Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошаговая инструкция для бухгалтеров

Создание авансового отчета в 1С 8.3 Бухгалтерия — рутинная операция для каждого бухгалтера. Рассмотрим пошаговую инструкцию: как найти авансовые отчеты в программе, заполнить основные вкладки, оформить проводки и закрыть документ согласно требованиям 2025 года.

Отложенная загрузка рекламы

Где найти авансовый отчет в 1С 8.3

Авансовый отчет в 1С находится в разделе Банк и касса. Перейдите в главное меню программы, найдите вкладку «Банк и касса», затем в подразделе «Касса» выберите «Авансовые отчеты». В открывшемся окне вы увидите список всех оформленных документов. Здесь же находятся ранее созданные авансовые отчеты по каждому подотчетному лицу.

Для быстрого поиска конкретного авансового отчета используйте фильтр по подотчетному лицу — достаточно выбрать фамилию сотрудника из справочника.

Как создать авансовый отчет в 1С: первые шаги

Нажмите кнопку «Создать» в списке авансовых отчетов. Откроется форма документа. В верхней части заполните основные реквизиты:

Номер и дата заполняются автоматически, но могут быть изменены.
Организация— выберите организацию, если в базе ведется учет по нескольким юридическим лицам.
Подотчетное лицо— выберите сотрудника, который отчитывается за расходование средств.
Склад— поле заполняется, если подотчетником приходовались товарно-материальные ценности или материалы.

Отметьте количество подтверждающих документов и укажите назначение аванса.

Вкладка «Авансы»: когда и как ее заполнять

На вкладке «Авансы» указывается документ, по которому денежные средства были выданы подотчетному лицу из кассы или с расчетного счета организации. Эта вкладка заполняется только в том случае, если сотрудник сначала получил деньги, а затем отчитался за них.

Нажмите кнопку «Добавить» и выберите тип документа:

«Выдача наличных»— если деньги выданы из кассы организации. Выберите соответствующий расходный кассовый ордер (РКО).
«Списание с расчетного счета»— если средства перечислены на банковскую карту сотрудника. Выберите платежное поручение, по которому осуществлялся перевод.

Важно:

В РКО и платежном поручении должен быть указан вид операции «Выдача подотчетному лицу» (для наличных) или «Перечисление подотчетному лицу» (для безналичных расчетов), иначе документ не отобразится в списке.

Примечание:

Вкладка остается пустой, если сотрудник расходы покрывал собственными денежными средствами и позднее представляет чеки на возмещение расходов.

Вкладки товаров, услуг и прочих расходов

«Товары»— для отражения приобретенных подотчетником материалов, канцелярии, ТМЦ. Выберите товар из справочника
«Номенклатура», укажите количество, цену и сумму. Если поставщик предъявил счет-фактуру, поставьте галочку
«СФ» для принятия НДС к вычету.
«Услуги»— для отражения оплаченных услуг, внесения предоплаты поставщику. Укажите контрагента, сумму, счет НДС если применимо.
«Оплата»— используется при внесении подотчетником предоплаты поставщику или при погашении задолженности перед контрагентом. На этой вкладке отражаются операции, связанные с выплатами, которые формируют проводку Дт 60 Кт 71 (расчеты с поставщиками).
«Прочее»— для отражения командировочных расходов, суточных в пределах установленных норм, билетов, почтовых расходов и прочих затрат, которые не подходят для других вкладок. На этой вкладке указываются расходы на проживание, проезд, связь, парковку, представительские расходы. Укажите наименование расхода, счет бухгалтерского учета и сумму.

Найдите выгодные условия РКО
для вашего бизнеса
Получить консультацию

Откройте счёт на выгодных условиях: 0 ₽ за обслуживание, льготные комиссии, быстрое подключение.

Оставьте заявку — эксперт поможет выбрать банк с лучшими условиями для вашей деятельности.

Проведение авансового отчета и формирование проводок

После заполнения всех необходимых вкладок нажмите кнопку «Провести». Система автоматически сформирует бухгалтерские проводки по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Основные проводки:

Дт 71 Кт 50 (51) — выдача (или списание) денег подотчетному лицу.

Дт 10 (20, 26, 44) Кт 71 — отражение израсходованных средств в зависимости от характера затрат (материалы, зарплата, общехозяйственные, коммерческие расходы).

Дт 19 Кт 71 — учет входного НДС по документам поставщиков.

Дт 60 Кт 71 — внесена предоплата через подотчетное лицо перед поставщиком.

Дт 50 (51) Кт 71 — возврат неизрасходованного остатка в кассу или на расчетный счет.

Для проверки проводок нажмите кнопку «Дт/Кт».

Как закрыть авансовый отчет: возврат остатка

После утверждения авансового отчета руководителем, если образовался остаток неизрасходованных средств, подотчетник должен его вернуть. На основании авансового отчета создается приходный кассовый ордер (ПКО) для отражения возврата в кассу.

Если остаток возвращается на расчетный счет, формируется платежный документ «Внесение на расчетный счет».

Пример заполнения авансового отчета в 1С

Бухгалтер Сафина М.В. получила из кассы 10 000 рублей для покупки канцелярских товаров. Она приобрела товары на сумму 7 500 рублей (включая НДС 1 250 рублей) и вернула остаток 2 500 рублей.

В 1С создается авансовый отчет:

Вкладка «Авансы» содержит РКО на 10 000 рублей (вид операции — «Выдача подотчетному лицу»)
Вкладка «Товары» — закупленные товары на сумму 7 500 рублей без НДС (1 250 рублей указывается отдельно в строке НДС)
В подвале документа автоматически рассчитывается остаток 2 500 рублей

После проведения создаются проводки:

Дт 71 Кт 50 — 10 000 рублей (выдача из кассы)
Дт 10 Кт 71 — 7 500 рублей (товары)
Дт 19 Кт 71 — 1 250 рублей (входной НДС)
Дт 50 Кт 71 — 2 500 рублей (возврат остатка в кассу на основании ПКО)

Нововведения в соответствии с требованиями 2025 года

С 2025 года в соответствии с обновлением Указания Банка России разрешено составлять один авансовый отчет сразу по нескольким случаям выдачи денег одному или нескольким сотрудникам. Это упрощает оформление документации. Однако сама программа 1С уже имела такую возможность — теперь она полностью соответствует требованиям законодательства.

При работе с авансовыми отчетами в 1С рекомендуется использовать функцию «1С:Сканер чеков» для автоматизации загрузки подтверждающих документов.

Правильное оформление авансового отчета в 1С обеспечивает прозрачность учета подотчетных операций и исключает налоговые риски организации.