Бухгалтерские проводки командировочных расходов: полный разбор
Бухгалтерский учет командировочных расходов требует грамотного оформления проводок и понимания специфики отражения различных видов затрат. Рассмотрим, какие счета использовать, как правильно списывать расходы и учитывать налоговые особенности при работе с командировками.
Основной счет для учета командировок
Ключевым инструментом бухгалтерского учета при работе с командировочными расходами выступает счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета фиксируется выдача денежных средств сотруднику перед поездкой, а по кредиту отражаются фактически понесенные им затраты после утверждения авансового отчета.
Подотчетными лицами считаются работники, получающие от работодателя суммы для административно-хозяйственных и прочих расходов, связанных с деятельностью организации. Согласно требованиям законодательства, работодатель обязан возместить командированному сотруднику расходы на проезд, проживание, суточные и иные согласованные затраты.
Этапы отражения командировочных расходов
Процесс учета командировки включает несколько последовательных операций. Сначала на основании приказа руководителя бухгалтерия рассчитывает и выдает аванс работнику. После возвращения из поездки сотрудник в течение трех рабочих дней должен представить авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. Бухгалтерия проверяет отчет на соответствие требованиям законодательства и учетной политики организации, после чего руководитель утверждает документ. На этом этапе расходы признаются в бухгалтерском учете и производится окончательный расчет с подотчетным лицом.
Основные проводки при выдаче аванса
Дт 71 Кт 50 — выданы наличные средства из кассы на командировочные расходы
Дт 71 Кт 51 — перечислены денежные средства безналичным путем на карточный счет работника
Дт 55.04 Кт 51 — перечислено с расчетного счета на корпоративную карту
Дт 71 Кт 55.04 — выдан аванс с использованием корпоративной карты
На каком счете учитываются командировочные расходы
После утверждения авансового отчета командировочные расходы списываются на счета учета затрат в зависимости от цели поездки. Выбор счета определяется характером деятельности командированного сотрудника и назначением командировки.
Если поездка связана с производственной необходимостью, затраты относятся на счета:
- 20 «Основное производство»
- 23 «Вспомогательные производства»
- 25 «Общепроизводственные расходы»
- 26 «Общехозяйственные расходы».
Когда командировка направлена на реализацию продукции или товаров, используется счет:
- 44 «Расходы на продажу».
При приобретении основных средств или внеоборотных активов расходы отражаются по дебету счета:
- 08 «Вложения во внеоборотные активы».
Если цель поездки не связана с производством или приобретением активов, применяется счет:
- 91 «Прочие доходы и расходы».
Счёт придёт бухгалтеру, а реестр поездок в любой момент можно выгрузить в личном кабинете
Всегда на связи в чате и по телефону, ночью и в выходные
Сначала бронируйте, затем пополняйте депозит на нужную сумму
- Скидка 30% на такси до аэропорта, вокзала и обратно
Понятные инструкции, гайды и маршруты для командировки за границей
Билеты на самолет, еда и доставка, такси, отели — в одном месте
Планирование поездок с минимальной затратой времени и ресурсов
- Гайд «6 неочевидных ошибок при оформлении командировок» в подарок
Интеграции с 1С и другими системами, тревел-политики и схемы согласования
Без наценок и скрытых сборов, КПЛ поставщиков, аналитика и отчетность
Авиа- и ж/д-билеты, отели, трансфер, такси, визовая поддержка и др.
- 2 месяца доступа к сервису бесплатно – назовите промокод Trivio24
6 890 руб. в месяц
Чат, e-mail, телефон
Прямые тарифы от авиакомпаний, гостиниц и РЖД
Проводки по списанию расходов на командировку
Дт 20, 26, 44 Кт 71 — списаны расходы на проезд и проживание (без НДС)
Дт 26, 44 Кт 71 — отражены суточные в пределах установленных норм
Дт 20, 26 Кт 71 — списаны суточные сверх норм
Дт 08 Кт 71 — отражено приобретение внеоборотных активов в командировке
Дт 10, 41 Кт 71 — оприходованы материально-производственные запасы
Проводки по суточным в командировке
Суточные представляют собой особый вид командировочных расходов — дополнительные выплаты за каждый день пребывания сотрудника вне постоянного места жительства. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно и закрепляет во внутренних документах организации.
Согласно налоговому законодательству 2025 года, от НДФЛ и страховых взносов освобождаются суточные в размере 700 рублей за день при командировках по территории РФ и 2500 рублей при зарубежных поездках. Для работников с разъездным характером работы лимит по загранкомандировкам увеличен до 3500 рублей с 1 января 2025 года. Если организация выплачивает суточные сверх этих лимитов, на сумму превышения необходимо начислить НДФЛ и страховые взносы.
