Персонифицированные сведения о физических лицах в 2026 году: правила, сроки и нюансы заполнения
С наступлением 2026 года обязанность работодателей ежемесячно информировать налоговую о застрахованных лицах сохраняется. Разбираемся, как без ошибок подготовить отчет, кого в него включать и когда можно законно пропустить сдачу, чтобы избежать штрафных санкций.
Отчетность по форме КНД 1151162, содержащая персональные данные сотрудников и суммы выплат, уже прочно вошла в бухгалтерский обиход. Этот документ заменил собой устаревшую форму СЗВ-М, выполняя ключевую функцию: оперативную передачу данных в ФНС для дальнейшего начисления социальных пособий. Несмотря на то, что форма действует не первый год, у бизнеса все еще возникают вопросы по оптимизации этого процесса и соблюдению дедлайнов.
Суть отчета и контролирующий орган
Главное, что нужно помнить: персонифицированные сведения о физических лицах направляются в Федеральную налоговую службу (ИФНС), а не в Социальный фонд (СФР). Налоговики выступают здесь посредниками: они собирают данные, проверяют их и передают в фонд для актуализации информации о застрахованных гражданах.
В отчет включаются персональные данные (ФИО, СНИЛС, ИНН) и сведения о суммах начисленных выплат за отчетный месяц. Это позволяет государству видеть активных плательщиков взносов практически в режиме реального времени.
Кто обязан отчитываться, а кто — нет
Сдавать данную форму обязаны все плательщики страховых взносов, производящие выплаты физическим лицам. Сюда относятся:
- Российские организации и их обособленные подразделения.
- Индивидуальные предприниматели (ИП).
- Адвокаты и нотариусы, занимающиеся частной практикой.
- Главы крестьянских (фермерских) хозяйств.
Кто не сдает персонифицированные сведения в ИФНС:
- Индивидуальные предприниматели без наемных сотрудников.
- Плательщики на АУСН (Автоматизированная упрощенная система налогообложения) — за них данные передает банк.
- Организации и ИП при выплатах только самозанятым (плательщикам НПД), так как самозанятые не являются застрахованными лицами в системе обязательного страхования.
Важный нюанс:
Если у компании есть директор — единственный учредитель, с которым не заключен трудовой договор и которому не начисляется зарплата, персонифицированные данные на него все равно подаются. Он считается застрахованным лицом в силу закона.
Дополнительные уточнения:
- В отчёт включаются все застрахованные лица, включая тех, кто уволился или не получил выплат в отчётном месяце.
- Исполнители по договорам ГПХ включаются в отчёт, если выплаты по этим договорам облагаются страховыми взносами. Исключение — самозанятые, если они предоставили чеки об оплате.
- Если у обособленного подразделения есть расчётный счёт и оно самостоятельно начисляет выплаты, отчёт сдаётся в ИФНС по месту его нахождения.
Календарь бухгалтера: сроки сдачи в 2026 году
Законодательство устанавливает единый дедлайн — 25-е число месяца, следующего за истекшим. Если эта дата выпадает на выходной или праздник, срок подачи персонифицированных сведений сдвигается на ближайший рабочий день.
График сдачи на 2026 год:
| Отчетный период | Крайняя дата сдачи (с учетом переносов) |
| Декабрь 2025 | 26 января 2026 (перенос с воскресенья) |
| Январь 2026 | 25 февраля 2026 |
| Февраль 2026 | 25 марта 2026 |
| Март 2026 | 27 апреля 2026 (перенос с субботы)* |
| Апрель 2026 | 25 мая 2026 |
| Май 2026 | 25 июня 2026 |
| Июнь 2026 | 27 июля 2026 (перенос с субботы)* |
| Июль 2026 | 25 августа 2026 |
| Август 2026 | 25 сентября 2026 |
| Сентябрь 2026 | 26 октября 2026 (перенос с воскресенья)* |
| Октябрь 2026 | 25 ноября 2026 |
| Ноябрь 2026 | 25 декабря 2026 |
*См. раздел про третий месяц квартала ниже.
Соблюдая эти даты, вы исключите риск получить штраф за несвоевременную сдачу.
Особенности третьего месяца квартала
Один из самых частых вопросов: нужно ли сдавать ежемесячный отчет в месяцы, когда подается квартальный Расчет по страховым взносам (РСВ)? Речь идет о марте, июне, сентябре и декабре.
Официальная позиция ФНС такова: персонифицированные сведения о физических лицах за третий месяц квартала можно не сдавать, если вы вовремя отправили РСВ (раздел 3 РСВ дублирует эти данные). Это право, а не обязанность.
