Электронные перевозочные документы в 2026 году: готовимся к обязательному переходу

Что представляют собой современные перевозочные документы

Электронные перевозочные документы представляют собой цифровые аналоги традиционной бумажной документации, используемой при транспортировке грузов. Эти документы создаются в формате XML и имеют полную юридическую силу при условии подписания усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью.

Государственная информационная система электронных перевозочных документов была запущена в России 1 сентября 2022 года Министерством транспорта. ГИС ЭПД предназначена для создания единой информационной среды, аккумулирующей данные по грузовым транспортным перевозкам. Оператором ГИС является Минтранс России, а участники перевозок направляют сведения в систему через аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов.

Система обеспечивает получение ЭПД от операторов ИС ЭПД, их обработку, хранение и представление органам государственной власти через Портал ЭПД ГИС. К потребителям информации относятся ФТС, Минтранс, МВД, Ространснадзор, ФНС, Минздрав и другие ведомства.

Законодательная база и сроки обязательного внедрения

Правовая основа для использования электронных перевозочных документов установлена:

• Постановление Правительства РФ от 21 мая 2022 г. № 931 — правила обмена ЭПД через операторов ИС ЭПД.
• Федеральный закон от 03.04.2023 № 108-ФЗ — вводит обязательность электронных сопроводительных документов для перевозки алкогольной и спиртосодержащей продукции.
• Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ и внесённые им изменения в ФЗ № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» — устанавливают обязательность ЭПД для всех грузоперевозок с 2026 года. ​

Ключевые даты перехода:

• 1 сентября 2025 г. — вступает в силу обязательность электронных сопроводительных документов при перевозке алкогольной и спиртосодержащей продукции; начинается переходный период, когда допускается использование как бумажных, так и электронных документов.
• 1 сентября 2026 г. — электронные перевозочные документы становятся обязательными для всех участников грузоперевозок; бумажные документы разрешены только в исключительных случаях, определённых Минтрансом России.
• 1 марта 2027 г. — окончание переходного периода для алкогольной продукции; после этой даты использование бумажных документов при перевозке алкоголя станет недопустимым.

Виды документов в электронном формате

В настоящее время информационная система электронных перевозочных документов поддерживает шесть основных форматов:

Электронная транспортная накладная (ЭТрН):

Основной документ, подтверждающий соглашение о транспортировке груза между участниками.

Электронный путевой лист (ЭПЛ):

Документ для отслеживания поездок водителя и автомобиля, необходимый для расчета заработной платы и подтверждения расходов.

Электронный заказ-наряд:

Форма договора фрахтования для предоставления транспорта без ведения учета перевозимого груза.

Электронная сопроводительная ведомость:

Применяется при операциях с контейнерами, когда отправителю передают пустой контейнер, а получателю — груженый.

Электронный договор фрахтования:

Документ, согласно которому одна сторона обязуется предоставить транспортные средства для перевозки груза за определенную плату.

Электронный заказ (заявка):

Используется для согласования условий перевозки, при этом заказ применяется без договора на транспортировку, а заявка — при наличии такого договора.

Функциональные возможности государственной системы

Государственная информационная система электронных перевозочных документов обеспечивает комплексное управление документооборотом в сфере грузоперевозок. Функции информационной системы включают автоматизацию процессов обмена документами между участниками и обеспечение хранения данных для контролирующих органов.

ГИС ЭПД аккумулирует не только сами документы и содержащиеся в них сведения, но также информацию о действиях подписантов — что, кем и когда было подписано. Система хранит цифровой след каждой операции, что повышает прозрачность перевозок для всех участников процесса.

С 1 сентября 2024 года в системе реализована возможность резервирования времени пересечения границы на трех пунктах пропуска («Бугристое», «Забайкальск», «Чернышевское»). С 1 сентября 2025 года через ГИС ЭПД стало доступно получение разрешений на каботажные перевозки для транспортных компаний из стран ЕАЭС.

Правила обмена и участники процесса

Обмен электронными перевозочными документами осуществляется исключительно через аккредитованных операторов информационных систем ЭПД, включенных в реестр Минтранса России. Чтобы стать участниками информационного взаимодействия, компания должна заключить соглашение об электронном документообороте перевозочных документов с оператором ИС ЭПД.

Правила обмена электронными перевозочными документами устанавливают обязательность использования усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписи. Все контрагенты должны работать с одним оператором ИС ЭПД для обеспечения совместимости систем.

Оператор информационной системы электронных перевозочных документов выполняет функции посредника между участниками перевозок и ГИС ЭПД. После создания и подписания документа оператор проверяет его корректность и направляет в государственную систему для дальнейшей обработки.