В каких случаях и для каких компаний электронный документооборот обязателен
В этой статье разберём: для кого обязателен электронный документооборот по российскому законодательству, когда стоит переходить на электронный документооборот и как узнать, обязателен ли он именно для вашей компании.
В условиях цифровизации бизнеса многие компании задаются вопросом: «нужен ли электронный документооборот и обязателен ли он для моей организации?» В 2025 году электронный документооборот обязателен для целого ряда отраслей и типов организаций.
Законодательная база электронного документооборота
Федеральный закон № 129-ФЗ
Согласно Федеральному закону № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», а также разъяснениям Министерства финансов, электронный документооборот обязанность которого закреплена в ряде актов, регулирует не только регистрацию, но и обмен электронными счетами-фактурами, актами и прочими первичными документами.
ФЗ-402 «О бухгалтерском учёте»
С 2016 года для организаций, применяющих электронную форму учёта, обязательный документооборот в электронном виде предусматривает хранение и обмен первичной бухгалтерской документацией в формате, позволяющем обеспечить её подлинность и юридическую значимость.
Для каких организаций обязателен электронный документооборот
Государственные заказчики и поставщики
С 2020 г. обязательным является электронный документооборот при проведении закупок по Федеральному закону № 44-ФЗ. Все государственные учреждения и подрядчики обязаны вести переписку в единой информационной системе в сфере закупок.
Банк и финансовые организации
Крупные банки и страховые компании по нормам Центрального банка РФ обязаны обмениваться отчётностью и уведомлениями в электронном виде с регулятором.
Компании с выручкой свыше 800 млн руб.
С 2023 г. налоговый орган через Платформу электронного документооборота (ПЭД) требует от крупных налогоплательщиков обмена счетами-фактурами исключительно в электронном виде.
Как узнать, обязателен ли электронный документооборот для вашей организации
- Проверьте отраслевое регулирование. Если ваша компания участвует в госзакупках или является подрядчиком по 44-ФЗ, электронный документооборот обязателен.
- Оцените объём выручки за год. При превышении порога 800 млн руб. нужен электронный документооборот между контрагентами и ФНС.
- Изучите профильный нормативный акт (44-ФЗ, 223-ФЗ, ФЗ-402). Там указаны требования к обязательному документообороту в электронном виде.
- Консультация с юристом или ИТ-специалистом поможет точно понять, обязателен ли для организации электронный документооборот.
Электронный документооборот является обязательным для многих организаций: участников госзакупок, крупных налогоплательщиков, финансовых учреждений и коммерческих компаний с высокой выручкой. Регулирование постоянно обновляется, поэтому важно своевременно проверять изменения в законах и вовремя переходить на электронный обмен документами, чтобы избежать штрафов и повысить эффективность работы бизнеса.
Автоматизация под ключ
— экономьте время и ресурсы
Подберем CRM, ERP или систему электронного документооборота под ваши задачи.
Оставьте заявку — расскажем о решениях, которые окупятся в первые месяцы использования.