Функциональные обязанности ответственного за ведение воинского учёта: полное руководство

Узнайте, какие задачи входят в должностную инструкцию ответственного за воинский учёт, как организовать процесс и избежать штрафов. Практические советы помогут кадровикам выстроить учётную систему без ошибок.

Отложенная загрузка рекламы

В современных организациях соблюдение требований воинского учёта — обязательная задача. Должностная инструкция ответственного за ведение воинского учёта должна чётко описывать функциональные обязанности работника, чтобы гарантировать корректность взаимодействия с военкоматом и защитить компанию от значительных штрафов, которые могут достигать 500 000 рублей для организаций.

Основные разделы должностной инструкции

Организация учёта личных данных

Ведение персонифицированной документации составляет основу воинского учёта. Ответственный сотрудник должен осуществлять сбор и систематизацию информации о военнообязанных сотрудниках, ведение личных карточек по форме № 10 для всех работников, подлежащих воинскому учёту. Карточки заполняются с 8 января 2022 года согласно Инструкции по обеспечению функционирования системы воинского учёта и требуют регулярного обновления сведений при приёме, увольнении и переводах.

Взаимодействие с военным комиссариатом

Документооборот с военкоматом включает подготовку и согласование приказов об организации воинского учёта, передачу копий документов и приём замечаний от военкомата. Важно помнить, что повестки формируются исключительно военными комиссариатами, а не работодателями. Обязанность организации — обеспечить оповещение сотрудников о полученных повестках не позднее чем за 3 календарных дня до указанного в них срока.

Отчётность в военкомат

Базовая отчётность для всех организаций:

Форма № 18 «Карточка учёта организации» — ежегодно с октября по декабрь
План работы по ведению воинского учёта — рекомендуемый документ согласно Методическим рекомендациям Генштаба ВС РФ, который составляется и согласовывается с военкоматом на календарный год. Хотя план носит рекомендательный характер, после согласования с военкоматом выполнение включённых в него мероприятий становится обязательным
Сведения о приёме и увольнении военнообязанных — в течение 5 дней
Списки сотрудников для сверки с военкоматом — не реже одного раза в год

Дополнительная отчётность для организаций, осуществляющих бронирование:

Форма № 6 (отчёт о численности забронированных граждан)
Форма № 19 (сведения об обеспеченности трудовыми ресурсами)

Эти формы сдают только организации, которые имеют забронированных военнообязанных сотрудников.

Работа с электронными системами

Единый электронный реестр воинского учёта с мая 2025 года начал полноценное функционирование. Система работает в масштабах страны, но не все организации ещё полностью интегрированы. Многие военкоматы продолжают работать по традиционным схемам с бумажными документами.

С ноября 2024 года появилась возможность сдачи отчётности в электронном виде через портал «Госуслуги», но это требует усиленной квалифицированной электронной подписи.

Контроль и мониторинг

Регулярный контроль включает отслеживание изменений в статусе сотрудников, сроков продления отсрочек, своевременную подачу уведомлений об изменениях в семейном положении, образовании, должности и состоянии здоровья военнообязанных. Сведения должны передаваться в военкомат в течение 5 дней с момента получения информации от работника.

Автоматизация под ключ
— экономьте время и ресурсы
Получить консультацию

Подберем CRM, ERP или систему электронного документооборота под ваши задачи.

Оставьте заявку — расскажем о решениях, которые окупятся в первые месяцы использования.

Административная ответственность

С октября 2023 года значительно ужесточились штрафы за нарушения воинского учёта:

Для должностных лиц:

За непредставление сведений — от 40 000 до 50 000 рублей
За неисполнение обязанностей по воинскому учёту — от 40 000 до 80 000 рублей

Для организаций:

За нарушения воинского учёта — от 350 000 до 500 000 рублей
Для субъектов МСП штрафы снижены на 50%

Практические рекомендации для HR

Используйте актуальные шаблоны документов: Обновляйте должностные инструкции согласно последним изменениям законодательства, учитывая внедрение электронных систем.
Автоматизируйте ведение реестра: По возможности интегрируйте кадровую систему с электронным реестром для снижения рисков ошибок.
Назначьте дублирующего специалиста: Обеспечьте возможность ведения воинского учёта при отсутствии основного ответственного.
Организуйте регулярное обучение: Проводите инструктажи для ответственных лиц по актуальным изменениям в законодательстве.
Контролируйте сроки: Настройте системы напоминаний о сроках подачи отчётов и уведомлений для исключения штрафов.

Пример фрагмента должностной инструкции

Должность: Работник, ответственный за ведение воинского учёта

Основные обязанности:

Осуществлять воинский учёт сотрудников организации и вести личные карточки (форма № 10)
Готовить и издавать внутренние приказы для организации учёта согласно действующему законодательству
Взаимодействовать с военкоматом для согласования планов работы и передачи отчётности
При наличии технической возможности обновлять данные в Едином реестре воинского учёта
Обеспечивать своевременное оповещение сотрудников о полученных из военкомата повестках
Формировать и представлять отчёты по воинскому учёту в установленные сроки

Грамотно составленная должностная инструкция и чёткое понимание обязанностей ответственного за воинский учёт позволяют организации соблюдать требования федерального законодательства, минимизировать риски значительных штрафов и обеспечить эффективное взаимодействие с военными комиссариатами в условиях частичной цифровизации процессов.