УПД с 2026 года: пошаговое руководство для бухгалтеров и финансистов

С 1 января 2026 года в электронном документообороте (ЭДО) обязателен переход на универсальный платёжно-доставочный документ (УПД). При этом компании, работающие с бумажными документами, могут продолжить использовать традиционные ТОРГ-12 и акты выполненных работ. Новый формат УПД касается только участников ЭДО.

Отложенная загрузка рекламы

Законодательная база

С 1 января 2026 года ФНС России вводит новые требования к первичным документам и счётам-фактурам. Однако важное уточнение: эти требования распространяются только на компании, которые обмениваются документами в электронном виде через операторов ЭДО.

Для организаций, продолжающих работать с бумажными документами, введение УПД не является обязательным. Традиционные ТОРГ-12 (для товаров) и акты выполненных работ (для услуг) остаются действительными. Бумажные форматы сохраняют юридическую силу и признаются налоговыми органами.

Переход на УПД в электронном документообороте — это следующий этап цифровизации российской экономики. Система направлена на упрощение взаимодействия между контрагентами и снижение документооборота через отмену электронных форматов ТОРГ-12 и актов в пользу единого унифицированного документа.

Что такое УПД и его функции

Универсальный платёжно-доставочный документ (УПД) — это электронный документ, объединяющий функции счёта-фактуры и первичного документа (акта или накладной). В отличие от привычной системы, когда отправляются три отдельных документа, УПД содержит всю необходимую информацию в одном файле.

Важное уточнение:

УПД не является платёжным документом и не содержит реквизитов платёжного поручения. Платежи продолжают совершаться отдельно через банковские системы. УПД только фиксирует факт отгрузки товара или выполнения услуги и их стоимость.

УПД может использоваться в двух статусах:

Статус 1 (счёт-фактура + первичный документ).Одновременно служит и счётом-фактурой для целей НДС, и первичным документом, подтверждающим отгрузку или выполнение работ.
Статус 2 (только первичный документ). Используется компаниями на спецрежимах (УСН, ЕНВД, ЕСХН), компаниями, освобождёнными от НДС, а также при передаче импортных товаров или товаров от комиссионера. УПД со статусом 2, в котором всё же выделен НДС, требует специальной обработки в учётных системах и может привести к ошибкам в 1С.

Применение УПД с 2026 года

С 1 января 2026 года в электронном документообороте отменяются электронные форматы ТОРГ-12 и актов выполненных работ. Это означает, что компании, обменивающиеся документами через операторов ЭДО, должны перейти на УПД.

Что происходит с 01.01.2026 в ЭДО:

Электронные ТОРГ-12 больше не признаются первичным документом
Электронные акты выполненных работ утратят юридическую силу
УПД становится единственным электронным форматом для подтверждения отгрузки и выполнения услуг
Компании, которые продолжат отправлять старые форматы, рискуют получить замечание от налоговой инспекции

Что остаётся без изменений:

Бумажные ТОРГ-12 продолжают действовать
Бумажные акты выполненных работ продолжают признаваться первичными документами
Компании, работающие без ЭДО, могут продолжить использование традиционных форматов

Эта дифференциация крайне важна: обязательное применение УПД с 2026 года касается только участников ЭДО, а не всего российского бизнеса.

Версия формата УПД: обязательный переход на 5.03

С 1 апреля 2025 года применение УПД осуществляется исключительно в формате версии 5.03. Предыдущий формат 5.01 и более ранние версии признаны утратившими юридическую силу. Операторы ЭДО активно отклоняют документы, оформленные по старому стандарту, выдавая ошибку неверного формата XML. Все бухгалтерские программы (1С, Мегапро, МойСклад) обновили системы на поддержку версии 5.03. Убедитесь, что ваше ПО установило актуальное обновление, иначе оно будет отправлять документы в неправильном формате и они не будут приняты.

