Авансовый отчет по командировке: пошаговая инструкция по заполнению
Как оформить и заполнить авансовый отчет по командировке? Короткий ответ на важный вопрос
Авансовый отчет подается в бухгалтерию в течение трех рабочих дней с момента возвращения из командировки. Он подтверждает командировочные расходы и служит основанием для окончательного расчета с сотрудником.
Инструкция по заполнению авансового отчета:
Шаг 1: Подготовьте документы
Соберите все документы, подтверждающие командировочные расходы: авиа- и железнодорожные билеты, квитанции за использование такси или арендованного автомобиля, чеки за проживание в отеле или договор на аренду квартиры, другие документы, которые подтвердят ваши расходы на служебные нужды.
Если часть расходов оплачивалась корпоративной картой, приложите выписки по карте.
Шаг 2: Заполните авансовый отчет о командировке
Для заполнения авансового отчета о командировке используйте унифицированную форму АО-1 или корпоративный шаблон. Особое внимание уделите заполнению таблицы расходов.
Укажите общую сумму расходов. Если аванс был больше расходов, укажите сумму к возврату. Если расходы превысили аванс, укажите сумму к доплате.
Шаг 3: Приложите документы
Подшейте к авансовому отчету о командировке все чеки, билеты и квитанции к отчету. Предварительно снимите с них копии и сохраните у себя на случай потери бухгалтерией оригиналов – случается и такое.
Шаг 4: Согласуйте отчет
Передайте авансовый отчет о командировке в бухгалтерию.
Шаг 5: Утверждение отчета
После проверки бухгалтерия утверждает отчет о командировке. Если аванс был больше расходов, верните остаток в кассу. Если расходы превысили аванс, получите доплату. При возникновении спорных вопросов обратитесь к непосредственному руководителю.