Авансовый отчет по командировке в 2026 году: подробное руководство для бухгалтеров и руководителей
Авансовый отчет по командировке — обязательный документ, подтверждающий целевое расходование командировочных средств. Рассмотрим актуальные правила 2026 года, сроки сдачи отчета, необходимые подтверждающие документы и практические примеры заполнения.
Отличия командировочного авансового отчета от обычного
Авансовый отчет на командировку отличается от отчета по хозяйственным расходам жестким сроком сдачи и специфическим составом документов. С 1 сентября 2025 года действует Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2025 года № 501, которое заменило Постановление № 749 от 2008 года. Согласно новому постановлению, сотрудник обязан представить авансовый отчет по командировочным расходам не позднее 3 рабочих дней после возвращения из служебной поездки по России. Это жесткое требование, в отличие от других типов расходов, где организация устанавливает сроки самостоятельно.
Авансовый отчет по служебной командировке содержит только подтверждающие документы, связанные с поездкой: транспортные билеты, счета из гостиниц, чеки за питание и такси. Назначение аванса указывается как «Командировка» либо уточняется город и период.
Как рассчитать и выдать аванс на командировку
Перед направлением сотрудника в командировку организация определяет размер аванса. В расчет входят несколько компонентов.
- Проезд включает стоимость билетов на необходимый транспорт. При расчете авансовой суммы следует ориентироваться на реальные тарифы перевозчиков.
- Проживание вычисляется исходя из количества ночей и установленной компанией нормы расходов на номер.
- Суточные— установленный минимальный размер выплат на день командировки. В 2026 году действуют следующие размеры:
- 700 рублей в день для командировок по России
- 2 500 рублей в день для обычных сотрудников в зарубежных командировках
- 3 500 рублей в день для сотрудников с разъездным характером работы за границей
- 8 480 рублей в день для военнослужащих в ДНР/ЛНР
Эти суммы не облагаются НДФЛ. При однодневной командировке за границу выплачивается не менее 50% суточных.
- Иные расходы— парковка, платные дороги, визовые сборы (если они предусмотрены в Положении о командировках компании).
Счёт придёт бухгалтеру, а реестр поездок в любой момент можно выгрузить в личном кабинете
Всегда на связи в чате и по телефону, ночью и в выходные
Сначала бронируйте, затем пополняйте депозит на нужную сумму
- Скидка 30% на такси до аэропорта, вокзала и обратно
Понятные инструкции, гайды и маршруты для командировки за границей
Билеты на самолет, еда и доставка, такси, отели — в одном месте
Планирование поездок с минимальной затратой времени и ресурсов
- Гайд «6 неочевидных ошибок при оформлении командировок» в подарок
Интеграции с 1С и другими системами, тревел-политики и схемы согласования
Без наценок и скрытых сборов, КПЛ поставщиков, аналитика и отчетность
Авиа- и ж/д-билеты, отели, трансфер, такси, визовая поддержка и др.
- 2 месяца доступа к сервису бесплатно – назовите промокод Trivio24
6 890 руб. в месяц
Чат, e-mail, телефон
Прямые тарифы от авиакомпаний, гостиниц и РЖД
Сроки сдачи авансового отчета и последствия нарушения
Авансовый отчет должен быть сдан в строго определенные сроки: в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки по России. Это означает, что при возвращении в понедельник из командировки отчет необходимо предоставить не позднее четверга.
Если сотрудник не вернул остаток неизрасходованных средств в установленный срок, организация вправе удержать сумму из его заработной платы согласно статье 137-138 Трудового кодекса РФ. Размер удержания по инициативе работодателя не может превышать 20% от заработной платы за месяц, удержание по исполнительному документу может составлять до 50%.
Налоговое последствие: если подотчетный сотрудник не сдал авансовый отчет в срок, налоговые органы могут расценить выданную сумму как доход работника, что потребует начисления НДФЛ по ставке 13% и страховых взносов.
Какие документы нужны к авансовому отчету по командировке
К авансовому отчету на командировку обязательно прилагаются подтверждающие документы по каждой произведенной расходной операции.
Билеты и посадочные талоны:
Основной документ, подтверждающий проезд. Для авиабилетов необходимы маршрутная квитанция электронного билета и посадочный талон. С марта 2024 года для подтверждения авиаперелета достаточно электронного посадочного талона (скачанного из приложения авиакомпании при онлайн-регистрации) вместо бумажного документа с печатями. Электронный посадочный талон имеет полную юридическую силу и подтверждает факт совершения перелета. Для железнодорожных и автобусных билетов достаточно кассового чека или билета.
Чеки за проживание:
Счета из гостиниц с указанием даты заезда, даты выезда и стоимости номера. Счет должен быть оформлен на юридическое лицо или ФИО сотрудника.
