График отпусков в 1С 8.3 ЗУП: подробная инструкция по созданию и ведению

Планирование отпусков сотрудников — важная задача любой организации, требующая соблюдения норм трудового законодательства РФ. Согласно статье 123 ТК РФ, работодатель обязан составлять и утверждать график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Для эффективного решения этой задачи программа 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) предоставляет удобные инструменты создания и ведения графиков отпусков.

Обязательность составления графиков отпусков

График отпусков является обязательным локальным нормативным актом для всех работодателей, имеющих наемных сотрудников. Исключение составляют только микропредприятия, которые могут заменить график письменным соглашением с работником.

За отсутствие утвержденного графика или его несоблюдение работодателю грозят административные штрафы:

• для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей при первом нарушении
• для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей

При повторных нарушениях размер штрафов увеличивается в два раза.

Где найти графики отпусков в 1С ЗУП

Чтобы посмотреть или создать график отпусков в программе 1С 8.3 ЗУП, необходимо перейти в раздел «Кадры» и выбрать пункт «Графики, переносы отпусков». Альтернативный путь — через раздел «Кадры» → «Все кадровые документы».

В журнале документов вы увидите все ранее созданные графики отпусков. Здесь же можно просмотреть их статус и внести необходимые изменения.

Создание графика отпусков в 1С ЗУП пошагово

Шаг 1. Создание нового документа

Нажмите кнопку «Создать» в верхней части окна и выберите документ «График отпусков». В поле «Дата» укажите дату регистрации документа — по умолчанию система подставляет текущую дату.

Шаг 2. Формирование списка сотрудников

Для заполнения графика воспользуйтесь кнопкой «Подбор» или «Добавить». При использовании функции подбора откроется список всех сотрудников организации.

Если нужно создать график для конкретного подразделения, переключите «Вид списка» на «По подразделениям». Выделите нужное подразделение, отметьте всех сотрудников комбинацией клавиш Ctrl+A и нажмите «Выбрать».

Шаг 3. Заполнение периодов отпуска

В таблице автоматически заполнится столбец «Вид отпуска» на основании данных из документов о приеме на работу. Для каждого сотрудника укажите:

• «Начало» — дату начала отпуска
• «Окончание» — дату окончания отпуска, либо
• «Кол-во дн.» — количество дней отпуска (дата окончания рассчитается автоматически)

Шаг 4. Сохранение и проведение документа

После заполнения всех данных нажмите «Записать» и «Провести». Документ будет сохранен в базе данных и станет доступным для формирования печатных форм.

Работа с печатной формой Т-7

Для формирования официального документа нажмите кнопку «График отпусков (Т-7)». Откроется унифицированная форма, которую необходимо распечатать и утвердить у руководителя организации.

Форма Т-7 содержит все необходимые реквизиты:

• наименование организации и ОКПО
• период действия графика
• таблицу с данными сотрудников
• поля для согласования с профсоюзом и утверждения руководителем

Особенности заполнения графика отпусков

Разделение отпуска на части

Согласно статье 125 ТК РФ, основной отпуск можно разделять на части при условии, что одна из них составляет не менее 14 календарных дней. В графике это отражается добавлением нескольких строк для одного сотрудника с указанием периодов и количества дней для каждой части.

Общий период отпуска

В настройках программы можно включить опцию «Использовать общий период отпуска в документах». Это упростит заполнение графика для сотрудников с несколькими видами отпусков — система автоматически распределит дни между основным и дополнительными отпусками.

Загрузка данных из файла

Программа позволяет загружать данные для графика из внешнего файла через кнопку «Загрузить из файла». Это удобно при работе с большим количеством сотрудников или при переносе данных из других систем.

Оформление отпусков на основании графика

Из созданного графика можно напрямую оформлять документы на отпуск. В графе «Фактический отпуск» появляются ссылки «Оформить отпуск» и «Оформить перенос». При нажатии на соответствующую ссылку система автоматически создает и заполняет документ «Отпуск» с данными из графика.

Контроль исполнения графика отпусков

В нижней части документа система отображает информационные сообщения о статусе исполнения графика:

• «Не все отпуска отражены в кадровом учете» — если есть неоформленные отпуска
• «Все отпуска отражены в учете» — когда все запланированные отпуска оформлены документально

Также доступна ссылка «Остатки отпусков», которая позволяет проверить соответствие запланированных дней фактическим остаткам.

Практические рекомендации

1. Планируйте заранее: Составляйте график на 2025 год до 17 декабря 2024 года в соответствии с требованиями ТК РФ
2. Учитывайте пожелания сотрудников: Хотя график составляет работодатель, рекомендуется учитывать предпочтения персонала для снижения конфликтных ситуаций
3. Соблюдайте минимальную продолжительность: При разделении отпуска одна часть должна быть не менее 14 дней
4. Ведите учет остатков: Регулярно сверяйте запланированные отпуска с фактическими остатками дней
5. Документируйте изменения: Все переносы и изменения графика должны оформляться соответствующими документами

Правильное ведение графиков отпусков в 1С 8.3 ЗУП обеспечивает соблюдение трудового законодательства и эффективное планирование кадровых ресурсов. Программа предоставляет все необходимые инструменты для создания, заполнения и контроля исполнения графиков отпусков. Следование пошаговой инструкции и практическим рекомендациям поможет избежать ошибок и штрафных санкций, а также оптимизировать процесс планирования отпусков в организации.