Смена фамилии в трудовой книжке: пошаговое руководство

Изменение личных данных работника требует актуализации всех официальных документов. Рассказываем, как внести запись в трудовой о смене фамилии, какие документы потребуются, процедуры для бумажных и электронных форматов и как избежать ошибок при оформлении.

Отложенная загрузка рекламы

Правовые основания изменения персональных данных

Право гражданина на изменение своего имени закреплено в части 2 статьи 19 Гражданского кодекса Российской Федерации. Согласно закону, любой совершеннолетний гражданин может изменить свою фамилию в порядке, установленном органами ЗАГС. Перемена имени не влечет прекращение или изменение прав и обязанностей, которые были приобретены под прежним именем.

Смена фамилии часто происходит при вступлении в брак или его расторжении. Согласно статье 32 Семейного кодекса РФ, перемена фамилии для женщины при браке не является обязательной — это её личное решение. Гражданин также может изменить фамилию самостоятельно, обратившись в органы ЗАГС.

После получения свидетельства об изменении фамилии работодатель обязан актуализировать сведения в трудовой книжке. Порядок регламентируется Приказом Министерства труда России № 320н от 19 мая 2021 года.

Документы для внесения изменений в трудовую книжку

Любые поправки вносятся исключительно на основании подтверждающих документов. Кадровый работник не имеет права вносить изменения без официального основания.

Для внесения записи об изменении фамилии требуется один из следующих документов:

Свидетельство о регистрации брака— используется, когда работник меняет фамилию при вступлении в брак.
Свидетельство о расторжении брака— на основании данного документа можно вернуть прежнюю фамилию или установить иную.
Свидетельство об изменении фамилии— выдается органами ЗАГС при самостоятельной инициации смены фамилии.
Паспорт с новой фамилией— служит дополнительным подтверждением наряду с другими документами.

Работник должен предоставить оригинал документа в отдел кадров. Кадровый специалист на его основе вносит запись в трудовую книжку.

Процедура актуализации титульного листа

Титульный лист трудовой книжки содержит персональные данные работника: фамилию, имя, отчество, дату рождения. Именно здесь в первую очередь отражается изменение фамилии.

На титульном листе допускается исправление путем зачеркивания неверной записи одной тонкой чертой так, чтобы старая информация оставалась читаемой. После зачеркивания прежней фамилии в соответствующую строку вписывается новая фамилия полностью. Запись должна быть аккуратной и разборчивой. На самом титульном листе печать и подпись не ставятся.

Информация о факте изменения фамилии с полными реквизитами подтверждающего документа указывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки. На внутренней стороне обложки (или на последней странице обложки, если нет места) вносится ссылка на документ, которая заверяется подписью работодателя или специально уполномоченного лица и печатью организации (при наличии печати).

Исправление ошибок в разделах о работе

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачеркивание недопустимо. Если фамилия записана неправильно в этих разделах, применяется процедура признания записи недействительной.

Новая строка заполняется следующим образом:

Графа 1: порядковый номер новой записи (последовательно по порядку)
Графа 2: текущая дата в формате ХХ.ХХ.ХХХХ
Графа 3: текст: «Запись № (номер ошибочной записи) считать недействительной»
Графа 4: реквизиты документа, подтверждающего необходимость исправления (служебная записка, приказ, акт проверки)

Сразу же после этого на следующей строке вносится правильная информация с новой фамилией. Записи должны быть аккуратны, разборчивы, без сокращений. Все исправления в разделах о работе заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (если печать используется).

Автоматизация под ключ
— экономьте время и ресурсы
Получить консультацию

Подберем CRM, ERP или систему электронного документооборота под ваши задачи.

Оставьте заявку — расскажем о решениях, которые окупятся в первые месяцы использования.

Электронные трудовые книжки

С 1 января 2020 года в России функционирует система электронных трудовых книжек, которые ведутся параллельно с бумажными (если работник этого не отклонил). Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности, которые хранит Социальный фонд России (СФР) в электронном виде.

Если работник не подал письменное заявление о выборе формата трудовой книжки, работодателю необходимо продолжать вести его бумажную трудовую книжку и одновременно подавать отчет ЕФС-1 в СФР о сведениях о трудовой деятельности. Это означает, что бумажные трудовые книжки сохраняют юридическую силу и ведутся параллельно с электронными.

Для новых сотрудников, начинающих трудовую деятельность после 1 января 2021 года без предыдущего трудового стажа: бумажная трудовая книжка не оформляется, и ведется только электронная форма.

