Электронная трудовая книжка в 2026 году: полный практический справочник для бизнеса

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка — это не самостоятельный документ, а выписка из сведений о трудовой деятельности, которые работодатель передает в Социальный фонд России (СФР). С 1 января 2020 года Россия перешла на новую систему регистрации трудового стажа граждан. Вместо того чтобы хранить информацию исключительно на бумажном носителе, государство собирает данные в единую цифровую базу.

Работник может получить информацию о своей трудовой истории онлайн через портал Госуслуги, посетить МФЦ, обратиться в ближайшее отделение СФР или запросить выписку у текущего работодателя. Выписка имеет такую же юридическую силу, что и традиционная бумажная запись, и может быть использована при трудоустройстве, оформлении пенсии или получении государственных услуг.

Информация в электронной трудовой книжке

Сведения о трудовой деятельности содержат стандартный набор данных, необходимый для подтверждения профессионального пути сотрудника. В электронной трудовой книжке содержатся следующие реквизиты: полное имя, отчество и фамилия работника, дата его рождения и номер СНИЛС, наименование организации-работодателя с ИНН, основная должность или профессия, периоды трудоустройства, информация о переводах на другую постоянную работу, данные об увольнении с указанием причины прекращения контракта, сведения о приостановлении и возобновлении трудовых отношений.

Важное замечание: в электронную трудовую книжку не попадают сведения о корпоративных наградах и поощрениях. Эта информация остается только в бумажной книжке и в личной карточке сотрудника. Вахтовая и сезонная работа также не отражаются в цифровом варианте.

Как оформить электронную трудовую книжку при первичном трудоустройстве

Кадровая процедура при поступлении лица впервые на должность строится по следующему многоэтапному механизму:

Этап 1: Сбор идентификационных материалов
Соискатель предоставляет в кадровое подразделение организации документационный пакет, включающий гражданское удостоверение личности (паспорт), свидетельство о страховании в системе социального обеспечения (СНИЛС) и документацию об образовании. В отдельных случаях организация может запросить дополнительные документы (например, военный билет, справку об отсутствии судимости).

Этап 2: Нормативное оформление трудового соглашения
Лицо подписывает трудовой договор, формирующий правовую базу трудовой деятельности. После подписания договора начинается отсчет времени для передачи сведений в Социальный фонд России.

Этап 3: Электронная регистрация сведений о приеме
Кадровый специалист вносит электронный отчет о приеме на должность в унифицированную форму ЕФС-1 (подраздел 1.1). Сведения необходимо передать в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу или подписания трудового договора, а не в течение 3–5 рабочих дней.

Уточнение о сроках: Если дата подписания договора совпадает с выходным или праздничным днем, отчет подается в первый следующий рабочий день.

Этап 4: Трансмиссия информации в систему социального обслуживания
Организация направляет сформированные материалы в Социальный фонд России (СФР) через авторизованный портал — Личный кабинет работодателя. Отчет передается через специальные информационные системы с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Этап 5: Обработка и верификация данных
СФР осуществляет валидацию поступивших сведений и актуализирует персональный реестр трудовой деятельности работника.

Этап 6: Публикация обновленной информации
Новые сведения становятся доступны работнику через несколько каналов: портал Госуслуги, официальный сайт СФР, мобильные приложения или МФЦ.

Важные замечания:

• Ответственность за своевременное и корректное предоставление сведений в СФР несет работодатель

• За непредставление сведений в установленный срок применяются штрафы в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица​

• Для впервые нанимаемых лиц (с 2021 года) цифровая форма является единственным вариантом

Как перейти на электронную трудовую книжку существующему работнику

Для сотрудников, у которых уже существует бумажная трудовая книжка, переход осуществляется исключительно на добровольной основе. Работник должен написать письменное заявление на имя работодателя. Нормативно унифицированная форма такого заявления не установлена, поэтому его можно составить в произвольной форме.

В заявлении следует четко изложить волеизъявление, например: «Прошу предоставлять мне сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ в электронном виде» или «Выражаю согласие на переход на учет моего трудового стажа в электронном формате».

После подачи такого заявления работодатель обязан:

— Передать сведения о переходе в СФР
— Выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки в течение трех рабочих дней
— С этого момента вносить все новые записи только в электронную систему

Работодатель не может требовать от сотрудника подачу заявления о переходе. Это исключительно право работника, и принуждение к такому действию нарушает трудовое законодательство.

Постоянно действующий выбор и отзыв решения

Одна из ключевых особенностей: переход на электронную трудовую книжку необратим. Если работник одобрил переход, он больше не сможет вернуться на бумажный вариант. Это закреплено в Федеральном законе №439-ФЗ и подтверждено Минтрудом России. Это важно донести до сотрудника перед подачей заявления.

Однако работник, который раньше подал заявление о сохранении бумажной книжки, в любой момент может изменить свое решение и перейти на электронный учет. При изменении решения действуют те же правила: новое заявление, выдача бумажной книжки, и далее — только электронные записи.

Параллельное ведение трудовых книжек — право работника

Существует также возможность одновременного ведения и электронной, и бумажной трудовой книжки. Это право полностью предоставляется работнику. Если сотрудник подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (например, до конца 2025 года), работодатель обязан одновременно передавать сведения о трудовой деятельности как в электронную систему Социального фонда России, так и вносить записи в выданную работнику бумажную книжку. Обе формы документирования имеют равную юридическую силу.

Такой подход особенно актуален для работников, которые предпочитают иметь на руках физический документ, но хотят также пользоваться удобством электронного доступа к информации о своей трудовой истории через Госуслуги и портал СФР. Параллельное ведение не требует согласования — это автоматически происходит, когда работник выбирает бумажный формат.