Однако на практике многие бухгалтеры предпочитают сдать персонифицированный отчет и за третий месяц тоже. Это не считается ошибкой. Дублирование информации не влечет штрафов, зато страхует от технических накладок, если РСВ вдруг не примут с первого раза.
Найдите выгодные условия РКО
для вашего бизнеса
Откройте счёт на выгодных условиях: 0 ₽ за обслуживание, льготные комиссии, быстрое подключение.
Оставьте заявку — эксперт поможет выбрать банк с лучшими условиями для вашей деятельности.
Правила заполнения: краткий гид
Перед тем как заполнить персонифицированные сведения о физических лицах, убедитесь, что у вас актуальная версия учетной программы. Бланк состоит из Титульного листа и Листа с персональными данными.
Пошаговый алгоритм
- Титульный лист:Заполняется стандартно (ИНН/КПП, код периода).
- Строка 010:Указываете признак аннулирования (только если исправляете ошибку в ранее поданном отчете, в первичном — прочерк).
- Строки 020–060:Вносите ИНН, СНИЛС и ФИО сотрудника. Это и есть персонифицированные сведения о застрахованных лицах. Ошибки здесь недопустимы — отчет не пройдет форматно-логический контроль.
- Строка 070:Указываете сумму выплат, начисленных работнику за отчетный месяц.
Внимание: В строку 070 попадают все выплаты, являющиеся объектом обложения взносами, даже в пределах необлагаемых лимитов (например, матпомощь до 4000 руб.).
- Если выплат в отчетном месяце не было (человек в отпуске за свой счет), но договор действует — заполняете только персональные данные, а в строке 070 ставите прочерки.
- При обнаружении ошибок можно подать уточнённый отчёт до сдачи РСВ за соответствующий период.
Формат сдачи: бумага или цифра
Вопрос, можно ли сдать персонифицированные сведения на бумаге, решается простой математикой. Критерий — численность физических лиц, получающих выплаты.
- Более 10 человек: Только электронный формат по ТКС (телекоммуникационным каналам связи) с усиленной квалифицированной электронной подписью.
- 10 человек и менее: Можно выбирать — сдать на бумаге лично/по почте или отправить в электронном виде.
Рекомендуется использовать электронный документооборот даже малому бизнесу, так как это ускоряет процесс приема и снижает риск технических ошибок ввода на стороне инспектора.
Куда отправлять отчет
Ответ на вопрос, куда отправлять персонифицированные сведения о физических лицах, однозначен — в налоговую инспекцию (ИФНС):
- Организации сдают по месту своего нахождения.
- Обособленные подразделения (если они сами начисляют выплаты) — по месту нахождения «обособки».
- ИП — по месту жительства предпринимателя.
Не перепутайте с СФР (бывший ПФР), куда сдается форма ЕФС-1. Это разные потоки данных.
Ответственность и штрафы
Если персонифицированные сведения срок нарушен, налоговая инспекция вправе выставить штраф. Согласно статье 126 НК РФ, сумма составляет 200 рублей за каждое застрахованное лицо. Казалось бы, немного. Но если в штате 50 человек, и вы забыли подать сведения на всех, сумма может быть неприятной.
Штрафы можно попытаться уменьшить, подав ходатайство о снижении размера взыскания или замене штрафа предупреждением, если есть смягчающие обстоятельства (например, незначительный период просрочки, отсутствие ущерба бюджету).
Практические рекомендации для бизнеса на 2026 год
- Синхронизируйте базы
Регулярно проверяйте актуальность паспортных данных и СНИЛС сотрудников. Если работник сменил фамилию, а в базе данные старые, отчет о персонифицированных сведениях вернется с ошибкой.
- Контролируйте договоры ГПХ
Исполнители по гражданско-правовым договорам (на выполнение работ/услуг) также включаются в отчет. Важно: если договор ГПХ заключен, но акт не подписан и выплаты в этом месяце не было, безопаснее включить человека в отчет с прочерками в сумме, так как он является застрахованным на период действия договора.
- Используйте автопроверки
Перед отправкой прогоняйте файл через проверочные программы ФНС (например, «Tester»). Это покажет, корректно ли заполнены персонифицированные данные.
- Следите за 3-м месяцем
Если вы решили не сдавать отчет за март, июнь, сентябрь или декабрь, убедитесь, что РСВ ушел и принят налоговой до 25-го числа. Если РСВ «зависнет», а персонифицированный отчет вы не сдали, формально возникнет просрочка предоставления данных.
Персонифицированные сведения в 2026 году сроки сдачи жесткие, но соблюдать их несложно, если процесс автоматизирован. Главное — внимательность к персональным данным сотрудников и понимание, до какого числа сдать персонифицированные сведения, чтобы избежать лишнего общения с контролерами.