Важно

Все процедуры: внесение записей об изменении фамилии, признание записей недействительными, исправление ошибок — полностью применяются к бумажным трудовым книжкам.

Для электронных трудовых книжек все сведения передаются работодателем в СФР по форме ЕФС-1.

Ответственность за ненадлежащее ведение

Неправильное оформление записей влечет ответственность работодателя. Согласно КоАП РФ, штрафы за нарушение порядка ведения трудовых книжек составляют:

от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц,
от 30 000 до 50 000 рублей для организаций. Кроме того, ошибки в трудовой книжке могут стать основанием судебных споров с работником, особенно если это влияет на подтверждение трудового стажа.

Практические рекомендации для работодателя

Специалистам кадровых служб рекомендуется следовать четкому алгоритму:

Проверить наличие подтверждающего документа (оригинал свидетельства о браке, расторжении брака или перемене имени).
Уточнить, ведет ли организация для сотрудника бумажную трудовую книжку (проверить наличие соответствующего заявления от работника).
Одновременно обновить данные в бумажной трудовой (если она ведется) и направить сведения в СФР по форме ЕФС-1.
Обновить все остальные кадровые документы: личную карточку формы Т-2, трудовой договор, локальные нормативные акты.
При наличии ошибок в разделах о работе внести запись о недействительности не позднее 5 рабочих днейпосле выявления ошибки (это требование касается всех записей, кроме записи о приеме на работу, которая вносится со второго дня работы).

Образец внесения записи об изменении фамилии

1 Пример:

Работница ООО «Альфа» Смирнова Ирина Сергеевна вышла замуж и изменила фамилию на Козлова. Порядок действий:

На титульном листе:

Одной тонкой чертой зачеркнуть прежнюю фамилию «Смирнова» так, чтобы она оставалась читаемой
Рядом в той же строке вписать новую фамилию «Козлова» полностью
Запись должна быть аккуратной и разборчивой
На титульном листе печать и подпись не ставятся

На внутренней стороне обложки:

Написать следующую ссылку на документ:

«Фамилия изменена на основании свидетельства о регистрации брака серия V-МЮ № 996476, выданного Московским отделом ЗАГС 10.05.2025»

___________________ (подпись)
Иванов И.И., начальник отдела кадров

Печать организации

Если в разделе о работе присутствуют записи на старую фамилию, они не требуют исправления, поскольку полная информация (включая новую фамилию) содержится на титульном листе.

2 Пример

Ситуация: При первичном оформлении трудовой книжки была допущена ошибка — фамилию написали «Козловой» вместо «Козлова» в разделе «Сведения о работе», строка 3.

Порядок исправления:

В следующей свободной строке (в данном случае — строка 4) внести следующую информацию об аннулировании ошибочной записи:

Графа 1 (Порядковый номер): 4
Графа 2 (Дата внесения записи): 07.11.2025 (дата исправления)
Графа 3 (Содержание записи): «Запись № 3 считать недействительной»
Графа 4 (Реквизиты документа): «Служебная записка от 07.11.2025»

Затем на следующей строке (строка 5) вносится исправленная правильная запись:

Графа 1: 5
Графа 2: 07.11.2025 (та же дата, что и признание недействительности)
Графа 3: «Прием на работу на должность менеджера» (это же содержание, что было в ошибочной записи 3, но с правильной фамилией в данных работника)
Графа 4: «Приказ от 15.01.2024 № 5» (это те же реквизиты, что и были в исходной ошибочной записи 3)

Все записи в разделе «Сведения о работе» заверяются подписью и печатью (если есть).

Правильный визуальный пример для трудовой книжки:

Раздел «Сведения о работе»

Номер | Дата | Содержание записи | Реквизиты документа

——|———-|——————————————-|——————-

1 | 15.01.24 | Прием на работу на должность менеджера | Приказ от 15.01.24 № 5

2 | 01.06.24 | Перевод на должность ст. менеджера | Приказ от 01.06.24 № 18

3 | 10.03.24 | (ошибочно: «Козловой» вместо «Козлова») | Приказ от 15.01.24 № 5

4 | 07.11.25 | Запись № 3 считать недействительной | Служебная записка от 07.11.25

5 | 07.11.25 | Прием на работу на должность менеджера | Приказ от 15.01.24 № 5

___________________ (подпись) Иванов И.И., начальник отдела кадров ООО «Альфа» [ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ]