Приказ об утверждении графика отпусков: практическое руководство для бизнеса

Почему важно издавать приказ о графике отпусков

1. Законность и ответственность
   Любая организация обязана заранее спланировать отпуска сотрудников, чтобы обеспечить непрерывность работы и соблюсти права работников. Приказ по графику отпусков образец которого можно адаптировать под любую компанию, подтверждает факт утверждения документа уполномоченным лицом.
2. Прозрачность планирования
   Когда сотрудники видят, что отпуск утверждён официальным распоряжением, снижается число споров по датам и длительности.
3. Контроль исполнения
   Приказ о предоставлении графика отпусков позволяет кадровой службе вовремя отследить начало и конец каждого отпуска, что важно для расчёта заработной платы и замены персонала.

Законодательная база и сроки издания

Согласно статье 123 ТК РФ работодатель должен утвердить график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года. На практике этот срок часто сдвигается в конце декабря, поэтому издаётся приказ о составлении графика отпусков уже в ноябре–декабре предыдущего года.

• Приказ о создании графика отпусков служит сигналом для всех подразделений подготовить предложения по желаемым датам отпуска.
• Приказ о подготовке графика отпусков оформляется после сбора заявлений от сотрудников.

Структура приказа об утверждении графика отпусков

Приказ об утверждении графика отпусков обычно содержит следующие разделы:

• Шапка (организация, номер, дата)
• «Об утверждении» — формулировка решения
• Приложение: таблица с датами отпусков
• Ответственные лица (ответственный за кадровый учёт)
• Подписи руководителя и кадровика

Совет: используйте унифицированную форму Т-7 или разработайте локальный образец, адаптировав колонки под специфику компании.

Практические рекомендации по оформлению

1. Сбор заявлений
   Распространите уведомление о сроках подачи заявлений не позднее 15 ноября. Это позволит своевременно издать приказ о составлении графика отпусков и избежать задержек.
2. Согласование с руководителями подразделений
   Перед финальным утверждением проведите совещание с руководителями отделов, чтобы проверить загруженность ключевых сотрудников.
3. Учет производственного календаря
   Укажите в таблице графика нерабочие праздничные дни и учтите возможность дробления отпуска. Это особенно важно для специалистов, чья работа ведётся по сменному графику.
4. Документальный контроль
   Храните все подписанные копии заявлений и сам приказ в электронном кадровом деле. Сделайте отметки о вручении приказа сотрудникам под роспись.

Пример 1. Приказ об утверждении формы графика отпусков

ООО «Пример»  

Приказ № 123 от «20» декабря 2025 г.  

Об утверждении формы графика отпусков

1. Утвердить форму графика отпусков по приложению.  
2. Ответственному за кадровый учёт Иванову И.И. разместить график на информационной доске и в электронной системе кадров.
3. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на директора по персоналу Петрову П.П.

Генеральный директор ___________/Сидоров/

Пример 2. Приказ о составлении графика отпусков

ООО «Пример»  

Приказ № 124 от «15» ноября 2025 г.  

О подготовке графика отпусков

1. Подразделениям в срок до 30 ноября 2025 г. представлять в отдел кадров предложения по датам отпуска.  
2. Отделу кадров подготовить и представить на утверждение проект графика отпусков не позднее 10 декабря 2025 г.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор ___________/Сидоров/

Ответы на ключевые вопросы

Нужен ли приказ на график отпусков?
Да. Без официального распоряжения график не считается утверждённым, что может привести к спорам и штрафам со стороны трудовой инспекции.

Обязательно ли утверждать график приказом?
Обязательно. ТК РФ требует документально фиксировать даты отпусков через распоряжение работодателя.

Правильное оформление приказа об утверждении графика отпусков — ключевое условие законного и прозрачного планирования отпусков в компании. Следуя практическим рекомендациям, вы сможете избежать ошибок и обеспечить своевременный выход сотрудников в отпуск без конфликтов и рисков со стороны контролирующих органов.