Изменения в ЭДО с 2026 года: что меняется для бизнеса
С 2026 года электронный документооборот в России претерпит кардинальные изменения. Отмена привычных форматов, обязательный переход на УПД 5.03 и новые правила для грузоперевозок — разбираем, как подготовить бизнес к цифровой трансформации.
Отмена ТОРГ-12 и актов: что использовать вместо
С 1 января 2026 года электронные форматы товарной накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ утрачивают юридическую силу. Приказы ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551 и № ММВ-7-10/552, которые их утверждали, прекращают действие. Это не означает полный запрет на эти документы — бумажные версии остаются законными, но через операторов ЭДО их обменивать нельзя.
Вместо отмененных форматов ФНС рекомендует использовать универсальный передаточный документ (УПД) версии 5.03. УПД объединяет функции первичного документа и счета-фактуры, что сокращает количество форм и упрощает обмен. Важно: с 1 апреля 2026 года обмен с налоговой через операторов ЭДО возможен только в формате УПД 5.03.
Для бизнеса это означает необходимость перенастроить учетные системы и обучить сотрудников работе с новым форматом. Если вы используете 1С версии 1С-ЭДО 1.9.15.90 и выше, переход произойдет автоматически. В остальных случаях потребуется ручная настройка.
Обязательный ЭДО в грузоперевозках: сроки и требования
С 1 сентября 2026 года электронный формат становится обязательным для ключевых документов в грузоперевозках. Согласно Федеральному закону №140-ФЗ, это касается транспортных накладных (включая ЭТрН), заказов и заявок на автоперевозки, грузовых накладных авиационного транспорта, транспортных железнодорожных накладных, а также экспедиторских документов.
Минтранс России определит перечень исключений, когда допускается использование бумажных документов. Однако такие исключения будут редкими и потребуют отдельного обоснования.
С 1 марта 2026 года регистрация в реестре экспедиторов становится обязательной. Действующие экспедиторы должны подать уведомление о своей деятельности в период с 1 марта по 30 апреля 2026 года (60 дней). Новые экспедиторы обязаны регистрироваться до начала деятельности.
Для водителей предусмотрена возможность подписания документов через мобильное приложение с простой электронной подписью (ПЭП). Это упрощает процесс, но требует предварительной настройки и обучения персонала.
Новые реквизиты документов: строка 5б и ОГРНИП
С 1 января 2026 года счета-фактуры дополнены новой строкой 5б. В ней указываются порядковый номер и дата авансового счета-фактуры, на который засчитывается полученная ранее оплата при реализации товаров в счет предоплаты. Это изменение правил заполнения счетов-фактур при работе с авансами, не связанное напрямую с повышением ставки НДС.
Для индивидуальных предпринимателей изменения касаются реквизитов: свидетельство о государственной регистрации ИП больше не указывается. Достаточно основного государственного регистрационного номера ИП (ОГРНИП) и даты его присвоения. Рекомендуется заполнять эти сведения в элементах «ОГРНИП» и «ДатаОГРНИП».
Изменения в сроках ответа на требования налоговой
С 5 февраля 2025 года изменился порядок исчисления срока ответа на требования налоговой, отправленные через телекоммуникационные каналы связи. Теперь требование считается полученным на шестой рабочий день с даты направления. Это не означает, что у вас появляется фиксированный запас в 11 дней — такая трактовка упрощает реальность.
Как работает новый порядок:
Шестой рабочий день — это не период «до подтверждения», а день, когда требование автоматически признается полученным без ваших действий. Отсчет начинается на следующий рабочий день после даты направления, указанной в подтверждении оператора ЭДО.
Срок на ответ зависит от типа требования:
- 5 рабочих дней — только для пояснений по НДС (п. 3 ст. 88 НК РФ)
- 10 рабочих дней — на представление документов при камеральной проверке (п. 3 ст. 93 НК РФ)
- 5 или 10 рабочих дней — при встречной проверке в зависимости от основания (п. 5 ст. 93.1 НК РФ)
Течение срока начинается на следующий рабочий день после даты, когда требование считается полученным (п. 2 ст. 6.1 НК РФ). Выходные и праздники исключаются из расчета.
Пример расчета срока ответа (из письма ФНС от 07.03.2025 №ЕА-4-15/2526@):
- 10.02.2025 — день направления требования (дата в подтверждении оператора)
- 11.02.2025 — начало отсчета шестидневного срока на получение
- 18.02.2025 — шестой рабочий день, дата получения документа по ТКС
- 19.02.2025 — начало отсчета срока для исполнения требования
- 04.03.2025 — последний день для ответа (если срок 10 рабочих дней)
Что это значит для бухгалтерии:
- Контролируйте дату направления требования в подтверждении оператора ЭДО
- Рассчитывайте сроки индивидуально для каждого требования
Готовьте документы заранее, чтобы избежать просрочки и штрафов
Автоматизация под ключ
— экономьте время и ресурсы
Подберем CRM, ERP или систему электронного документооборота под ваши задачи.
Оставьте заявку — расскажем о решениях, которые окупятся в первые месяцы использования.
Практические рекомендации по подготовке
- Проверьте совместимость систем
Убедитесь, что ваш оператор ЭДО и учетная система поддерживают УПД 5.03. Для продуктов 1С поддержка реализована в следующих версиях: «1С:Бухгалтерия» — 3.0.172 и выше, «1С:Розница» — 2.3.22 и выше; 3.0.11 и выше, «1С:Управление нашей фирмой» — 3.0.11 и выше. Для модуля ЭДО также требуются актуальные версии и патчи. Если в программе включена опция автоматического обновления патчей, переход на УПД 5.03 произойдет автоматически. - Обновите электронные подписи
Эксперты Минцифры рекомендуют обновлять сертификаты квалифицированной электронной подписи за 1-2 месяца до истечения срока действия. Разделите ключи для руководителя и бухгалтерии, чтобы избежать путаницы. - Подготовьтесь к ГосЛог
Если вы являетесь экспедитором, зарегистрируйтесь в системе «ГосЛог» в период с 1 марта по 30 апреля 2026 года. Действующие экспедиторы обязаны подать уведомление о своей деятельности в течение 60 дней с 1 марта по 30 апреля 2026 года. Новые экспедиторы должны зарегистрироваться до начала деятельности. Оформите электронные подписи для водителей через мобильное приложение. - Настройте резервное копирование
Создайте две резервные копии архива ЭДО: на локальном сервере и в облаке. Хотя закон требует хранить документы минимум три года, для документов со сроком хранения свыше 10 лет требуется передача в архив на долговременное хранение. - Обучите персонал
Проведите инструктаж сотрудников по работе с УПД 5.03 и новым реквизитам счетов-фактур. Разработайте пошаговые инструкции и локальные нормативные акты.
Изменения в ЭДО с 2026 года — это не техническая модернизация, а фундаментальная трансформация документооборота. Отмена ТОРГ-12 и актов, обязательный переход на УПД 5.03, внедрение ЭДО в грузоперевозках и новые требования к счетам-фактурам требуют проактивной подготовки.