Электронные подписи для бизнеса: актуальное руководство на 2026 год

Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» устанавливает три вида электронных подписей. Каждая обладает разным уровнем защиты и разной юридической силой. Компания, которая хочет работать в цифровом мире безопасно и в соответствии с законом, должна понимать, где и когда использовать каждый вид.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Простая электронная подпись (ПЭП) — это подпись, которая подтверждает факт формирования электронной подписи определённым человеком посредством использования кодов, паролей или иных средств.

Как создаётся ПЭП

Процесс создания ПЭП полностью определяется информационной системой, где она используется. Нет единого стандарта или набора технических средств. Примеры ПЭП:

• SMS-код: система генерирует код и отправляет на телефон пользователя. Пользователь вводит код в систему.
• Логин и пароль: пользователь вводит свои учётные данные на сайте или в приложении.
• ПИН-код: четырёхзначный (или более) код для разблокировки устройства или подтверждения операции.
• Биометрические данные: отпечаток пальца, распознавание лица, голос (в зависимости от реализации может считаться и усиленной подписью).
• Push-уведомление: подтверждение операции в мобильном приложении банка.

Юридическая сила ПЭП

ПЭП используется по соглашению сторон или по согласованию с информационной системой. Документы, подписанные ПЭП, не обладают автоматической юридической силой. Для признания их юридически значимыми необходимо заключить дополнительное соглашение, в котором стороны зафиксируют:

• признание юридической силы ПЭП;
• требования к формату подписи;
• правила проверки подписи;
• обязанность владельца ПЭП сохранять в тайне ключ.

Где используется ПЭП:

• вход в личные кабинеты на сайтах и приложениях;
• подтверждение операций через SMS;
• регистрация в интернет-магазинах и программах лояльности;
• подписание внутренних приказов и служебных записок в корпоративном ЭДО (по соглашению);
• подтверждение при получении посылок;
• авторизация в мобильных приложениях.

Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП/НЭП)

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП, также обозначается как НЭП) — занимает промежуточную позицию между простой подписью и квалифицированной.

Характеристики УНЭП

УНЭП использует криптографическую защиту, что позволяет обнаруживать любые изменения в документе. Однако, в отличие от КЭП, юридическая сила УНЭП зависит от согласия сторон:

• создаётся с помощью криптографических алгоритмов;
• может содержать сертификат, но это не обязательно;
• защищает документ от изменений;
• требует согласия сторон для признания юридической силы.

Применение УНЭП

С помощью неквалифицированной подписи работают:

• Внутри компании: подписание кадровых документов, служебных записок, приказов в системах управления документами по внутреннему соглашению.
• Взаимодействие с контрагентами: договоры и деловые письма, если стороны согласовали использование УНЭП.
• Корпоративный ЭДО: обмен документами между подразделениями, поставщиками и заказчиками по согласованию.

Ключевое ограничение УНЭП

УНЭП нельзя использовать при подаче документов в государственные органы. ФНС, ПФР, СФР, Росреестр, ЕИС требуют именно КЭП. Законом также запрещено использовать УНЭП для документов, где требуется собственноручное подписание.

Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП/КЭП)

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП, или КЭП в официальных документах) — это синонимы. Это подпись с максимальным уровнем защиты и безусловной юридической силой.

Характеристики УКЭП/КЭП

• Криптографическая защита: использует сложные алгоритмы шифрования.
• Сертификат обязателен: выдаётся только аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ).
• Приравнивается к собственноручной подписи: имеет безусловную юридическую силу, не требует дополнительных условий.

Где обязательна УКЭП/КЭП

КЭП требуется для:

• сдачи налоговой и бухгалтерской отчётности (ФНС, СФР);
• работы с Пенсионным фондом РФ и Социальным фондом РФ;
• регистрации и изменения данных ИП/ООО;
• подачи заявлений в Росреестр (сделки с недвижимостью);
• участия в государственных тендерах (ЕИС, 44-ФЗ, 223-ФЗ);
• электронного взаимодействия с судами;
• работы с Федресурсом, Честным знаком и иными системами контролирующих органов;
• заключения важных коммерческих сделок (в том числе по документообороту с корпоративными контрагентами).

Машиночитаемые доверенности (МЧД)

Что изменилось с 1 сентября 2024 года

С 1 сентября 2024 года в соответствии с изменениями в ФЗ № 63-ФЗ стало обязательным использование машиночитаемых доверенностей при подписании электронных документов от имени организации или ИП.

Уходит в прошлое схема работы, когда сотрудник подписывал документы сертификатом компании (КЭП организации). Теперь каждый представитель должен иметь:

• личную КЭП физлица (не содержит информации об организации, может использоваться в нескольких компаниях);
• машиночитаемую доверенность (МЧД) — XML-документ, подписанный КЭП руководителя, в котором перечислены полномочия сотрудника.

Исключение из правила

МЧД не требуется в одном случае: если все документы подписывает сам руководитель своей УКЭП от имени организации, то МЧД ему не нужна.