Выплата командировочных: сроки и порядок расчёта
Разберём, когда выплачиваются командировочные и какие сроки установлены трудовым законодательством. Узнаете, нужно ли выдавать аванс до службы и как оформить окончательный расчёт после возвращения.
Командировочные расходы — важная статья затрат компании, требующая чёткого соблюдения сроков оплаты. Нарушение порядка выплаты может привести к штрафам и конфликтам с сотрудниками. В статье рассмотрим установленные сроки выплаты командировочных и порядок расчёта аванса и окончательного расчёта.
Основные принципы выплаты командировочных
Согласно Трудовому кодексу РФ, расходы, связанные с командировкой, возмещаются работнику в следующих случаях:
- проезд к месту командировки и обратно;
- суточные;
- оплата проживания;
- иные документально подтверждённые расходы.
При этом важно понимать, когда выплачивать командировочные до командировки или после её завершения, и какие сроки выплаты командировочных установлены законом.
Сроки выплаты аванса на командировку
Перед выездом работник может запросить аванс. Закон не устанавливает единый срок выдачи аванса, но коллективным договором или локальными нормативными актами организации обычно закрепляется период:
- в течение трёх рабочих дней с момента подачи заявления на командировку;
- при необходимости компания может выдавать сумму за несколько дней до начала поездки.
Таким образом, чтобы избежать недопониманий, важно закрепить процедуру, когда выплачивать командировочные до командировки или после, в локальных актах предприятия.
Счёт придёт бухгалтеру, а реестр поездок в любой момент можно выгрузить в личном кабинете
Всегда на связи в чате и по телефону, ночью и в выходные
Сначала бронируйте, затем пополняйте депозит на нужную сумму
- Скидка 30% на такси до аэропорта, вокзала и обратно
Понятные инструкции, гайды и маршруты для командировки за границей
Билеты на самолет, еда и доставка, такси, отели — в одном месте
Планирование поездок с минимальной затратой времени и ресурсов
- Гайд «6 неочевидных ошибок при оформлении командировок» в подарок
Интеграции с 1С и другими системами, тревел-политики и схемы согласования
Без наценок и скрытых сборов, КПЛ поставщиков, аналитика и отчетность
Авиа- и ж/д-билеты, отели, трансфер, такси, визовая поддержка и др.
- 2 месяца доступа к сервису бесплатно – назовите промокод Trivio24
6 890 руб. в месяц
Чат, e-mail, телефон
Прямые тарифы от авиакомпаний, гостиниц и РЖД
Размер аванса на командировку
Перед выездом в командировку работнику выдается денежный аванс, предназначенный для покрытия расходов по проезду, найму жилого помещения и суточных. Законодательство РФ не устанавливает жестких максимальных или минимальных величин аванса в денежном выражении: его размер определяется работодателем на основании локальных нормативных актов организации и расчета предполагаемых затрат.
В локальном положении о командировках рекомендуется прописать следующие правила расчёта аванса:
- Расчет по проезду выполняется по тарифам общественного транспорта или расчетным документам (билеты, путевые листы).
- Сумма на проживание (при необходимости) формируется из среднерыночных цен гостиниц или договорных ставок гостиничных сетей в месте командирования.
- Суточные рассчитываются на весь срок командировки с учетом нормативов, установленных организацией (но не ниже минимальных размеров, определенных статьей 168 ТК РФ).
- Аванс выдается в сумме, не превышающей ожидаемых расходов, однако возможен перерасход при экстренных обстоятельствах с обязательным последующим уточнением в авансовом отчете.
Организации часто устанавливают требования по периодичности пересмотра норм суточных и лимитов на проживание, чтобы размер аванса был актуальным. Это позволяет заранее обеспечивать сотрудников необходимыми средствами и минимизировать риски задержек при оплате командировочных расходов.
Сроки окончательного расчёта после возвращения
Окончательный расчёт производится по возвращении из командировки. По общему правилу, срок выплаты командировочных — не позднее трёх рабочих дней с момента предоставления работником отчётных документов (билетов, чеков, путевых листов). Важно понимать, когда выплачивать командировочные: после подачи всех подтверждающих бумаг.
Когда оплачивается командировка: учёт выходных и праздников
При определении срока оплаты учитываются только рабочие дни. Если отчётные документы и заявление на расчёт командировочных переданы в последний день перед праздником или выходным, отсчёт трёх рабочих дней начинается со следующего рабочего дня. Это правило помогает ответить на вопрос, когда выплатить командировочные, чтобы избежать задержек.
Организуйте командировки
без лишних затратПолучить консультацию
Подберем сервис для автоматизации командировок — бронирование билетов, отелей,
оформление авансовых отчетов, контроль расходов.
Практические рекомендации для бизнеса
- Установите локальный регламент. Закрепите процедуры выдачи аванса и окончательного расчёта в положении о командировках. Это позволит сотрудникам чётко знать, когда должны платить командировочные и какие документы нужны.
- Автоматизируйте заявления. Используйте электронный документооборот для подачи заявлений и отчётов. Это ускорит процесс и снизит вероятность ошибок при определении сроков выплаты командировочных.
- Контролируйте сроки подачи отчётности. Напомните сотруднику о необходимости предоставить подтверждающие документы не позднее определённого срока. Чем раньше отчёты — тем быстрее расчёт.
- Проверяйте расчёты заранее. Бухгалтерии стоит заранее подготовить расчёт суточных и других расходов, чтобы при возврате сотрудника документы можно было оформить в первые рабочие дни, и работник получил выплату вовремя.
- Коммуницируйте с работниками. Объясните, когда выплачивают командировочные, до или после поездки, чтобы формировать доверие и избегать конфликтов.
Пример расчёта сроков выплаты
Допустим, сотрудник выезжает 1 октября (среда) и возвращается 5 октября (воскресенье). Он подаёт отчёт с документами в понедельник, 6 октября. Поскольку это первый рабочий день после возвращения, три рабочих дня для расчёта командировочных начнутся со вторника, 7 октября, и окончательный расчёт должен быть выполнен до четверга, 9 октября. Аванс мог быть выдан не позднее 29 сентября (понедельник) в рамках трёх рабочих дней до выезда.
Чёткое соблюдение сроков выплаты командировочных позволяет избежать штрафов и сохранить лояльность сотрудников. Чтобы точно знать, когда выплачиваются командировочные, важно закрепить авансовые и расчётные процедуры в локальных актах компании и автоматизировать документооборот. В результате компания будет уверена в соблюдении закона, а сотрудники — в своевременном возмещении своих расходов.
Сравните лучшие сервисы и платформы для деловых поездок