Как в ЕФС-1 отразить неполный рабочий день

Новые требования к отчетности: что изменилось

С 1 января 2024 года в законодательство внесены важные изменения, касающиеся отражения неполного рабочего времени в отчетности перед Социальным фондом России. Теперь при переводе работника на сокращенный график работодатель должен не только оформить кадровые документы, но и своевременно уведомить СФР через форму ЕФС-1.

Ключевое нововведение заключается в том, что изменение режима рабочего времени официально признано кадровым мероприятием, требующим обязательного отражения в персонифицированной отчетности. Это означает, что игнорировать данную обязанность работодатели больше не могут — за несоблюдение сроков предусмотрены административные штрафы.

Важно понимать разницу между установлением неполного времени при приеме и переводом уже работающего сотрудника. В первом случае информация указывается в момент трудоустройства, во втором — требуется подача дополнительных сведений с мероприятием «ПЕРЕВОД».

Когда необходимо подавать ЕФС-1 при неполном рабочем времени

Обязанность предоставления сведений возникает в следующих ситуациях:

При приеме нового сотрудника на условиях неполного времени работодатель указывает соответствующие коды уже в первоначальном отчете. Срок подачи — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме.

При переводе действующего работника на сокращенный график требуется подача подраздела 1.1 с мероприятием «ПЕРЕВОД». Это касается как переводов по инициативе сотрудника, так и по решению работодателя при соблюдении необходимых процедур согласования.

При временном установлении неполного времени также необходимо дважды подавать сведения: при переводе на сокращенный график и при возврате к полному рабочему дню.

Следует отметить, что для совместителей ситуация особая. Несмотря на то, что они по закону не могут работать более 4 часов в день, коды неполного рабочего времени в их отношении не применяются. Факт совместительства отражается через специальные коды в графе 5 формы.

Специальные коды для неполного рабочего времени

В форме ЕФС-1 предусмотрены два основных кода для обозначения различных режимов сокращенного времени:

Код «НЕПД» используется при установлении неполного рабочего дня. Это означает, что сотрудник работает меньше стандартных 8 часов в день при сохранении пятидневной рабочей недели. Например, режим работы с 9:00 до 13:00 с понедельника по пятницу.

Код «НЕПН» применяется для неполной рабочей недели. В этом случае сокращается количество рабочих дней при сохранении стандартной продолжительности рабочего дня. К примеру, работа в режиме трех дней в неделю по 8 часов.

При комбинированном режиме, когда сокращены и рабочий день, и количество рабочих дней в неделе, приоритет отдается коду «НЕПД». Это важная особенность заполнения, которую необходимо учитывать кадровым специалистам.

Коды указываются в графе 6 «Код выполняемой функции» подраздела 1.1 формы ЕФС-1. Одновременно с кодами неполного времени обязательно указывается код по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ), соответствующий должности работника.

Пошаговый алгоритм заполнения отчета

Подготовительный этап

Прежде чем приступать к заполнению формы ЕФС-1, необходимо правильно оформить кадровые документы. Обязательными документами являются:

• Заявление работника о переводе на неполное время (при переводе по инициативе сотрудника)
• Приказ работодателя об изменении режима работы
• Дополнительное соглашение к трудовому договору

Дополнительное соглашение должно содержать точные параметры нового режима работы: продолжительность рабочего дня или недели, время начала и окончания работы, рабочие и выходные дни, порядок оплаты труда пропорционально отработанному времени.

Заполнение формы ЕФС-1

В подразделе 1.1 формы необходимо указать:

Графа 2: Дату события — день, с которого вступает в силу новый режим работы согласно приказу работодателя.

Графа 3: Вид кадрового мероприятия — «ПЕРЕВОД» для действующих сотрудников или «ПРИЕМ» для новых работников.

Графа 5: Должность, специальность или профессию в соответствии с трудовым договором и штатным расписанием.

Графа 6: Код выполняемой функции — «НЕПД» для неполного рабочего дня или «НЕПН» для неполной рабочей недели, а также код ОКЗ через разделитель.

Графы 8-10: Реквизиты документа-основания — наименование (обычно «Приказ»), дату и номер приказа о переводе.

Важные сроки подачи отчетности

Соблюдение сроков подачи сведений критически важно для избежания административной ответственности. Основные временные рамки:

При переводе на неполное время сведения подаются не позднее 25 числа месяца, следующего за тем, в котором произошло кадровое событие. Например, если перевод оформлен 15 мая 2025 года, отчет необходимо подать до 25 июня 2025 года включительно.

Для новых сотрудников, принимаемых на условиях неполного времени, действует более жесткий срок — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме.

При нарушении установленных сроков работодателю грозит административный штраф в размере 500 рублей за каждого работника, по которому несвоевременно поданы или поданы с ошибками сведения. Дополнительно могут быть оштрафованы должностные лица на сумму от 300 до 500 рублей.