Номенклатура: понятие, виды и особенности применения

В статье подробно рассматривается понятие номенклатура, её основные виды и правовое регулирование в России, включая требования к номенклатуре дел по закону «Об архивном деле в РФ». Вы получите чёткое представление о том, где и как применять номенклатуру, какие выгоды она приносит организациям и как избежать ошибок при её составлении.

Отложенная загрузка рекламы

Что такое номенклатура

Термин «номенклатура» происходит от латинского nomenclatura — «перечень имён, список» и в широком смысле означает совокупность названий или терминов, употребляемых в определённой области. В зависимости от контекста под номенклатурой понимают:

Обобщённый перечень товаров или услуг предприятия — используется для учёта, планирования и управления ассортиментом.
Список важнейших должностей в государственном аппарате (номенклатура правящего класса) — исторический термин, применяемый в СССР и социалистических странах.
Научная номенклатура — классификация объектов в науке (биология, химия).

Однако для организаций важен специальный вид — номенклатура дел.

Номенклатура дел: определение и законодательная основа

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.

Законодательное основание:

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обязывает организации, образующие архивные документы, вести номенклатуру дел и передавать архивные документы в государственные и муниципальные архивы (ч. 1, ст. 20).
ГОСТ Р 7.0.8-2013 определяет «номенклатуру дел» как «систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения».

Таким образом, номенклатура дел является обязательным документом для всех органов власти, организаций, выполняющих функции комплектования архивов, а также при необходимости локального хранения документов.

Найдите выгодные условия РКО
для вашего бизнеса

Откройте счёт на выгодных условиях: 0 ₽ за обслуживание, льготные комиссии, быстрое подключение.

Оставьте заявку — эксперт поможет выбрать банк с лучшими условиями для вашей деятельности.

Виды номенклатуры дел

В делопроизводстве различают три основных вида номенклатур дел:

Типовая номенклатура дел
Устанавливается для однотипных организаций и служит нормативным документом, обязательным к применению во всех подобных подразделениях.
Примерная номенклатура дел
Носит рекомендательный характер и содержит примерный перечень дел с индексами и сроками хранения.
Индивидуальная номенклатура дел
Составляется конкретной организацией на основе типовой или примерной с учётом её специфики.

Каждый заголовок дела включает следующие поля:

Раздел по функциональному признаку;
Индекс дела (цифровой или буквенно-цифровой код);
Наименование дела;
Срок хранения (постоянное или временное).

Зачем нужна номенклатура дел

Правильно составленная номенклатура дел обеспечивает:

Быстрый поиск и доступ к документам;
Систематизацию и упорядочение документооборота;
Учет сроков хранения и своевременную их утилизацию или передачу в архив;
Снижение рисков утраты важных документов;
Соответствие требованиям законодательства и отраслевых стандартов.

Использование номенклатуры упрощает передачу документов в государственные архивы и защищает организацию от штрафов за нарушение хранения.

Основные этапы составления номенклатуры дел

Анализ документооборота организации
Определить виды документов, функции подразделений, циклы создания и использования документов.
Выбор типовой или примерной номенклатуры
Использовать рекомендованные формы и типовые перечни Минкультуры России.
Адаптация под специфику
Скорректировать разделы, индексы и наименования дел в соответствии с реальными процессами.
Утверждение
Издать приказ «О номенклатуре дел» и обеспечить ознакомление ответственных лиц.
Ведение и корректировка
Ежегодно или при изменении организационной структуры актуализировать реестр.

Практические рекомендации

Не включать в номенклатуру документы единовременного характера (приказы об увольнении, разовые акты) — их жизнь ограничена, и они не формируют дел.
Применять единые коды и индексы для всех подразделений, чтобы избежать дублирования.
Чётко определять сроки хранения на основании нормативных правовых актов и приказов Росархива.
Организовать контроль исполнения через регистрационно-учетные формы и электронный документооборот.

Номенклатура — это ключевой инструмент систематизации как товаров и услуг, так и документов. В рамках российского законодательства номенклатура дел обеспечивает упорядоченный учёт и хранение архивных документов, соответствие ГОСТ и федеральному закону № 125-ФЗ, а также повышает эффективность работы организаций.