Электронный документооборот: подготовка к изменениям 2026 года

Российский нормативный ландшафт 2026 года предусматривает две параллельные цифровые трансформации: унификация электронного документопотока на основе универсального формата 5.03 (с января) синхронизируется с созданием полностью отслеживаемой сети электронных транспортных операций через ГИС ЭПД (с сентября).

Отложенная загрузка рекламы

Почему 2026 год — переломный для документооборота

2026 год станет годом кардинальной трансформации электронного документооборота в России. С этого года начинают действовать сразу несколько новых требований, которые касаются всех компаний использующих ЭДО и индивидуальных предпринимателей.

Компании обязаны обеспечивать сохранность, доступность и воспроизводимость всех электронных документов согласно Федеральному закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Одновременно, согласно Приказу ФНС от 20 января 2025 г. № ЕД-7-26/28@, с 1 января 2026 года компании использующие ЭДО переходят на новые форматы документов — УПД 5.03 вместо ТОРГ-12 и актов выполненных работ.

Главное изменение: переход на УПД формата 5.03

Что исчезло из ЭДО с 1 января 2026 года

Согласно Приказу ФНС от 20 января 2025 г. № ЕД-7-26/28@, с 1 января 2026 года ФНС отменило электронные форматы ТОРГ-12 и Акта выполненных работ (оказанных услуг).

Компании больше не смогут обмениваться этими документами через операторов ЭДО:

Электронная товарная накладная (ТОРГ-12) в формате ЭДО перестанет действовать.
Электронный акт выполненных работ в формате ЭДО перестанет действовать.
Бумажные версии ТОРГ-12 и актов сохранят юридическую силу, но только для компаний, которые не используют ЭДО.
Для участников ЭДО это изменение станет обязательным.

УПД 5.03 — универсальный стандарт для всех операций

С 1 января 2026 года единственным официально признанным электронным документом стало УПД (Универсальный передаточный документ) в новой версии 5.03, который объединяет функции счета-фактуры и первичного документа.

Что это даёт компании:

Один документ вместо двух (счета-фактуры и накладной).
Поля для маркированных товаров и их идентификаторов (GTIN, штрихкоды).
Единая система для работы как с розничными, так и с оптовыми операциями.

Изменение ЭТрН

Электронные транспортные накладные станут обязательными

Согласно Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ, с 1 сентября 2026 года все участники грузоперевозок должны будут использовать электронные транспортные накладные (ЭТрН) вместо бумажных.

Это касается:

Отправителей груза;
Перевозчиков;
Экспедиторов;
Получателей груза.

ЭТрН — это электронный аналог традиционной транспортной накладной, который содержит информацию об условиях перевозки, характеристиках груза, сторонах и маршруте. Документооборот будет вестись через государственную информационную систему (ГИС ЭПД), что обеспечит прозрачность и контролируемость всей перевозки.

Требования к хранению и архивированию документов в 2026 году

Резервирование электронных документов

Согласно Приказу Росархива № 77, системы хранения электронных документов (СХЭД) должны предусматривать резервное копирование и восстановление электронных архивных документов. Это обеспечивает защиту от потери данных и гарантирует сохранность документов. Рекомендуется использовать двойное резервирование (облако + локальный сервер или два облачных провайдера) как оптимальное решение для надежной защиты информации.

Формат PDF/A: рекомендация для долгосрочного хранения

При долгосрочном хранении электронных документов согласно Приказу Росархива № 77, при передаче документов на архивное хранение в систему СХЭД (система хранения электронных документов) рекомендуется использовать формат PDF/A (стандарт ISO 19005). Требование к формату PDF/A не распространяется на документы, хранящиеся локально или в облаке, если они не передаются в архив.

Системы хранения электронных архивных документов (СХЭД)

Согласно Приказу Росархива № 77, система хранения электронных документов (СХЭД) применяется для хранения электронных архивных документов. СХЭД обеспечивает хранение архивных документов вместе с их метаданными, резервное копирование и восстановление, проверку наличия и состояния, а также конвертацию и миграцию электронных архивных документов.

Для сохранения юридической значимости электронных подписей при долгосрочном хранении архивных документов применяется процедура перештамповки — нанесение дополнительного штампа времени до истечения срока действия сертификата электронной подписи. Это пролонгирует действие подписи на документе и создает непрерывную цепочку подтверждения подлинности. Процедура перештамповки проводится согласно техническим возможностям СХЭД, но четких рекомендаций по периодичности в приказе Росархива № 77 не установлено.

Сроки хранения документов

Законодательство устанавливает сроки хранения для документов независимо от их формата — бумажного или электронного. Сроки определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. Срок хранения считается с 1 января года, следующего за годом завершения документа делопроизводством. Например, договор, подписанный квалифицированной электронной подписью 20 сентября 2023 года, будет храниться 5 лет с 1 января 2024 года.

Примеры сроков хранения:

Договор, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП) — 5 лет
Электронная трудовая книжка — 50 лет
Электронный годовой отчёт — постоянно

Практические рекомендации

Обновите ПО: убедитесь, что программы (1С, SAP) поддерживают УПД 5.03 согласно Приказу ФНС и ЭТрН согласно ФЗ № 140-ФЗ.
Организуйте резервирование электронных документов: рекомендуется использовать двойное резервирование (облако + локальный сервер) согласно Приказу Росархива № 77. Это минимизирует риск потери данных.
Подготовьте передачу документов архивного хранения: если в вашей компании есть документы постоянного (свыше 10 лет) хранения, спланируйте их передачу в СХЭД не ранее чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве. При передаче рассмотрите использование формата PDF/A.
Обновите договоры с операторами ЭДО: проверьте поддержку новых форматов УПД 5.03 и ЭТрН.
Обучите команду: все должны понимать новые форматы (УПД, ЭТрН) и требования к хранению и резервированию документов.

Автоматизация под ключ
— экономьте время и ресурсы

Подберем CRM, ERP или систему электронного документооборота под ваши задачи.

Оставьте заявку — расскажем о решениях, которые окупятся в первые месяцы использования.