Альтернативные форматы: когда УПД не обязателен даже в ЭДО

Закон допускает три параллельных варианта работы в электронном документообороте:

Формализованный УПД (версия 5.03) — стандартный формат XML, подписанный УКЭП, с автоматической проверкой всех реквизитов на соответствие требованиям ФНС.
Неформализованные электронные документы — акты выполненных работ и товарные накладные в форматах PDF, DOCX, XLSX, подписанные УКЭП. Такие документы полностью признаются налоговыми органами при внутреннем документообороте между контрагентами через оператора ЭДО. Отличие: они не проходят автоматическую валидацию на корректность реквизитов. При направлении в ФНС потребуется их распечатка и приложение к налоговой декларации или преобразование в формализованный УПД.
Бумажные документы — традиционные печатные формы ТОРГ-12 и актов выполненных работ, не ограничиваются по применению и остаются полностью действительными.

Вывод: Компания имеет право выбора. Если хозяйственная деятельность не связана с маркированными товарами, можно продолжить использовать смешанный документооборот: бумажные накладные плюс электронные счета-фактуры, или неформализованные акты в PDF. Обязательный формализованный УПД требуется только при работе с маркированной продукцией.

Форма и структура УПД в 2026 году

Новая форма УПД содержит обязательные реквизиты, которые должны быть заполнены корректно:

Сведения об участниках:

Полные наименования продавца и покупателя, ИНН, КПП, адреса. Для ИП требуется ФИО и ИНН.

Описание товаров и услуг:

На услуги в УПД требуется детальное описание (наименование работы, её объём, сроки выполнения), а также указание единицы измерения и количества в соответствии с Общероссийским классификатором единиц измерения (ОКЕИ). Если услуга не имеет стандартной единицы измерения (например, разовая консультация), в этих графах допускается ставить прочерки (–), что явно указывает на отсутствие измеримого объёма.

Налоговая информация:

При применении УПД статуса 1 обязательно указывается сумма НДС отдельной строкой. Даже если компания не платит НДС (УСН, освобождение), это должно быть явно указано в документе (например, «НДС не применяется» или ставка 0%).

Электронная подпись:

УПД требует подписание усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) отправителя. Без подписи документ не будет принят оператором ЭДО.

Статус документа:

Указывается, какой статус УПД используется (1 или 2), что определяет его налоговое значение.

Найдите выгодные условия РКО
для вашего бизнеса

Откройте счёт на выгодных условиях: 0 ₽ за обслуживание, льготные комиссии, быстрое подключение.

Оставьте заявку — эксперт поможет выбрать банк с лучшими условиями для вашей деятельности.

Электронный УПД в ЭДО: процесс отправки

Применение УПД с 01.01.2026 предполагает использование квалифицированных операторов ЭДО. Процесс выглядит следующим образом:

Формирование документа:

Компания создаёт УПД в своей бухгалтерской программе или через сервис оператора ЭДО. Выбирается статус УПД (1 или 2) в зависимости от налоговой системы.

Подписание:

Документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью директора или уполномоченного лица.

Отправка:

УПД передаётся оператору ЭДО или через личный кабинет ФНС. Оператор проверяет корректность формата и доставляет документ контрагенту.

Получение и архивирование:

Получатель принимает УПД, и документ архивируется обеими сторонами. Электронный УПД с 01.01.2026 имеет полную доказательственную силу при налоговой проверке.

