Положение о командировках: как составить локальный акт и избежать рисков
Положение о служебных командировках — ключевой локальный акт для упорядочивания командировочных расходов и защиты интересов компании. Разберём структуру документа, обязательные разделы и примеры расчётов на 2025 год.
Локальное положение о служебных командировках помогает компании системно регулировать направление работников в служебные поездки, возмещение затрат и отчётность. С 1 сентября 2025 года действует Постановление Правительства № 501, которое обновило понятия и документы для командирования. Без чётких внутренних правил компания рискует столкнуться с налоговыми спорами, трудовыми конфликтами и штрафами.
Обязательные разделы положения о командировке
- Общие положения
Определите ключевые понятия: какие поездки признаются командировкой и на каких сотрудников распространяется действие локального акта. Укажите, что «служебная командировка» — поездка работника по распоряжению работодателя вне места постоянной работы. Определите территорию действия (по России и за рубежом) и дайте ссылку на ТК РФ (ст. 166–168) и Постановление № 501.
- Порядок направления в служебную командировку
Опишите процедуру:
- Издание приказа о направлении работника на основании служебной записки.
- Составление служебного задания и оформление командировочного удостоверения (по решению компании).
- Утверждение сроков поездки и возможного продления, которое оформляется дополнительным приказом.
- Категории работников и ограничения
По ТК РФ направлять в служебную командировку можно только сотрудников по трудовому договору. Абсолютный запрет действует для:
- беременных женщин (ст. 259 ТК РФ),
- несовершеннолетних работников до 18 лет (ст. 268 ТК РФ),
- лиц по ученическим договорам без связи с обучением.
- Особые категории (родители детей до трёх лет, инвалиды, многодетные родители) направляются только с письменного согласия.
- Возмещение командировочных расходов
Статья 168 ТК РФ предусматривает компенсацию: проезда, проживания, суточных и иных расходов с разрешения или ведома работодателя. В положении должны быть установлены:
- Минимальный размер суточных по России (до 700 ₽ в день) и за рубежом (до 2500 ₽).
Важно: вся сумма выплат, превышающая минимальный размер суточных, подлежит налогообложению НДФЛ и обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.
- Порядок возмещения расходов на бензин при использовании личного или служебного транспорта с приложением путевого листа и чеков.
- Условия компенсации «прочих» расходов (телефонная связь, интернет, транспорт в пункте назначения).
- Авансовое ожидание и отчётность
Сотруднику выдаётся аванс на командировочные расходы не позднее дня выезда. Авансовый отчёт с подтверждающими документами (билеты, чеки гостиницы, счета, посадочные талоны) нужно предоставить в течение трёх рабочих дней после возвращения. За нарушение сроков можно предусмотреть ответственность в локальном акте.
- Продление сроков командировки
Если командировка не завершилась в срок, оформите:
- Служебную записку от руководителя с обоснованием,
- Приказ о продлении со сроками и новым размером аванса,
- Уведомление сотрудника под подпись или по ЭДО.
Счёт придёт бухгалтеру, а реестр поездок в любой момент можно выгрузить в личном кабинете
Всегда на связи в чате и по телефону, ночью и в выходные
Сначала бронируйте, затем пополняйте депозит на нужную сумму
- Скидка 30% на такси до аэропорта, вокзала и обратно
Понятные инструкции, гайды и маршруты для командировки за границей
Билеты на самолет, еда и доставка, такси, отели — в одном месте
Планирование поездок с минимальной затратой времени и ресурсов
- Гайд «6 неочевидных ошибок при оформлении командировок» в подарок
Интеграции с 1С и другими системами, тревел-политики и схемы согласования
Без наценок и скрытых сборов, КПЛ поставщиков, аналитика и отчетность
Авиа- и ж/д-билеты, отели, трансфер, такси, визовая поддержка и др.
- 2 месяца доступа к сервису бесплатно – назовите промокод Trivio24
6 890 руб. в месяц
Чат, e-mail, телефон
Прямые тарифы от авиакомпаний, гостиниц и РЖД
Практические рекомендации для бизнеса
- Унифицировать формы приказов, служебных заданий и авансовых отчётов.
- Вести журнал ознакомления сотрудников с положением о командировании — пригодится при проверках.
