Отмена ТОРГ-12 и актов выполненных работ: переход на УПД с 1 января 2026 года

Универсальный передаточный документ: новый стандарт

Единственной альтернативой отменяемым форматам становится универсальный передаточный документ (УПД) версии 5.03. Этот многофункциональный инструмент утвержден приказом ФНС от 19 декабря 2023 года № ЕД-7-26/970@ и представляет собой эволюционный шаг в развитии документооборота.

Функциональные возможности УПД

УПД объединяет функции первичного учетного документа и счета-фактуры в едином файле. Это означает кардинальное упрощение документооборота – вместо оформления нескольких отдельных документов компании получают возможность использовать единое решение.

Статус «1» в УПД применяется, когда документ одновременно выполняет роль счета-фактуры и первичного документа. В этом случае УПД подлежит регистрации в книгах покупок и продаж, а покупатель получает право на вычет НДС при соблюдении всех требований налогового законодательства.

Статус «2» в УПД используется исключительно как первичный учетный документ. Такой формат подходит налогоплательщикам, освобожденным от уплаты НДС, или в ситуациях, когда счет-фактура оформляется отдельно.

Технические особенности формата 5.03

Новая версия УПД включает расширенные возможности для работы с современными требованиями налогового администрирования:

• Поддержка новых ставок НДС – 5%, 7%, 5/105, 7/107, 9,09%, 16,67%

• Графа 14 для отражения стоимости прослеживаемых товаров без НДС

• Строка 5а для указания реквизитов документов-оснований

• Улучшенная структура данных для маркированных товаров

• Поддержка машиночитаемых доверенностей в блоке «Подписант»

Практические шаги для перехода на УПД

Обновление программного обеспечения становится приоритетной задачей. Компаниям необходимо убедиться, что используемые учетные системы поддерживают формат УПД 5.03. Для пользователей 1С требуется установка соответствующих обновлений или патчей.

Настройка систем ЭДО подразумевает проверку совместимости с операторами электронного документооборота. Большинство крупных провайдеров уже адаптировали свои платформы под новые требования.

Корректировка учетной политики требует включения положений об использовании УПД вместо традиционных форматов документов. Рекомендуется зафиксировать переход на новые стандарты в соответствующих внутренних регламентах.

Обучение персонала должно охватывать все аспекты работы с УПД – от технических особенностей заполнения до правовых нюансов применения. Особое внимание следует уделить различиям между статусами документа и правилам их выбора.

Пилотный запуск с ключевыми контрагентами позволит выявить возможные проблемы до массового перехода. ФНС рекомендует начинать использование УПД уже в 2025 году для плавной адаптации бизнес-процессов.

Проверка интеграций между учетными системами и платформами ЭДО поможет избежать технических сбоев в критический момент перехода.

Пример перехода: практический кейс

Рассмотрим ситуацию производственной компании, которая ежемесячно отправляет контрагентам около 500 накладных ТОРГ-12 и 200 актов выполненных работ через систему ЭДО.

До 1 января 2026 года компания формировала:

• Товарную накладную ТОРГ-12 для отгрузки продукции

• Счет-фактуру для обеспечения вычетов НДС у покупателя

• Акт выполненных работ для сопутствующих услуг

После перехода на УПД процесс упрощается:

• Единый УПД со статусом «1» заменяет ТОРГ-12 и счет-фактуру

• УПД со статусом «1» или «2» используется вместо актов выполненных работ

• Сокращается время на подготовку документов на 40-50%

Налоговые последствия ошибок

Неправильное оформление УПД может повлечь серьезные финансовые санкции. Нарушение требований к счетам-фактурам грозит штрафами по статье 120 НК РФ в размере от 10 000 до 30 000 рублей. Более серьезные нарушения, связанные с неправильным исчислением НДС, могут привести к штрафам в размере 20% от суммы неуплаченного налога по статье 122 НК РФ.

Технические проблемы

Несовместимость систем между контрагентами может временно нарушить документооборот. Для минимизации рисков рекомендуется заблаговременно согласовать с партнерами планы перехода и провести совместное тестирование.

Сбои в работе ЭДО в период массового перехода могут создать очереди и задержки. Компаниям следует предусмотреть резервные каналы связи и возможность временного использования бумажных документов.