Электронные транспортные накладные: когда станут обязательными и как подготовиться
С 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные станут обязательными для большинства участников грузоперевозок в России. Это касается автомобильного, железнодорожного и авиатранспорта. Рассказываем, кого это коснется, какие исключения предусмотрены и как успеть подготовиться к обязательному переходу.
Когда именно вступает в силу требование об ЭТрН
Федеральный закон № 140-ФЗ от 7 июня 2025 года определил точную дату, когда станут обязательными электронные транспортные накладные. Этот закон предусмотрел постепенный переход: вначале электронные документы были добровольными, но с наступлением сентября 2026 года они становятся способом оформления, который не подлежит альтернативе.
Нормативно-правовой акт установил, что формат электронной транспортной накладной утвержден приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. Этот документ определяет все технические требования к структуре и содержанию данных в ЭТрН.
Кто обязан переходить на электронные транспортные накладные
Обязательное применение электронной транспортной накладной распространяется на всех участников грузоперевозок: грузоотправителей, перевозчиков (включая экспедиторов) и грузополучателей. Это касается компаний всех размеров и форм организации — от крупных логистических операторов до малого бизнеса.
Обязательный переход на электронные транспортные накладные затронет перевозки, осуществляемые автомобильным, железнодорожным и авиатранспортом. Независимо от вида деятельности, если компания задействована в грузовых перевозках, она должна адаптироваться к новому формату.
Исключения: когда не требуется оформление ЭТрН
Введение электронных транспортных накладных предусматривает, что исключения из обязательного требования возможны для отдельных категорий грузов. Однако их конкретный перечень будет определен Минтрансом России позже, предположительно до 1 сентября 2026 года. По данным регуляторов, таких исключений будет минимальное количество, и они не повлияют на основной объем коммерческих грузоперевозок.
- перевозки в чрезвычайных ситуациях;
- определённые виды опасных грузов, требующих специальных разрешений;
- международные перевозки до интеграции с системами БРИКС.
Известно так же, что исключение предусмотрено для собственных грузов компании, которые она транспортирует собственным транспортом для собственных нужд без привлечения третьих сторон (внутрифирменные перевозки). Однако полный перечень остальных исключений остается в разработке.
Сроки перехода и подготовка
Переход на электронные транспортные накладные сроки устанавливает с учетом достаточного времени на адаптацию. От принятия закона (июнь 2025) до обязательного вступления в силу (сентябрь 2026) предполагается период подготовки. Этого времени должно хватить для технической готовности и организации работы.
Как перейти на электронные транспортные накладные? Сначала компания должна выбрать оператора информационной системы ЭПД, заключить с ним соглашение, получить необходимые электронные подписи и настроить интеграцию с 1С или другой бухгалтерской системой. На это обычно требуется от одного до трех месяцев.
Формат электронной транспортной накладной определяет структуру документа
Формат ЭТрН: как устроена новая система
Система формата ЭТрН состоит из четырех обязательных последовательных файлов обмена (титулов):
- первый заполняет грузоотправитель,
- второй — перевозчик при приеме груза,
- третий — грузополучатель при приемке,
- четвертый — перевозчик при выдаче груза.
- Титулы 5 и 6 — фиксация стоимости перевозки (их заполняют грузоотправитель и перевозчик соответственно).
- Титул 7 — переадресация (изменение получателя или адреса доставки).
- Титул 8 — замена водителя или транспортного средства.
- Титул 9 — указание о переадресовке (может заполнять отправитель или получатель груза).
Форма электронной транспортной накладной создается в электронном виде и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Все данные передаются через государственную информационную систему ЭПД (ГИС ЭПД), которая обеспечивает прозрачность и безопасность документооборота.
Автоматизация под ключ
— экономьте время и ресурсы
Подберем CRM, ERP или систему электронного документооборота под ваши задачи.
Оставьте заявку — расскажем о решениях, которые окупятся в первые месяцы использования.
Как заполнить электронную транспортную накладную
Электронная транспортная накладная 2026 года как ее заполнить — вопрос, который обязательно возникает у компаний. Процесс начинается с того, что грузоотправитель инициирует создание накладной в программном комплексе (например, в 1С-ЭПД). Необходимо указать данные об участниках перевозки, описание груза, маршрут, условия доставки и другие реквизиты.
После заполнения первого титула документ передается перевозчику, который подтверждает прием груза и добавляет свои данные. Затем при приемке груза грузополучатель заполняет свой титул. На завершающем этапе перевозчик вносит информацию о выдаче груза и подписывает четвертый титул. На этом формирование ЭТрН завершается.
Практические рекомендации по подготовке
Компаниям рекомендуется не откладывать подготовку до последнего момента.
- Во-первых, выберите оператора ЭПД и изучите его условия работы.
- Во-вторых, проверьте совместимость вашего программного обеспечения (1С, СДЭК, Логистика и др.) с сервисом 1С-ЭПД.
- В-третьих, получите электронные подписи для руководителей и ответственных сотрудников.
Начните пилотное тестирование документооборота с одним-двумя надежными партнерами уже в начале 2026 года. Это поможет выявить проблемы до наступления обязательной даты.
Обучите персонал работе с новой системой и убедитесь, что все шаги процесса четко распределены между сотрудниками.
ЭТрН: последние новости и уточнения
Последние новости об электронных транспортных накладных подтверждают, что закон вступит в силу в указанные сроки без переносов. Минтранс России активно разрабатывает техническую базу ГИС ЭПД, тестирует взаимодействие системы с операторами и готовит методическое обеспечение.
Важный момент: ЭТрН закон также предусматривает ответственность за несоблюдение обязательных требований. За деятельность без соблюдения правил грозят штрафы:
- для водителей — 1 500 рублей (возможно лишение прав);
- для должностных лиц — до 20 000 рублей;
- для юридических лиц — до 250 000 рублей.
При повторных нарушениях возможна приостановка деятельности на срок до 90 дней.
Правильная подготовка к переходу на ЭТрН 2026 исключит штрафы, обеспечит бесперебойный документооборот и позволит воспользоваться преимуществами цифровизации грузоперевозок. Начните подготовку сегодня.