Журналы по воинскому учету в организации: подробный обзор
Любая организация, ведущая воинский учет сотрудников, обязана иметь полный комплект журналов и книг. Рассказываем, какие журналы нужны, где их скачать и как правильно оформить записи.
Воинский учет в организациях регулируется Положением о воинском учете и Федеральным законом № 53-ФЗ. Для фиксации сведений о военнообязанных сотрудниках и направлениях повесток необходимо вести специальные журналы. В этой статье рассмотрим перечень обязательных форм, расскажем, как оформить журнал направления работников в военкоматы скачать образец, и предложим варианты готовых шаблонов.
Основные требования к журналам по воинскому учету
Для организации учета вводятся следующие документы:
- Журнал регистрации исходящих документов воинского учета — фиксирует все письма и формы, отправленные в военкомат.
- Журнал вручения повесток в военкомат — отражает факт передачи повесток сотрудникам и военкомату.
- Журнал регистрации повесток из военкомата — учитывает все полученные повестки и сроки их вручения.
- Журнал учета листков сообщений (книга учета воинских документов) — хранит сведения о выданных, утерянных или замененных документах.
- Журнал для сверки с военкоматом — служит для сверки локальных данных с воинскими комиссариатами.
Каждый журнал по воинскому учету должен вести ответственный сотрудник кадровой службы. Записи выполняются разборчивым почерком, с указанием даты, номера документа, должности и Ф. И. О. военнообязанного.
Автоматизация под ключ
— экономьте время и ресурсыПолучить консультацию
Подберем CRM, ERP или систему электронного документооборота под ваши задачи.
Оставьте заявку — расскажем о решениях, которые окупятся в первые месяцы использования.
Типовые журналы и их образцы
- Журнал направления работников в военкоматы
| № | Дата | Ф.И.О. сотрудника | Табельный № | Подразделение | Основание (приказ/заявление) | Подпись получателя |
| 1 | 10.01.25 | Иванов И.И. | 025 | Отдел продаж | Приказ № 5 | Иванов И.И. |
| 2 | 12.01.25 | Петров П.П. | 046 | Бухгалтерия | Заявление сотрудника | Петров П.П. |
| 3 | 15.01.25 | Сидоров С.С. | 031 | Логистика | Приказ № 7 | Сидоров С.С. |
- Журнал регистрации повесток из военкомата
| № | Дата получения | Номер повестки | Ф.И.О. сотрудника | Срок явки | Дата вручения | Подпись сотрудника |
| 1 | 05.01.25 | 12/ВК-01 | Иванов И.И. | 10.01.25 | 06.01.25 | Иванов И.И. |
| 2 | 08.01.25 | 15/ВК-02 | Петров П.П. | 14.01.25 | 09.01.25 | Петров П.П. |
| 3 | 20.01.25 | 23/ВК-05 | Кузнецов А.А. | 25.01.25 | 21.01.25 | Кузнецов А.А. |
- Журнал вручения повесток в военкомат
| № | Дата выдачи | Ф.И.О. сотрудника | Номер повестки | Дата направления | Способ доставки | Подпись военкомата |
| 1 | 06.01.25 | Иванов И.И. | 12/ВК-01 | 06.01.25 | Лично | Петров В.В. |
| 2 | 09.01.25 | Петров П.П. | 15/ВК-02 | 09.01.25 | Почта | Сидоров К.К. |
| 3 | 21.01.25 | Кузнецов А.А. | 23/ВК-05 | 21.01.25 | Лично | Иванова Н.Н. |
- Журнал учёта листков сообщений
| № | Дата получения | Номер листка | Ф.И.О. сотрудника | Дата вручения | Отметка о явке | Подпись сотрудника |
| 1 | 07.01.25 | ЛС-34 | Иванов И.И. | 08.01.25 | Явился | Иванов И.И. |
| 2 | 11.01.25 | ЛС-38 | Петров П.П. | 12.01.25 | Не явился | — |
| 3 | 14.01.25 | ЛС-42 | Сидоров С.С. | 15.01.25 | Явился | Сидоров С.С. |
- Журнал регистрации исходящих документов воинского учёта
| № | Дата отправки | Вид документа | Отправитель | Способ доставки | Исх. № | Отметка военкомата |
| 1 | 12.01.25 | Список военнообязанных (февр.) | Иванова А.В. | Почта (заказное) | 13–ОИ | 15.01.25, подп. |
| 2 | 20.02.25 | Справка о сотрудниках | Петров С.Б. | Лично | 27–ОИ | 22.02.25, подп. |
| 3 | 05.03.25 | Уведомление об изменении данных | Иванова А.В. | Электронно (ЭЦП) | 05–ЭО | 06.03.25, подп. |
- Журнал для сверки с военкоматом
| № | Квартал | Дата отправки | Список сотрудников | Полученный ответ (дата) | Различия/примечания |
| 1 | I квартал | 01.04.25 | 45 человек | 10.04.25 | Нет |
| 2 | II квартал | 01.07.25 | 47 человек | 08.07.25 | +2 человека |
| 3 | III квартал | 01.10.25 | 50 человек | 09.10.25 | −1 человек |
Эти таблицы помогут кадровикам быстро организовать учёт военнообязанных сотрудников и обеспечить прозрачность взаимодействия с военкоматом.
Практические рекомендации
- Выберите формат учета. Если штат сотрудников до 50 человек, оптимально использовать единый журнал по воинскому учету в организации. Для крупных предприятий лучше разделить на несколько бланков по видам записей.
- Шаблоны и их корректировка. При скачивании журнала направления работников в военкоматы скачать из интернета адаптируйте поля под внутренний учет: добавьте колонку «Примечание» для особых случаев.
- Ответственный за учет. Назначьте конкретного сотрудника кадровой службы, оформите локальным приказом. В его должностных обязанностях должно быть зафиксировано ведение журнала регистрации повесток из военкомата.
- Проверка и сверка. Регулярно используйте журнал для сверки с военкоматом: раз в квартал отправляйте актуальные данные и сверяйте полученные ответы.
- Хранение и безопасность. Бумажные журналы хранятся в кадровом отделе под замком. Электронные файлы — на защищенном сервере с ограниченным доступом.
Журналы по воинскому учету в организации — это не формальность, а гарантия исполненной обязанности перед военкоматом и государством. Использование готовых образцов позволяет ускорить настройку кадрового документооборота, а регулярные сверки с военкоматом минимизируют риски ненадлежащего учета. При внедрении системы учета важно четко распределить ответственность, обеспечить сохранность документов и контролировать сроки.