В командировку на личном автомобиле: оформление документов и возмещение расходов
Возмещение расходов на бензин в командировке: оформление документов и отчетность
Отправляясь в командировку на личном автомобиле, сотрудник получает право на компенсацию расходов на бензин, на проезд по платным дорогам и компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях. Чтобы у бухгалтерии не возникло проблем с возмещением расходов на командировку, необходимо заранее позаботиться о правильном оформлении командировки.
Как оформить командировку на личном автомобиле?
В первую очередь обсудите возможность поездки в командировку на личном автомобиле с непосредственным руководителем. Если согласие получено, бухгалтерия оформит приказ на командировку, путевой лист и договор аренды автомобиля.
Приказ на командировку оформляется по форме Т-9. В графе «проезд к месту командировки» указывается «на личном автомобиле», его марка и государственный номер.
Путевой лист легкового автомобиля оформляется в свободной форме, но с обязательным указанием реквизитов, перечисленных в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Не забывайте вносить в него данные о каждой из своих поездок, именно этот документ подтверждает, что автомобиль использовался в служебных целях.
Договор аренды автомобиля: составляется, если работодатель согласен компенсировать не только расходы на бензин, но и арендную плату. В документе указывается стоимость аренды, а также лимиты расходов на топливо, рассчитанные на основе нормативов компании или рекомендаций Минтранса.
Как получить возмещение за бензин в командировке?
По возвращении из командировки вам понадобится:
- Составить служебную записку, в которой должны быть указаны – место пребывания, продолжительность поездки, совокупный пробег автомобиля за время командировки, общий расход бензина и список документов, подтверждающих расходы;
- Заполнить авансовый отчет: в нем вы, в том числе, указываете расходы на бензин, оплату проезда по платным дорогам и платных парковок;
- Приложить к авансовому отчету заполненный путевой лист, а также чеки и счета на оплату ГСМ и платных услуг, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в командировке.
Срок возмещения за бензин и другие расходов по командировке устанавливается внутренними нормативными актами компании.