Проводки по начислению налогов с суточных:
Дт 70 Кт 68.01 — начислен НДФЛ с суточных сверх норм (код дохода 2015)
Дт 26, 20, 44 Кт 69 — начислены страховые взносы по единому тарифу с суточных сверх норм
Важно отметить, что взносы на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний на сверхнормативные суточные не начисляются. Налоги исчисляются в последний день месяца утверждения авансового отчета.
Учет НДС по командировочным расходам
Для плательщиков НДС существует возможность принять к вычету входной налог по расходам на проезд и проживание в командировке. Чтобы применить вычет, необходимо соблюдение нескольких условий: расходы должны быть произведены в рамках деятельности, облагаемой НДС, приняты к учету, оплачены и документально оформлены надлежащим образом.
Проводки при работе с НДС:
Дт 60, 76 Кт 71 — получены товары или услуги через командированного сотрудника
Дт 19 Кт 71, 76 — учтен входящий НДС по командировочным расходам
Дт 68 Кт 19 — входящий НДС принят к вычету
Вычет НДС отражается на дату утверждения авансового отчета. Необходимо помнить, что к авансовому отчету должны быть приложены подтверждающие документы с выделенным НДС: счета-фактуры от гостиниц, чеки с указанием налога, справки с детализацией услуг.
Окончательный расчет с подотчетным лицом
После утверждения авансового отчета производится окончательный расчет между организацией и командированным сотрудником. Возможны два варианта: возврат неизрасходованного остатка или компенсация перерасхода.
Проводки при наличии остатка аванса:
Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу неиспользованные подотчетные суммы
Дт 51 Кт 71 — получен на расчетный счет остаток неизрасходованных средств
Проводки при перерасходе:
Дт 71 Кт 50 — выдан из кассы перерасход по командировке
Дт 71 Кт 51 — перечислен перерасход на счет работника
Если работник не возвращает подотчетные средства в установленный срок, задолженность переводится на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» через счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а затем может удерживаться из заработной платы.
Организуйте командировки
без лишних затратПолучить консультацию
Подберем сервис для автоматизации командировок — бронирование билетов, отелей,
оформление авансовых отчетов, контроль расходов.
Особенности налогового учета
Для целей налога на прибыль командировочные расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. В 2025 году при налогообложении прибыли эти расходы учитываются без нормативных ограничений по размеру суточных — организация может установить любую сумму и полностью включить ее в расходы. При этом должны соблюдаться условия экономической обоснованности и документального подтверждения.
Расходы признаются на дату фактического утверждения авансового отчета руководителем. До момента утверждения денежные средства, выданные работнику, учитываются как дебиторская задолженность по подотчетным суммам. Страховые взносы, начисленные на сверхнормативные суточные, также признаются расходами по обычным видам деятельности в периоде начисления.
Документальное оформление
Правильное документальное оформление командировки критически важно для бухгалтерского и налогового учета. К обязательным документам относятся: приказ о направлении в командировку с указанием цели поездки, авансовый отчет по форме АО-1 или разработанной организацией форме, подтверждающие документы о расходах (билеты, чеки, счета гостиниц, справки).
Авансовый отчет составляется работником в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. К отчету прилагаются оригиналы документов, подтверждающих расходы. Исключение составляют суточные — для них подтверждающие документы не требуются, их размер рассчитывается по количеству дней командировки на основании транспортных билетов. После проверки бухгалтерией авансовый отчет утверждается руководителем и главным бухгалтером, без их подписей документ считается недействительным.
Практический пример оформления проводок
Рассмотрим ситуацию: сотрудник производственного отдела отправлен в командировку на пять дней. Выдан аванс 60 000 рублей. Фактические расходы составили: билеты туда и обратно — 20 000 рублей, проживание в гостинице — 19 000 рублей, суточные по 800 рублей в день (итого 4 000 рублей). Организация является плательщиком НДС.
Проводки:
Дт 71 Кт 51 — 60 000 рублей (выданы средства на командировку)
Дт 20 Кт 71 — 20 000 рублей (списаны затраты на билеты)
Дт 20 Кт 71 — 19 000 рублей (списаны расходы на проживание)
Дт 20 Кт 71 — 3 500 рублей (списаны суточные в пределах нормы: 700 руб. × 5 дней)
Дт 20 Кт 71 — 500 рублей (списаны суточные сверх норм: 100 руб. × 5 дней)
Дт 70 Кт 68.01 — 65 рублей (начислен НДФЛ: 500 руб. × 13%)
Дт 20 Кт 69 — 150 рублей (начислены страховые взносы с сверхнормативных суточных по единому тарифу)
Дт 50 Кт 71 — 17 000 рублей (возвращен остаток аванса в кассу)
Данный пример иллюстрирует типичную схему отражения командировочных расходов в бухгалтерском учете производственной организации.
Грамотное оформление проводок по командировочным расходам обеспечивает корректное отражение затрат в учете, минимизирует налоговые риски и позволяет избежать претензий со стороны контролирующих органов.
Сравните лучшие сервисы и платформы для деловых поездок