Практические рекомендации для бизнеса

Определите, используете ли вы ЭДО. Если ваша компания обменивается документами через оператора ЭДО, вам необходимо перейти на УПД до 1 января 2026 года. Если вы работаете только с бумажными документами, изменения вас не коснутся.
Выберите и подключитесь к оператору ЭДО заранее. Основные аккредитованные операторы ЭДО:
- Такском — специализированный оператор с акцентом на производственные и логистические компании;
- СБИС (компания Тензор) — интегрирован с множеством бизнес-сервисов и экосистемой 1С;
- Диадок (компания СКБ Контур) — ориентирован на малый и средний бизнес с удобным мобильным интерфейсом;
- Контур ЭДО — направлен на упрощённый документооборот для стартапов и микропредприятий;
- Калуга Астрал — региональный оператор с фокусом на госконтрактацию.
Все операторы поддерживают технологический роуминг, что означает: вне зависимости от выбора вашего оператора, вы сможете обмениваться документами с контрагентами на других платформах через единый шлюз.
Обновите бухгалтерское ПО. Убедитесь, что ваша программа (1С, Мегапро, МойСклад, Саби) поддерживает новый формат УПД версии 5.03. Консультант — это справочно-правовая система, а не бухгалтерское ПО, поэтому выбирайте программы с модулем ЭДО. Обновление, как правило, выпускается в ноябре–декабре каждого года.
Обучите сотрудников. Бухгалтеры и менеджеры должны понимать, как формировать УПД двух статусов, где указывать НДС, как подписывать документы квалифицированной подписью.
Проверьте квалифицированную подпись. Убедитесь, что у ответственных лиц есть действующая КЭП. Если подпись истечёт, документы не смогут быть отправлены.
Уведомите контрагентов. Сообщите партнёрам, что с 1 января вы переходите на УПД в ЭДО. Попросите их также подготовиться к переходу.
Если подписывает не руководитель: получите машиночитаемую доверенность (МЧД). Подписание УПД от имени компании может выполнять только лицо, имеющее полномочия: директор, главный бухгалтер или иной уполномоченный сотрудник. Если это не руководитель и не индивидуальный предприниматель, требуется машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный документ, зарегистрированный в единой системе реестра доверенностей ФНС. МЧД генерируется один раз в личном кабинете на сайте nalog.gov.ru и далее автоматически признаётся всеми операторами ЭДО. Без МЧД оператор отклонит документ с ошибкой «недействительные полномочия подписанта».
При работе с маркированными товарами УПД в электронном виде обязателен. Если компания участвует в обороте маркированной продукции (одежда, обувь, табак, парфюмерия, лекарства, электротехника и др.), то независимо от применяемой системы налогообложения формализованный УПД версии 5.03 — это не рекомендация, а требование. Для маркированных товаров система ‘Честный знак’ требует электронного документооборота с кодами маркировки (GTIN, серийные номера). В УПД версии 5.03 предусмотрены специальные поля для указания этих кодов. Попытка отправить неформализованный документ или старый формат приведёт к автоматическому отклонению на уровне системы маркировки.

Пример применения УПД в ЭДО

Сценарий: ООО «Сервис» оказала услугу разработки сайта ООО «Клиент» на сумму 236 000 рублей (из них НДС 36 000 рублей, налоговая база 200 000 рублей). Обе компании используют ЭДО.

Процесс с УПД:

Бухгалтер ООО «Сервис» создаёт УПД статуса 1 в программе 1С
Указывает: услуга разработки сайта, база 200 000 рублей, НДС 18% = 36 000 рублей, итого 236 000 рублей
Подписывает документ квалифицированной подписью директора
Отправляет через оператора ЭДО
ООО «Клиент» получает один объединённый документ вместо традиционных счёта-фактуры и акта
Документ имеет налоговое значение и используется при проверке

Почему это удобнее? Вместо трёх документов контрагент получает один, что снижает объём архива и упрощает учёт.

С 1 января 2026 года переход на УПД становится обязательным только для компаний, обмениваются документами в электронном документообороте (ЭДО). Для участников ЭДО новая форма УПД упрощает документооборот, объединяя счёт-фактуру и первичный документ в один файл.

Критическое уточнение: компании, работающие с бумажными документами, продолжат использование традиционных ТОРГ-12 и актов выполненных работ. Отмена электронных форматов не означает отмену бумажных. Образец УПД и детальные инструкции доступны на официальном сайте ФНС России. Если ваша компания использует ЭДО, начните подготовку к переходу прямо сейчас: обновите ПО, проверьте квалифицированные подписи и уведомите контрагентов. Такая подготовка позволит избежать сбоев в начале 2026 года.