начальник участка). Это лицо ставит свою подпись и указывает фамилию и инициалы.

Дерматологические и дежурные СИЗ в карточке

С 1 сентября 2023 года в личные карточки выдачи СИЗ вносятся также данные о выдаче дерматологических средств защиты. Образец заполнения личной карточки учета выдачи СИЗ включает строки для защитных, очищающих и регенерирующих дерматологических средств с указанием объема в миллилитрах.

Однако дежурные средства защиты (используемые несколькими работниками) ведутся в отдельной карточке учета выдачи СИЗ согласно приложению № 3 к приказу № 766н. Они не фиксируются в личной карточке конкретного работника.

Электронная форма ведения карточек

С 1 сентября 2023 года заполнение личных карточек учета выдачи СИЗ может осуществляться в электронном виде. Организации вправе выбирать между бумажной и электронной формой, но выбор закрепляется в локальном положении об обеспечении СИЗ.

При ведении в электронном виде каждая запись о выдаче должна быть идентифицирована одним из способов:

личная роспись работника в электронной форме
электронная подпись
автоматическое заполнение системой при выдаче через автоматы (вендинговое оборудование)

Электронная личная карточка выдачи СИЗ может храниться в информационной системе, и распечатывать ее на бумагу не требуется. Электронные карточки должны быть защищены от несанкционированного доступа и подлежать архивированию по установленным срокам.

Сроки хранения личных карточек

Сколько хранятся личные карточки учета выдачи СИЗ – это важный вопрос для организации архива. Согласно пункту 29 приказа Минтруда № 766н, личные карточки учета выдачи СИЗ хранятся не менее трех лет с момента последней записи в карточке. Однако при отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда срок увеличивается до 50 лет (для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года) или 75 лет (до 1 января 2003 года).

Для работающих сотрудников карточки хранятся постоянно вместе с личным делом работника. Для уволенных сотрудников срок хранения исчисляется с момента их увольнения (обычно это дата возврата последних СИЗ) и составляет три года.

По истечении трех лет карточки могут быть уничтожены или переданы в архив в соответствии с внутренним положением организации. Целесообразно разработать регламент хранения, в котором четко указаны место хранения, ответственное лицо и процедура уничтожения карточек.

Практические рекомендации для работодателей

Разработка локального положения

Издайте приказ о порядке ведения и хранения личных карточек выдачи СИЗ. В приказе укажите, ведутся ли карточки в бумажной или электронной форме, кто является ответственным лицом, как и где они хранятся, какой срок хранения установлен. Положение должно быть ознакомлено с работниками.

Выбор формы ведения

Если организация небольшая, можно использовать бумажные карточки по рекомендуемому образцу из приложения № 2 приказа 766н. Для более крупных организаций целесообразна автоматизированная система учета с электронным заполнением и хранением карточек.

Обучение ответственных лиц

Проведите инструктаж для кладовщиков, начальников подразделений и других лиц, ответственных за выдачу и учет СИЗ. Объясните правила заполнения каждого поля, недопустимость ошибок, порядок исправления ошибок, сроки внесения информации в карточку.

Своевременное заполнение

Вносите информацию о выдаче в карточку немедленно после передачи СИЗ работнику, не откладывая на потом. Это предотвратит путаницу и обеспечит точность записей.

Организация хранения

Для бумажных карточек установите шкаф или сейф в помещении отдела кадров или охраны труда. Карточки должны быть защищены от доступа посторонних лиц и влаги. Для электронных карточек обеспечьте резервное копирование данных и защиту от несанкционированного доступа.

Контроль при проверках

При проверке инспектором ГИТ личные карточки должны быть сразу предоставлены. Проверьте перед визитом инспектора наличие карточек для всех работников, полноту заполнения, наличие подписей, соответствие сроков выдачи нормативам.

Образец заполнения личной карточки на практике

Рассмотрим пример заполнения карточки для сварщика Петрова Игоря Сергеевича, принятого на работу в ООО «МеталлПром» 15 сентября 2025 года.

Лицевая сторона карточки:

Персональные данные:

ФИО: Петров Игорь Сергеевич
Табельный номер: 042
Подразделение: Цех сварных конструкций
Должность: Сварщик
Дата приема на работу: 15.09.2025

Антропометрические данные:

Пол: Мужской
Рост: 180 см
Размер спецодежды: 52–54
Размер защитной обуви: 43
Размер головного убора: 58
СИЗОД (тип и размер): FFP2 универсальный
Размер перчаток: L (10–11)

Пункт норм выдачи СИЗ:
Приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 767н, Приложение № 4 к приказу (профессия «Сварщик», соответствующие позиции по видам СИЗ)

Единица измерения и периодичность выдачи:

Костюм сварщика защитный: комплект, 1 шт. / 2 года
Ботинки защитные сварщика: пара, 1 пара / 1,5 года
Маска защитная сварщика: шт., 1 шт. / 1 год
Перчатки сварные: пара, 6 пар / 1 год

Количество на период (по нормам):

Костюм сварщика защитный: 1 комплект
Ботинки защитные сварщика: 1 пара
Маска защитная сварщика: 1 шт.
Перчатки сварные: 6 пар

Модель/марка/артикул:

Костюм сварщика Термит-1, арт. Т-01
Ботинки защитные Сварог-15, арт. СВ-015
Маска защитная универсальная, арт. МЗ-У
Перчатки сварные спилковые, арт. ПС-L

Класс защиты СИЗ:

Костюм: 3 класс защиты от искр и брызг расплавленного металла
Ботинки: 2 класс защиты от механических воздействий и высокой температуры
Маска: 2 класс защиты от излучения и искр
Перчатки: 2 класс защиты от высокой температуры и механических воздействий

Дата первой выдачи СИЗ:
16.09.2025 (дата фактической выдачи)

Ответственное лицо за ведение карточки:

ФИО: Смирнов Александр Петрович
Должность: Специалист по охране труда
Подпись: _______________________
Дата: 16.09.2025

Место хранения карточки:
Архив отдела охраны труда ООО «МеталлПром»

Срок хранения карточки:
Срок хранения — 3 года после увольнения (при наличии карт СОУТ) или 50 лет (при их отсутствии).

Примечание:
При изменении антропометрических данных работника (например, размера одежды или обуви) или изменении норм выдачи СИЗ оформляется новая карточка. Старая карточка прикладывается к новой с пояснением о причине замены.

Оборотная сторона карточки (таблица учета выдачи СИЗ):

Наименование СИЗ	Пункт ЕТН	Период-ность	Кол-во	Модель/артикул/сертификат	Выдача	Работник	Ответств.	Возврат	Примечания
Костюм сварщика защитный (52–54)	п.18 (767н)	1/2г	1	Термит-1, Т-01, СС-01/25	16.09.25	П.И.С.	С.А.П.	—	Новый, 24мес, 3кл, СС до 15.09.26
Ботинки защитные (43)	п.18 (767н)	1/1,5г	1	Сварог-15, СВ-015, СС-02/25	16.09.25	П.И.С.	С.А.П.	—	Новые, 18мес, 2кл, СС до 15.09.26
Маска защитная универсальная	п.18 (767н)	1/1г	1	МЗ-У, СС-03/25	16.09.25	П.И.С.	С.А.П.	—	Новая, 12мес, 2кл, СС до 15.09.26
Перчатки сварные (L)	п.18 (767н)	6/1г	6	ПС-L спилк., СС-04/25	16.09.25	П.И.С.	С.А.П.	—	6пар, 2мес/пара, 2кл, СС до 15.09.26

Условные обозначения:

Пункт ЕТН: п.18 (767н) = пункт 18 Единых типовых норм (Приказ Минтруда № 767н)
Период-ность: 1/2г = 1 комплект на 2 года; 1/1,5г = 1 на 1,5 года; 1/1г = 1 на 1 год; 6/1г = 6 пар на год
Выдача: дата выдачи СИЗ работнику
Работник: инициалы подписавшегося работника (П.И.С. = Петров И.С.)
Ответств.: инициалы ответственного лица (С.А.П. = Смирнов А.П.)
Возврат: дата возврата СИЗ (при списании или замене)
Модель/артикул/сертификат: производитель, артикул, номер сертификата соответствия (СС-01/25)
Примечания: состояние (Новый/Использ./Отремонт.), срок эксплуатации (мес), класс защиты (кл), срок действия сертификата