Кассовые чеки за питание:
Документы, подтверждающие расходы на еду в командировке.
Примечание:
Если расходы на питание входят в командировочные расходы согласно Положению о командировках, они подтверждаются чеками из ресторанов, кафе и магазинов.
Чеки за такси:
При использовании услуг такси сотрудник должен получить кассовый чек. Если водитель выдал квитанцию вместо чека, это также допустимо. На каждом чеке желательно указать маршрут или направление поездки. Для сервисов типа Yandex Taxi, Uber необходимо предоставить распечатку из приложения с данными поездки.
Билеты на платные дороги:
Чеки из приложения «Автодор — платные дороги» (онлайн-чеки с QR-кодом) при пользовании платными трассами. Возмещение платных дорог производится только если это предусмотрено в Положении о командировках компании.
Счета-фактуры
Необходимы для принятия НДС к вычету. Документы должны содержать счет-фактуру от поставщика, иначе НДС к вычету не принимается.
Командировочное удостоверение — если компания выдает такие документы, они прилагаются к отчету для подтверждения периода командировки.
Как заполнить авансовый отчет по командировке
Шаг 1: Заполнение сотрудником
Сотрудник вписывает свои личные данные: ФИО, должность, табельный номер, структурное подразделение. Указывает назначение аванса — «Командировка» с указанием города и дат.
На обороте отчета перечисляет все подтверждающие документы в хронологическом порядке: проезд, проживание, питание, такси и прочие расходы. Для каждого документа указывает номер, дату, наименование контрагента и сумму.
Подводит итоговую сумму израсходованных средств и рассчитывает остаток или перерасход.
Шаг 2: Заполнение бухгалтером
Бухгалтер проверяет полноту подтверждающих документов и правильность сумм. Заполняет графы с бухгалтерскими счетами: 20 (основное производство), 26 (общехозяйственные расходы) или 44 (расходы на продажу) в зависимости от характера деятельности.
Указывает суммы НДС только если имеется счет-фактура от поставщика, и подписывает отчет.
Шаг 3: Утверждение руководителем
Авансовый отчет передается на подпись руководителю компании,
Организуйте командировки
без лишних затрат
Подберем сервис для автоматизации командировок — бронирование билетов, отелей,
оформление авансовых отчетов, контроль расходов.
Примеры заполнения авансового отчета по командировке
Пример 1: Командировка по России на 4 дня
Менеджер Петров направлен в Москву с 12 по 15 января 2026 года.
Расходы:
- Билеты (туда и обратно): 6 300 рублей
- Проживание (3 ночи): 12 000 рублей
- Суточные (4 дня × 700 рублей): 2 800 рублей
- Итого расходов: 21 100 рублей
К отчету прилагаются: маршрутная квитанция и электронный посадочный талон туда, маршрутная квитанция и посадочный талон обратно, счет из гостиницы.
Проводки: Дт 26 Кт 71 — 21 100 рублей (командировочные расходы).
Пример 2: Расходы на такси в авансовом отчете
Сотрудник использовал такси три раза:
- Аэропорт: 850 рублей (чек)
- Трансфер отеля: 1 200 рублей (чек Yandex Taxi)
- По городу: 650 рублей (чек)
Итого на такси: 2 700 рублей
Проводка: Дт 26 Кт 71 — 2 700 рублей.
Пример 3: Зарубежная командировка на 5 дней (Берлин)
Расходы:
- Авиабилет: 350 EUR (пересчет по курсу ЦБ)
- Проживание (4 ночи): 480 EUR
- Суточные (5 дней × 2 500 RUB для обычного сотрудника): 12 500 RUB
- Питание: 200 EUR
В авансовом отчете указываются суммы в евро и пересчитанные в рубли по курсу ЦБ РФ на дату расхода.
Проводки по авансовому отчету в бухгалтерском учете
Основные проводки:
- Дт 71 Кт 50 (51) — выдан аванс подотчетному лицу
- Дт 20 (26, 44) Кт 71 — отражены командировочные расходы
- Дт 19 Кт 71 — учтен входной НДС (если есть счет-фактура)
- Дт 50 (51) Кт 71 — возврат остатка в кассу или на расчетный счет.
Практические рекомендации
- Помните о жестких сроках: 3 дня для после возвращения из командировки.
- Всегда прилагайте все подтверждающие документы, особенно электронные посадочные талоны вместо бумажных.
- Проверяйте расчет суточных согласно установленным ставкам для 2026 года.
Авансовый отчет по командировке — документ строгого режима, требующий аккуратного оформления и соблюдения сроков.
Сравните лучшие сервисы и платформы для деловых поездок