Штатное расписание: как правильно составить и утвердить в 2026 году

В 2026 году произошло значительное изменение в законодательстве: вступает в силу новый классификатор профессий ОКПДТР ОК 016-2025, который требует пересмотра штатных расписаний. В этой статье разберёмся, как правильно составить и утвердить штатное расписание, какие формы использовать, как обновить должности по новому классификатору.

Отложенная загрузка рекламы

Штатное расписание – это основной кадровый документ, который отражает структуру компании, численность сотрудников и их должности. В 2026 году произошло значительное изменение: с 1 января вступает в силу новый классификатор профессий ОКПДТР ОК 016-2025, который требует пересмотра штатных расписаний, особенно для должностей с льготами и вредными условиями труда.

Зачем нужно штатное расписание организации

Штатное расписание выполняет несколько ключевых функций:

Планирование персонала. Показывает необходимые должности и численность сотрудников по каждой позиции.
Контроль затрат на оплату труда. Содержит оклады и надбавки, что помогает прогнозировать фонд оплаты труда.
Юридическое основание для приёма и увольнения. Хотя ТК РФ не требует конкретную форму, на практике штатное расписание — обязательный стандарт при проверках инспекциями.
Отчётность перед контролирующими органами. Инспекции (ГИТ, ФСС, ПФР) используют его для проверки численности и должностной структуры.

Форма и оформление штатного расписания

Работодатели могут использовать форму Т-3 как основу или разработать собственный бланк, утверждённый приказом руководителя. Унифицированные формы не обязательны, но удобны. Бланк содержит:

Наименование подразделения
Должность
Количество штатных единиц
Оклад (ставка)
Примечания

Как составить штатное расписание: пошагово

Шаг 1. Подготовка данных
Соберите сведения о текущей структуре: отделы, должности, нагрузка сотрудников.

Шаг 2. Заполнение формы
Указывайте подразделение. Должность — особое внимание требуется должностям с льготами и компенсациями (вредные условия труда, досрочная пенсия, дополнительный отпуск, выдача средств защиты): их названия должны точно соответствовать новому классификатору ОКПДТР ОК 016-2025. Для остальных должностей работодатель может использовать привычные наименования, если они соответствуют трудовым функциям и не противоречат профстандартам. Количество ставок (можно дробить на неполный день). Размер оклада и сумма выплат — месячная заработная плата при полной отработке часов должна быть не ниже МРОТ 27 093 ₽ в 2026 году; сам оклад может быть ниже этого размера, если работодатель предусмотрел ежемесячные надбавки, доплаты или регулярные премии, которые в сумме с окладом дают не менее МРОТ. Примечания (особые условия, льготы, требования к СИЗ).

Шаг 3. Утверждение приказом
Руководитель утверждает список приказом. Штатное расписание 2026 года обновляется обычно в конце 2025 или начале 2026 года, но при изменении структуры — в любое время.

Автоматизация под ключ
— экономьте время и ресурсы

Подберем CRM, ERP или систему электронного документооборота под ваши задачи.

Оставьте заявку — расскажем о решениях, которые окупятся в первые месяцы использования.

Критические изменения в 2026 году

Новый классификатор ОКПДТР ОК 016-2025

С 1 января действует обновлённый классификатор, который заменяет ОК 016-94 (30 лет использования). Ключевые изменения:

Новые коды: вместо буквенно-цифровых кодов используются шестизначные (первая цифра — категория: 1 = рабочий, 2 = служащий)
Новые должности: добавлены специальности (оператор дронов, инженер по кибербезопасности, веб-разработчик, аналитик данных)
Обновлены требования к квалификации в соответствии с профстандартами

Важно: Должности с вредными условиями (список № 1), тяжелыми условиями (список № 2), льготами и досрочной пенсией требуют особой проверки и соответствия классификатору. Неправильная классификация лишит работников льгот и вызовет штрафы ГИТ.

Что делать:

Провести аудит всех должностей и особенно тех, по которым предусмотрены льготы
Найти соответствия в новом классификаторе (в правовых системах, на сайте Минтруда)
Обновить трудовые договоры (дополнительные соглашения с письменным согласием)
Обновить должностные инструкции и локальные акты об оплате
Синхронизировать коды в системах учета (1С, ЕФС-1)

Обновление МРОТ

С 1 января МРОТ составляет 27 093 рублей. Все сотрудники, полностью отработавшие месячную норму часов, должны получить не менее этой суммы с учётом всех выплат. Если оклад менее МРОТ, работодатель должен установить доплату, надбавку или ежемесячную премию для достижения этого минимума.

Практические рекомендации

Выбор формы документа. Форму Т-3 можно найти в правовых системах (Консультант+, Гарант), сервисах кадрового учета (1С:Зарплата и управление персоналом), на профессиональных порталах. Или разработайте собственный бланк приказом.

Хранение. Штатное расписание хранится на постоянной основе в соответствии с Приказом Росархива № 236 — это историческая документация организации.

Согласование. Если действует коллективный договор, согласуйте штатное расписание с профсоюзом.

Интеграция в системы. Загружайте в ERP для автоматического формирования отчётов (ЕФС-1, налоговые декларации). При внедрении нового классификатора убедитесь в корректности кодирования.

Регулярная актуализация. При реорганизации, изменении штата или внедрении новых должностей обновляйте документ.

Ответы на частые вопросы

Как часто утверждается штатное расписание?
Обычно раз в год, но при изменении структуры — в любое время. На 2026 год рекомендуется пересмотр в связи с новым классификатором.

Сколько хранится штатное расписание?
На постоянной основе согласно архивному законодательству.

Где скачать форму Т-3?
В правовых системах, сервисах 1С, на профпорталах или разработайте собственный бланк.

Какие должности обязательно привести в соответствие с новым классификатором?
Должности, по которым предусмотрены льготы, компенсации или ограничения (вредные условия, досрочная пенсия, дополнительный отпуск, СИЗ, обязательные медосмотры). Для остальных — рекомендуется, но не обязательно.

Что если не обновить?
Штрафы ГИТ (до 200 000 ₽), лишение работников льгот и компенсаций, проблемы с отчетностью, трудовые споры.

Штатное расписание — ключевой кадровый документ. В 2026 году его пересмотр критичен в связи с новым классификатором ОКПДТР. Проведите аудит должностей (особенно с льготами), обновите МРОТ до 27 093 ₽, синхронизируйте коды в учетных системах. Используйте форму Т-3 или собственный бланк, регулярно актуализируйте данные и храните на постоянной основе. Это не просто формальность, а инструмент эффективного управления персоналом и защиты от штрафов контролирующих органов.