- Использовать электронный документооборот для ускорения согласований и хранения подтверждающих документов.
- Регулярно обновлять положение при изменении законодательства (например, по лимитам суточных или перечню проездных документов).
Пример расчёта суточных
Сотрудник в командировке 5 дней, суточные — 1000 ₽:
Общая сумма: 1000 × 5 = 5000 ₽.
Необлагаемый лимит: 700 × 5 = 3500 ₽.
Превышение: 1500 ₽ → НДФЛ 13%: 1500 × 0,13 = 195 ₽.
К выплате: 5000 − 195 = 4805 ₽.
Организуйте командировки
без лишних затратПолучить консультацию
Подберем сервис для автоматизации командировок — бронирование билетов, отелей,
оформление авансовых отчетов, контроль расходов.
Пример Положения о служебных командировках работников
Приказ Общества с ограниченной ответственностью «Пример»
от «__» ________ 2025 г. № __
- Общие положения
1 Целью настоящего Положения является регулирование порядка направления работников в служебные командировки, возмещения командировочных расходов и оформления отчетных документов.
1.2 Под служебной командировкой понимается временная поездка работника по распоряжению работодателя за пределы места постоянной работы для выполнения служебного задания (ст. 166 ТК РФ).
1.3 Настоящее Положение распространяется на всех работников Общества, состоящих в трудовых отношениях. - Порядок направления в командировку
1 Направление в командировку осуществляется на основании:
— служебной записки руководителя подразделения;
— приказа Генерального директора о направлении в служебную командировку.
2.2 Приказ о направлении должен содержать: Ф. И. О. работника, должность, цель командировки, место и сроки поездки.
2.3 Для внутреннего контроля работник может получать командировочное удостоверение. - Категории работников и ограничения
1 В служебную командировку направляются только работники по трудовым договорам.
3.2 Не направляются: беременные женщины (ст. 259 ТК РФ), несовершеннолетние до 18 лет (ст. 268 ТК РФ), работники по ученическим договорам, если поездка не связана с учебным процессом.
3.3 Работники с особыми гарантиями (родители детей до 3 лет, инвалиды, многодетные родители) направляются только с их письменного согласия. - Сроки командировки и продление
1 Сроки командировки устанавливает приказ.
4.2 Днем начала считается дата отправления транспортного средства, днем окончания — дата возвращения в место постоянной работы.
4.3 Продление оформляется служебной запиской, приказом о продлении и уведомлением работника. - Возмещение командировочных расходов
1 Возмещаются фактические расходы на:
— проезд (билеты, чеки, путевые и маршрутные листы);
— проживание (счета гостиницы, квитанции);
— суточные (до 700 ₽/день по России, до 2500 ₽/день за рубежом);
— прочие согласованные расходы (телефон, интернет, местный транспорт).
5.2 Суточные выплачиваются независимо от использования служебного или личного транспорта.
5.3 При превышении лимита суточных удерживается НДФЛ 13% с суммы превышения. - Порядок авансирования и отчетность
1 Аванс выдается работнику в день выезда на основании приказа о направлении.
6.2 Авансовый отчет с приложением оригиналов подтверждающих документов (билеты, чеки, посадочные талоны) работник предоставляет в течение трех рабочих дней после возвращения.
6.3 В случае перерасхода подотчетных средств работник компенсирует излишки, а при недоимке — обращается за доплатой. - Ответственность сторон
1 Работник несет ответственность за полноту и достоверность приложенных к отчету документов.
7.2 Бухгалтерия проверяет отчеты на соответствие настоящему Положению и законодательству РФ. - Заключительные положения
1 Настоящее Положение вступает в силу с «__» сентября 2025 г.
8.2 Изменения и дополнения вносятся приказом Генерального директора.
Генеральный директор _/И.О. Пример/
С приказом ознакомлен:
_______________ /______/ «» ________ 2025 г.
Чётко разработанное и грамотно оформленное положение о командировочных расходах снижает риски налоговых и трудовых споров, упрощает документооборот и повышает прозрачность расходов. Включите все обязательные разделы, обновите лимиты и ограничения в соответствии с Постановлением № 501, и командировки станут удобным инструментом для развития бизнеса без лишних проблем.
Сравните лучшие сервисы и платформы для деловых поездок