В отношении кого электронный документооборот не может осуществляться

Электронный документооборот не может осуществляться в отношении определенных категорий работников и документов, что установлено российским трудовым законодательством. Понимание этих ограничений критически важно для корректного ведения кадрового учета и избежания нарушений трудового права.

Отложенная загрузка рекламы

С 22 ноября 2021 года российское трудовое законодательство претерпело значительные изменения с принятием Федерального закона №377-ФЗ. Статьи 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ регламентируют кадровый электронный документооборот ТК РФ, определяя не только возможности его применения, но и четкие ограничения.

Категории лиц, в отношении которых действуют ограничения

Работники, не давшие согласие на переход

Электронный документооборот не применяется в отношении сотрудников, которые отказались от перехода на цифровой формат взаимодействия. Согласно статье 22.2 ТК РФ, письменное согласие работника является обязательным условием для внедрения КЭДО.

Важно понимать: работник имеет полное право отказаться от электронного документооборота, и это не может служить основанием для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если сотрудник не предоставил согласие, работодатель обязан вести с ним документооборот исключительно в бумажном формате.

Исключения для новых сотрудников

Специальное регулирование действует для лиц, трудоустраивающихся впервые после 31 декабря 2021 года. 22.1 ТК РФ электронный документооборот для данной категории работников предусматривает автоматический переход на цифровой формат без необходимости получения согласия.

Документы, исключенные из электронного оборота

Статья 22.1 ТК РФ устанавливает четкий перечень документов, в отношении которых электронный документооборот не может осуществляться в отношении:

Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности
Бумажные трудовые книжки продолжают вестись параллельно с электронными сведениями. Полный переход на электронный формат для этих документов пока не предусмотрен.
Акты о несчастных случаях на производстве
Эти документы требуют особого внимания при расследовании инцидентов и должны оформляться исключительно на бумажном носителе.
Приказы (распоряжения) об увольнении работника
Документы об увольнении изъяты из электронного оборота для защиты трудовых прав работников. Исключение составляют только дистанционные сотрудники, для которых допускается электронное оформление с обязательным дублированием на бумаге.
Документы по инструктажам охраны труда
Все документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, включая лично подписываемые им журналы, должны оформляться только в бумажном виде.

Практические рекомендации для работодателей

Алгоритм внедрения КЭДО с учетом ограничений

Шаг 1: Аудит персонала
Определите категории сотрудников: имеющих трудовой стаж на 31.12.2021 (требуется согласие) и трудоустраивающихся впервые после этой даты (согласие не нужно).

Шаг 2: Получение согласий
Разработайте процедуру получения письменного согласия от работников с трудовым стажем. Помните: отказ работника от КЭДО после подписания согласия невозможен.

Шаг 3: Организация смешанного документооборота
Подготовьте систему параллельного ведения документов: электронного для согласившихся сотрудников и бумажного для отказавшихся, а также для исключенных документов.

Работа с отказавшимися сотрудниками

Если работник отказывается от КЭДО:

Оформите письменный отказ сотрудника
Обеспечьте предоставление бумажных копий всех кадровых документов
Сохраните возможность получения работником заверенных копий электронных документов других сотрудников по требованию

Автоматизация под ключ
— экономьте время и ресурсы

Подберем CRM, ERP или систему электронного документооборота под ваши задачи.

Оставьте заявку — расскажем о решениях, которые окупятся в первые месяцы использования.

Пример документа об отказе от КЭДО

ЗАЯВЛЕНИЕ-ОТКАЗ

от участия в кадровом электронном документообороте

Генеральному директору

ООО «[Наименование организации]»

[Ф.И.О. руководителя]

от [Ф.И.О. работника]

[должность]

Настоящим уведомляю, что не даю согласия на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота в соответствии со статьей 22.2 Трудового кодекса Российской Федерации.

Прошу обеспечить ведение кадрового документооборота в отношении меня исключительно на бумажных носителях.

Дата: ___________ Подпись: ___________

Электронный документооборот не применяется в отношении строго определенных категорий работников и документов. Соблюдение этих ограничений не является препятствием для цифровизации кадровых процессов, а представляет собой обязательное требование трудового законодательства, направленное на защиту прав работников.

Успешное внедрение КЭДО требует грамотного планирования, учета всех законодательных ограничений и создания эффективной системы смешанного документооборота. Только такой подход позволит организации получить все преимущества цифровизации кадровых процессов, не нарушив при этом требования российского трудового права.