Акт выполненных работ в 2026 году: правила оформления и практические рекомендации

Акт о выполненных работах — первичный документ, который фиксирует факт выполнения подрядчиком договорных обязательств и приёмку результата заказчиком. Этот документ служит основанием для оплаты услуг, учёта расходов в бухгалтерии и защиты интересов сторон при возможных спорах.

Правовая основа и назначение документа

Что такое акт выполненных работ

Акты выполненных работ регулируются положениями Гражданского кодекса РФ (статьи 702–753) и требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учёте» (статья 9). Документ подтверждает завершение работ согласно договору и отсутствие претензий у заказчика к качеству, объёму и срокам выполнения.

Функции акта в бизнес-процессах

Акт о выполненной работе выполняет несколько ключевых функций:

• юридически подтверждает завершение договорных обязательств;
• служит основанием для начисления и выплаты вознаграждения;
• документально обосновывает расходы для налогового учёта;
• выступает доказательством при взаимодействии с контролирующими органами;
• защищает интересы сторон при возникновении споров.

Обязательные реквизиты и содержание

Требования законодательства

Согласно пункту 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ, акты о выполненных работах должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа и дата составления;
• наименование организации или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя;
• содержание факта хозяйственной жизни — вид и количество выполненных работ;
• единицы измерения в количественном и денежном выражении;
• должности и подписи ответственных лиц с расшифровкой.

Рекомендуемая структура документа

Акты выполненных работ образцы которых используют большинство компаний, обычно включают:

• реквизиты сторон (наименования, ИНН/КПП, адреса);
• ссылку на договор, по которому выполнялись работы;
• подробное описание выполненных работ с указанием объёма и стоимости;
• общую сумму к оплате (цифрами и прописью);
• подтверждение отсутствия взаимных претензий;
• подписи уполномоченных представителей сторон.

Электронный документооборот

Преимущества цифрового формата

С 1 января 2026 года произошли изменения в правилах электронного документооборота. ФНС России отменила приказы об электронных форматах акта выполненных работ, действовавшие с 2022 года. Однако организации сохраняют возможность работать с электронными актами несколькими способами.

Электронные акты в произвольных форматах (PDF, Word, неформализованные системы) обладают следующими преимуществами:

• мгновенная передача контрагентам;

• удобство обмена через электронную почту и системы ЭДО;

• защищённое хранение в электронных архивах;

• снижение затрат на печать и курьерскую доставку.

Рекомендуемый вариант — универсальный передаточный документ (УПД) в формате 5.03, который обеспечивает автоматическую интеграцию с учётными системами и имеет всё возрастающее признание налоговыми органами.

Требования к электронным актам

В 2026 году электронный акт имеет юридическую силу при соблюдении следующих условий:

При использовании произвольных форматов (PDF, Word, неформализованные):

• согласованность формата между сторонами;

• включение всех обязательных реквизитов первичного документа;

• подписание квалифицированной электронной подписью (КЭП) обеими сторонами или скан подписанного оригинала.

При использовании УПД 5.03 (рекомендуемый вариант):

• подписание квалифицированной электронной подписью (КЭП) обеими сторонами;

• использование формата УПД 5.03, утвержденного ФНС России приказом от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@;

• соответствие всем обязательным реквизитам универсального передаточного документа.

Практическая рекомендация: Организациям с простым документооборотом достаточно использовать произвольные форматы (PDF). Переход на УПД рекомендуется для крупных компаний и при постоянном взаимодействии с ФНС.

Документооборот на бумаге в 2026 году: остаётся полностью допустимым

Важно отметить, что отмена электронных форматов ФНС не означает обязательность перехода на новые системы. Организация полностью вправе продолжить использование:

• бумажных актов выполненных работ с подписями руководителей и печатью компании;

• сканов подписанных документов, отправляемых по электронной почте;

• простого архивирования на физических носителях.

Такой подход остаётся законным и не требует согласования с налоговыми органами. Бумажные акты имеют статус первичного документа в полном объёме и могут использоваться при взаимодействии с любыми контрагентами.