Справка СТД-Р в 2026 году: инструкция для работодателя и сотрудника

Цифровизация кадрового учета, начавшаяся несколько лет назад, к 2026 году стала абсолютной нормой. Понятие «электронная трудовая книжка СТД-Р» уже не вызывает удивления, однако путаница с аббревиатурами и правилами выдачи документов все еще случается. Для бизнеса важно понимать, что этот документ — не просто справка, а юридически значимое подтверждение стажа работника в конкретной организации.

Что скрывается за аббревиатурой и кому нужен документ

Для начала разберемся, как расшифровывается СТД-Р. Это «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работодателем». Форма была утверждена приказом Минтруда и за последние годы претерпела лишь косметические изменения, связанные с объединением фондов в СФР.

Главное правило 2026 года остается неизменным: справка СТД-Р формируется и выдается только тем сотрудникам, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки в пользу электронной (ЭТК). Если человек сохранил «бумагу», работодатель продолжает вносить записи туда, и выдавать ему цифровую выписку не обязан (хотя и может по просьбе).

Документ содержит информацию исключительно о периоде работы в вашей компании. Сведения о предыдущих местах работы в этот отчет СТД-Р не попадают.

Два случая, когда выдача обязательна

Законодательство (ст. 66.1 ТК РФ) предусматривает всего две ситуации, когда бухгалтерия или отдел кадров должны сформировать этот документ:

1. По запросу работника. Сотрудник имеет право в любой момент запросить сведения о своем стаже. Срок подачи персонифицированных сведений (а точнее, выдачи справки) в этом случае — не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления.
2. При расторжении трудового договора. Выдача СТД-Р при увольнении происходит автоматически, без заявлений, в последний рабочий день. Если сотрудник перешел на ЭТК, эта справка заменяет ему выдачу бумажной трудовой книжки на руки.

Важно: Если в день увольнения выдать справку невозможно (сотрудник отсутствует или отказывается ее брать), работодатель обязан отправить ее заказным письмом с уведомлением. Это снимет с компании ответственность за задержку документов.

Где взять бланк и как он выглядит

Визуально форма СТД-Р напоминает старую форму СЗВ-ТД, которую мы сдавали в пенсионный фонд, но с другим заголовком и структурой.

Многие ищут, где взять справку СТД-Р в готовом виде. Если вы работодатель, то документ формируется в вашей учетной программе (например, 1C:ЗУП, доступна в разделе «Электронные трудовые книжки». Программа автоматически подтягивает данные из кадровых документов). Если программы нет, можно скачать бланк формы СТД-Р в формате Excel или Word на правовых порталах или сайте СФР. Главное — следить за актуальностью редакции бланка (действует приказ Минтруда № 713н).

Для тех, кто хочет свериться перед заполнением, в интернете легко найти справку СТД-Р образец, но будьте внимательны к кодам выполняемой функции — они должны соответствовать Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ).

Инструкция по заполнению: пошаговый алгоритм

Чтобы понять, как заполнить персонифицированные сведения в формате СТД-Р, нужно пройтись по основным блокам:

1. Сведения о работодателе. Указывается регистрационный номер в СФР, ИНН и КПП.
2. Сведения о работнике. Стандартные данные: ФИО, дата рождения, СНИЛС.
3. Табличная часть. Здесь отражаются кадровые мероприятия:
   • Прием на работу;
   • Перевод на другую постоянную работу;
   • Переименование работодателя;
   • Установление (присвоение) второй профессии или квалификации;
   • Увольнение.

В графе «Дата» указывается точная дата события, а в графе «Основание» — реквизиты приказа (номер и дата). Особое внимание уделите графе с причиной увольнения — формулировка должна слово в слово повторять запись в приказе и статью ТК РФ. Без сокращений.

Образец заполнения СТД-Р всегда предполагает хронологический порядок записей.

Пример заполнения справки СТД-Р (Образец 2026)

Для наглядности разберем конкретную ситуацию. Менеджер Петров И.С. увольняется из ООО «ТехноСтрой» 15 января 2026 года. В справке СТД-Р работодатель обязан отразить все кадровые события, произошедшие с сотрудником в этой компании (прием, переводы, увольнение).

Вводные данные:

• Работодатель: ООО «ТехноСтрой», ИНН 7700000000, КПП 770101001.
• Регистрационный номер в СФР: 123-456-78900.
• Работник: Петров Иван Сергеевич, СНИЛС 111-222-333 44.
• Дата выдачи: 15.01.2026.

Табличная часть формы СТД-Р будет выглядеть следующим образом:

На что обратить внимание в образце:

1. Графа 3 (Мероприятие):Все названия событий пишутся заглавными буквами (ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ).
2. Графа 5 (Код по ОКЗ):Обязательно заполняется в формате «XXXX.X» (например, 1221.4 для руководителей служб). Код берется из Классификатора занятий, а не придумывается произвольно.
3. Графа 6 (Причина):Запись об увольнении вносится полностью, без сокращений («ТК РФ» вместо «Трудового кодекса» писать нельзя, хотя многие допускают эту ошибку).
4. Подпись: Документ подписывает руководитель или кадровик по доверенности, ставится печать организации (если компания от нее не отказалась официально).