ЕФС-1 при приёме на работу: сроки подачи, особенности заполнения

Что представляет собой ЕФС-1 при трудоустройстве работников

Единая форма сведений ЕФС-1 заменила с 2023 года несколько отчётов, которые ранее подавались в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования. При приёме сотрудника на работу организации и индивидуальные предприниматели должны заполнить только определённые разделы этого документа.

Форма ЕФС-1 о приёме включает титульный лист и два подраздела из раздела 1: подраздел 1 с анкетными данными работника и подраздел 1.1 со сведениями о трудовой деятельности. Остальные части отчёта при трудоустройстве заполнять не требуется.

Актуальные сроки подачи ЕФС-1 в 2025 году

Срок отправки ЕФС-1 при приёме сотрудника составляет не более одного рабочего дня после издания приказа о трудоустройстве или заключения трудового договора. Если компания не оформляет приказы о приёме, отсчёт ведётся от даты подписания договора с работником.

Если сотрудника приняли на работу 16 мая 2025 года, крайний срок для подачи отчёта — 16 или 17 мая. При трудоустройстве в пятницу крайним сроком станет следующий понедельник. Когда последний день подачи приходится на выходной или праздник, срок переносится на ближайший рабочий день.

Аналогичные сроки действуют для заключения договоров гражданско-правового характера с исполнителями, которые не являются самозанятыми или индивидуальными предпринимателями. При переводе сотрудника на другую должность отчёт подаётся до 25 числа следующего месяца.

Куда подавать отчёт ЕФС-1

Сведения ЕФС-1 при приёме на работу направляются в территориальный орган Социального фонда России по месту регистрации работодателя. Если у организации есть обособленные подразделения с собственными банковскими счетами, которые самостоятельно выплачивают вознаграждения, отчётность подаётся отдельно по месту регистрации подразделения.

Способы подачи отчётности

Форма подачи ЕФС-1 зависит от численности персонала:

Электронный формат обязателен для работодателей с 11 и более сотрудниками, включая работающих по договорам ГПХ. Требуется усиленная квалифицированная электронная подпись руководителя или уполномоченного лица.

Бумажный формат доступен организациям и ИП с численностью до 10 человек включительно. При заполнении от руки используются синие, фиолетовые или чёрные чернила без исправлений.

Нарушение требований по электронной подаче влечёт штраф 1000 рублей.

Пошаговое заполнение формы при приёме на работу

В титульном листе указывают сведения о работодателе:

• Регистрационный номер в СФР (новый номер вместо прежнего номера ПФР)
• Полное или сокращённое наименование организации либо ФИО предпринимателя
• ИНН и КПП организации
• Основной вид деятельности по ОКВЭД
• ОГРН или ОГРНИП
• Контактные данные ответственного лица

Поля ОКФС, ОКОГУ и ОКПО остаются незаполненными. Руководитель заверяет отчёт подписью с расшифровкой и датой подачи.

Подраздел 1: анкетные данные работника. Заполняются персональные сведения о принимаемом сотруднике:

• Полные фамилия, имя, отчество
• СНИЛС и ИНН
• Дата рождения
• Статус зарегистрированного лица (ГРФ для граждан РФ, ПЖИГ для постоянно проживающих иностранцев и другие коды)
• Гражданство по классификатору стран (643 для России, 000 для лиц без гражданства)

Подраздел 1.1: сведения о трудовой деятельности. Ключевые поля при оформлении приёма:

Графа 1 — порядковый номер кадрового мероприятия (обычно «1» при первичной подаче)

Графа 2 — дата приёма на работу согласно трудовому договору или приказу

Графа 3 — код мероприятия «ПРИЕМ»

Графа 4 — наименование должности согласно штатному расписанию

Графа 5 — код профессии по Общероссийскому классификатору занятий (обязательно для приёма с 1 июля 2021 года)

Графа 6 — условия труда (код «26» для нормальных условий, соответствующие коды для вредных и опасных)

Графа 7 — документ-основание с указанием наименования и реквизитов трудового договора или приказа о приёме

Документ основание в ЕФС-1: практические примеры

В поле «Документ-основание» указываются наименование и реквизиты документов, подтверждающих трудовые отношения. Примеры правильного заполнения:

• «Трудовой договор № 15 от 20.03.2025»
• «Приказ о приёме на работу № 31 от 20.03.2025»
• «Трудовой договор № 7/2025 от 15.04.2025, Приказ № 45 от 16.04.2025»

Иные сведения о мероприятии: что указывать

В поле «Дополнительные сведения» или «Иные сведения о мероприятии» отражаются дополнительные характеристики трудовых отношений:

• Характер работы (постоянная, временная, сезонная)
• Условия трудового договора (срочный, бессрочный)
• Особенности режима работы (неполное время, дистанционная работа)
• Вид работы (основная, совместительство)

Например: «Постоянная работа», «Срочный трудовой договор до 31.12.2025», «Внутреннее совместительство».

Особенности заполнения для разных категорий работников

Совместители

При приёме совместителя в графе «Иные сведения о мероприятии» указывается «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство». Остальные поля заполняются по стандартным правилам.

Договоры ГПХ

Для исполнителей по договорам гражданско-правового характера в графе с кодом мероприятия указывается «ДОГОВОР ГПХ». Обязательно заполнение полей с датами начала и окончания действия договора.

Дистанционные работники

При оформлении дистанционного сотрудника в дополнительных сведениях указывается «Дистанционная работа», а условия труда могут отличаться от стандартных в зависимости от специфики деятельности.